Informativa Protezione Dati - sito web www.archivagroup.com

Versione 19 febbraio 2024

Introduzione

Archiva S.r.l. con la presente La informa circa il trattamento dei suoi dati personali eseguito attraverso il sito web www.archivagroup.com (di seguito, “sito”). La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.

Archiva S.r.l. con sede legale in via Spagna 24, 37069, Villafranca di Verona (VR) assume la veste di Titolare del trattamento. 

Finalità del trattamento e basi giuridiche

Secondo le esigenze di volta in volta manifestate dall’utente, che accede alle diverse sezioni del presente Sito web (e salvo norme e informative specifiche per singole operazioni che comportino il conferimento di specifici dati personali, pubblicate di volta in volta su di esso), di seguito, sono indicate le finalità del trattamento dei dati personali conferiti mediante la compilazione dei moduli di richiesta informazioni e/o quelli acquisiti automaticamente mediante la navigazione:

1. per finalità di erogazione dei servizi accessibili attraverso il Sito (es. riscontro alle richieste pervenuteci, richiesta di partecipazione ad eventi o simili…) in qualità di:
   Prospect, ovvero quel soggetto che potenzialmente potrebbe intraprendere un rapporto contrattuale in futuro perché interessato alle proposte di prodotto o servizio del Titolare del trattamento;
   Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali (ART. 6.1.B GDPR);
   Cliente (sia persona fisica, che giuridica), ovvero quel soggetto che usufruisce di un prodotto o servizio del Titolare del trattamento in forza di un rapporto contrattuale in esecuzione;
   Base giuridica: esecuzione di misure contrattuali (ART. 6.1.B GDPR);
2. per consentire agli utenti, previo consenso e fino alla revoca dello stesso, di conoscere ed approfondire le attività, gli eventi e le altre iniziative commerciali organizzate o svolte da parte del Titolare.
   Base giuridica: consenso dell'interessato (ART. 6.1.A GDPR);
3. nei limiti e per la sola finalità di reclutamento, gestione e contatto della candidatura alla posizione lavorativa prescelta nell’apposito campo;
   Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali (ART. 6.1.B del GDPR);
4. per conservare e per essere contattato dall’area HR per future ed eventuali posizioni lavorative, offerte dal Titolare (candidatura spontanea).
   Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali (ART.6.1.B GDPR).
5. per monitoraggio delle posizioni aperte e chiuse nel contesto aziendale con dettaglio della fissazione dei colloqui, relativi esiti e riconoscimento di candidati già esaminati;
   Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare (ART. 6.1.F GDPR).

Natura e modalità del trattamento

Archiva S.r.l. dichiara che l’accesso al Sito e/o l’iscrizione alle varie sezioni di esso, e/o eventuali richieste di informazioni o di servizi, e/o l’interesse a rimanere aggiornati sugli eventi e i servizi offerti, richiede la fornitura di dati personali che saranno oggetto di trattamento nel pieno rispetto del GDPR e delle normative nazionali applicabili. 

Si specifica che, con riferimento all’invio della candidatura, per il tramite dell’incaricata agenzia di reclutamento del personale, ad Archiva S.r.l., la presente informativa, con riferimento ai trattamenti ad essa riconducibili, è resa anche ai sensi dell’art.14 del Regolamento (UE) 2016/679.

Ai sensi delle predette leggi, tali trattamenti saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Vostra riservatezza, i Vostri diritti e le Vostre libertà.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo, tuttavia, il mancato conferimento non potrà consentire l’evasione della richiesta da parte di Archiva. ll conferimento dei Dati Personali può avvenire mediante la compilazione degli appositi campi, nelle sezioni dedicate del Sito, oppure, ove l’interessato preferisca, con l’invio di richieste a mezzo e-mail. 

Oltre ai Dati Personali conferiti direttamente dagli utenti (quali dati indentificativi e di contatto), in fase di navigazione sul Sito, i sistemi informatici e le procedure software, preposte al funzionamento del Sito stesso, somministrano e/o acquisiscono automaticamente ed indirettamente alcune informazioni che potrebbero costituire dati personali, la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet, i c.d. “cookie”), gli indirizzi “IP”, nomi di dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione “URL” delle risorse richieste, l’orario della richiesta al server, la navigazione sul Sito.

Il Sito non contiene alcuna informazione, destinata direttamente ai minori, pertanto, la suddetta categoria non dovrà trasmettere alcun dato personale alla società Titolare del trattamento attraverso i moduli di richiesta dati presenti nel Sito.

La presente informativa non estende i suoi effetti a siti web differenti da quello esplicitamente menzionato.

I Dati Personali saranno trattati in forma prevalentemente elettronica, con logiche strettamente correlate alle predette finalità, mediante i Data Base, le Piattaforme elettroniche, gestite da Archiva S.r.l.

Il Titolare del trattamento ha adottato idonee misure di sicurezza per proteggere gli utenti contro il rischio di perdita dei dati raccolti, abuso o alterazione degli stessi. Inoltre, conserva i dati degli utenti su Server siti nel territorio. I Server sono soggetti a un sistema avanzato e quotidiano di back up.

I dati personali sono trattati prevalentemente presso la sede del Titolare del trattamento ed i dati personali non saranno trasferiti in Paesi extra UE.

Categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali

I Dati Personali trasmessi potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o stagisti del Titolare del trattamento che operando sotto la diretta autorità di quest’ ultimo, nel rispetto di specifiche misure di sicurezza e riservatezza loro impartite, tratteranno i dati personali in conformità ai principi europei e nazionali in materia di protezione dei dati.

I dati personali potranno, inoltre, essere trasmessi agli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 GDPR che, operando sotto la diretta autorità̀ del Titolare, riceveranno adeguate istruzioni. Lo stesso avverrà a cura degli eventuali Responsabili del trattamento nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.

Si informa che i dati personali potranno essere comunicati ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto al Titolare del trattamento al seguente indirizzo di posta elettronica certificata, raggiungibile anche da e-mail ordinaria: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

• Società o altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto di Archiva S.r.l.: per attività di gestione e/o sviluppo di siti web, assistenza, comunicazione, organizzazione e gestione degli eventi, produttori di soluzioni software di video-conferenza, gestori delle piattaforme elettroniche per inviare campagne marketing, newsletter;
• Società di reclutamento: per attività nell'ambito di propria competenza;
• Organismi di certificazione e organismi di accreditamento: per le attività di verifica al fine dell’ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva S.r.l.

Durata del trattamento e conservazione dei dati

I dati comunicati saranno conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità specificate nella presente informativa, seguendo il dettaglio di seguito riportato, o per un periodo più lungo per fini consentiti dalla legge, e, comunque, all’esaurirsi delle predette finalità verranno cancellati senza ingiustificato ritardo:

1. per massimo 12 mesi dal ricevimento della richiesta del Prospect
   per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere tra il Titolare del trattamento e il Cliente, ovvero la persona giuridica che ha sottoscritto il contratto con il suddetto Titolare; oppure in caso di esercizio di diritti da parte dell’interessato e in ogni caso fino a quando il Titolare non riceva diretta comunicazione da parte del Cliente (persona giuridica).
2. per massimo 24 mesi dalla formalizzazione del consenso o dall’ultima interazione documentabile. (Provvedimento Garante per il trattamento dei dati Personali 24 febbraio 2005);
3. per massimo 12 mesi dalla data del primo colloquio con il Titolare del trattamento;
4. per massimo 12 mesi dall’invio della candidatura spontanea;
5. per massimo 36 mesi dalla data del primo colloquio con il Titolare del trattamento.

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Archiva S.r.l., su base volontaria, ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato a mezzo e-mail al seguente indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Di seguito a titolo esemplificativo e non esaustivo vengono riportate ipotesi al verificarsi delle quali il DPO può essere contattato e/o è opportuno che venga contattato:

• nel caso in cui si voglia esercitare un diritto riconosciuto dal Regolamento Europeo;
• nel caso in cui si voglia contestare il rigetto di una istanza di esercizio di un diritto o si ritenga che la risposta non sia stata soddisfacente o non sia sopraggiunta nei tempi indicati;
• nel caso in cui si ritenga di aver subito una violazione dei propri dati personali durante il trattamento eseguito dal Titolare o dal Responsabile del trattamento;
• nel caso in cui si ritenga che l’informativa sottoposta all’interessato non sia sufficientemente chiara e trasparente;
• nel caso in cui si ritenga necessario ricevere chiarimenti o approfondimenti circa il trattamento eseguito sui propri dati personali (finalità, base giuridica di riferimento, tempi di conservazione, modalità di esecuzione del trattamento etc.);
• nel caso in cui sia necessario ricevere informazioni per poter presentare un reclamo all’Autorità di controllo.

Diritti dell'interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama.

L’interessato avrà diritto di chiedere al Titolare l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che la riguardano. Inoltre, l’interessato potrà, in qualsiasi momento, revocare il consenso per i trattamenti che si fondano su tale base giuridica senza pregiudizio alcuno per la liceità del trattamento, basato sul consenso, eseguito prima della revoca.

Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che non siano stati rispettai i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it 

L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web www.archivagroup.com.

Modifiche all'informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dai Titolari. Salvo quanto diversamente specificato, continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattati.