In azienda anche i processi che possono sembrare secondari come le Richieste di Acquisto (RdA) svolgono un ruolo strategico nell’intero processo di approvvigionamento. Trattasi, di fatto, di documenti (cartacei per i sistemi più obsoleti e informatici per quelli più recenti) che rappresentano la richiesta formale di acquistare beni o servizi necessari per il funzionamento dell'azienda, ma che svolgono in realtà un ruolo cruciale nell'ottimizzazione delle operazioni e nell'ottenimento di vantaggi competitivi. In questo articolo esploreremo brevemente il loro ruolo strategico in azienda e come possono contribuire al successo organizzativo.
Dando per scontato che si tratti di processi che avvengono esclusivamente in modo digitale, grazie all’impiego di soluzioni bpm e più precisamente di Digital Workflow, possiamo analizzare i vantaggi che questo apporta al reparto e, quindi, più in generale all’organizzazione.
Efficienza nell'Approvvigionamento
Se il processo attraverso il quale l’approvvigionamento dei beni e dei servizi avviene in modo collaborativo, trasparente, rapido, senza l’impiego di fogli Excel e della carta, si potrà parlare di efficienza. Le RdA consentono di formalizzare le richieste degli utenti interni, fornendo un processo strutturato per la valutazione delle necessità e l'elaborazione delle richieste. Ciò significa che quanto più è trasparente e lineare il processo tanto più si potranno evitare acquisti inutili o non necessari, garantendo una migliore allocazione delle risorse finanziarie dell'azienda.
Controllo del Budget
Le RdA svolgono un ruolo fondamentale nel controllo del budget aziendale. Infatti, prima dell’emissione di una richiesta di acquisto, il richiedente che generalmente è una figura interna ad ogni reparto – preposta - anche ma non esclusivamente o principalmente - a questa attività deve ovviamente valutare se l’acquisto è in linea con il budget disponibile. Analizzare preventivamente la disponibilità e la necessarietà di un bene permette di evitare spese eccessive e che quindi l’allocazione delle risorse finanziare avvenga in modo oculato. In questo modo, tra l’altro i controller finanziari possono monitorare costantemente le spese di ciascun reparto evitando sorprese finanziarie indesiderate.
Negoziazione e Ottimizzazione dei Contratti
Le RdA offrono un'opportunità strategica per negoziare contratti favorevoli con i fornitori. Quando le richieste di acquisto vengono consolidate e presentate come un unico pacchetto, l'azienda può trarre vantaggio dalla forza negoziale derivante da un volume maggiore di acquisti. Ciò può portare a condizioni contrattuali più vantaggiose: parliamo di sconti sulle quantità, prezzi preferenziali o condizioni di pagamento favorevoli. Inoltre, la centralizzazione delle RA consente di individuare e ottimizzare le fonti di approvvigionamento, garantendo una migliore qualità dei prodotti o servizi acquisiti.
Tracciabilità e Reporting
Le RdA forniscono un tracciamento accurato delle transazioni di approvvigionamento, consentendo una maggiore visibilità e controllo sulle attività di acquisto. Attraverso la registrazione e la conservazione dei dati è possibile generare report che consentono di analizzare i trend di spesa, identificare potenziali risparmi o inefficienze e prendere decisioni informate per ottimizzare il processo di approvvigionamento. Questa visibilità consente all'azienda di adottare un approccio basato sui dati nell'ottimizzazione delle spese e nella gestione delle relazioni con i fornitori.
Integrazione con i Sistemi di Gestione
Le RdA svolgono un ruolo strategico nell'integrazione con i sistemi di gestione aziendale, come gli ERP. Attraverso l'automazione e l'integrazione delle RdA con i sistemi esistenti, è possibile migliorare l'efficienza operativa riducendo i tempi di elaborazione, eliminando i processi manuali e consentendo una migliore condivisione di dati e informazioni tra i diversi reparti aziendali. Questo contribuisce a una maggiore coerenza, collaborazione e allineamento all'interno dell'organizzazione.
RdA: tutti i vantaggi del BPM
Alla luce dei vantaggi analizzati risulta piuttosto immediata le ragioni che portano a considerare le Richieste di Acquisto strategicamente importanti per ottimizzare i processi di approvvigionamento in azienda.
Ovviamente questi presuppongono la digitalizzazione delle RdA e l’utilizzo di strumenti di gestione documentale che offrono nuove opportunità per le imprese. Semplificare, migliorare e rendere trasparenti i processi di approvvigionamento è possibile e in poco tempo.
Non si deve, infatti, cadere nell’errore di credere che l’introduzione di un cambiamento in azienda richieda ingenti investimenti e lunghi tempi di lavorazione. Al contrario, è possibile sfruttare la potenza e la facilità delle tecnologie Low e no code per migliorare anche le RdA. La creazione di digital workplace è la chiave di volta per tutte le imprese che vogliono raggiungere i risultati in tempi brevi e senza l’impiego di tecnici specializzati. Infatti, con la giusta soluzione tecnologica si può creare il proprio flusso di lavoro digitale, stabilendo gli attori che partecipano al processo, i loro ruoli e le loro responsabilità, tracciando lo stato di avanzamento dei lavori e avendo sempre ed immediatamente chiara la situazione. Migliorare ed efficientare l’operatività dell’azienda anche nell’ambito del procurement è possibile ed estremamente semplice.