Informativa protezione dati
Modulo segnalazione ISO 37001

Versione 16 ottobre 2023 - MOD.INF.ISO37001.23-02

Introduzione

Archiva Group, brand di proprietà di Archiva S.r.l. che accomuna Archiva S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l., con la presente, La informa circa il trattamento dei suoi dati personali eseguito per raccogliere la segnalazione di eventi corruttivi, o ipotesi di eventi corruttivi, attraverso il sito web www.archivagroup.com (di seguito, “sito”). 

Archiva S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l., con sede legale in via Spagna 24, 37069, Villafranca di Verona (VR), con riferimento ai dati personali trattati attraverso le pagine del sito di propria competenza, al fine della raccolta delle segnalazioni sopra citate, assumono la veste di Titolari del trattamento. Rivestono, altresì, il ruolo di Responsabili del trattamento ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 quando trattano dati personali, raccolti tramite il sito, per conto delle altre società Archiva Group. 

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

Di seguito, sono indicate le finalità del trattamento dei dati personali conferiti direttamente dagli utenti mediante la compilazione del “Modulo Segnalazioni ISO 8.9.1”:

1. ai fini di istruire la segnalazione presentata;
   Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR)
2. per far valere e/o difendere i diritti del Titolare in sede stragiudiziale, giudiziaria, gestione del contenzioso, transazioni, arbitrati;
   Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR).

Natura e modalità del trattamento 

Ogni attività di trattamento  dei Dati Personali sarà svolta nel rispetto del Regolamento Europeo 2016/679, dei provvedimenti del Codice Privacy, D.lgs. 196/2003, così come novellato dal D.lgs. 101/2018, ed improntata ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza ed i diritti e le libertà fondamentali.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo per il conseguimento delle finalità sopra elencate. Pertanto, il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l'oggettiva impossibilità per il Titolare di restare in contatto con l’interessato, per dare riscontro a quanto segnalato.

I dati personali saranno trattati in forma elettronica ma anche cartacea, con logiche strettamente correlate alle predette finalità. I Dati Personali saranno trattati presso la sede legale e operativa di Villafranca di Verona dei Titolari e non verranno trasferiti verso Paesi dell’Unione Europea nell’ambito delle finalità specificate nella presente informativa.

Categorie di soggetti ai quali possono essere comunicati dati personali

I dati personali forniti dall’Interessato potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori dei Titolari, per attività connesse all’espletamento della registrazione e istruttoria conseguente alla segnalazione. Si informa che i dati personali potranno essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto ai Titolari per i trattamenti di propria competenza, ai seguenti indirizzi di posta elettronica certificata, raggiungibile anche da e-mail ordinaria:

• per Archiva S.r.l. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.;
• per Maxwell Consulting S.r.l. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

- Studi legali, società di consulenza: per attività di consulenza nelle rispettive materie di competenza professionale
- Società di manutenzione dell'infrastruttura IT, fornitori, e produttori di software, cloud service provider: per eventuali ripristini dei dati
- Organismi di certificazione e organismi di accreditamento: per le attività di verifica al fine dell'ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l. 
- Enti o autorità di controllo: per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi di legge, nonchè in caso di presentazione di reclami.

Durata del trattamento e conservazione dei dati

I dati personali trattati saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate al punto 1 e 2 della sezione “Finalità del trattamento e basi giuridiche”, salvaguardando il diritto alla difesa dei Titolari. Al termine dell’istruttoria, i dati personali dell’Interessato verranno conservati nel registro segnalazioni ISO 37001 (M8.9.2) del Sistema di gestione Anticorruzione, adottato da Archiva S.r.l.. Decorsi i termini di 10 anni dalla chiusura dell’istruttoria, i dati personali saranno distrutti o resi anonimi, nel rispetto delle procedure tecniche di cancellazione e backup.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Archiva S.r.l., su base volontaria, ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato a mezzo e-mail all’indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Diritti dell’interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti dei Titolari del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama. L’interessato avrà diritto di chiedere ai Titolari, per i trattamenti di competenza di ciascuno di essi e in qualunque momento, l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che lo riguardano. Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che siano stati violati i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it. L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web www.archivagroup.com.

Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dai Titolari del trattamento. Salvo quanto diversamente specificato, la presente informativa continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattatati.