Processi comuni a tutte le organizzazioni, le RDA oggi possono essere snellite e rese efficienti. Il risultato fa bene all’ambiente e alla produttività dell’azienda: il bpm e gli strumenti di gestione documentale lasciano indietro la carta.
A cosa serve l'RDA
Potremmo definire la richiesta d’acquisto come la formalizzazione di un bisogno. Più precisamente si tratta del documento tramite il quale si avvia il processo di approvvigionamento di beni o servizi su richiesta di un dipartimento aziendale.
Poiché si tratta di un processo interno ad un’azienda, non esiste un modello unico e applicabile universalmente a tutte sebbene ci siano elementi imprescindibili e comuni nella procedura di acquisto di un bene, come: il richiedente e le relative informazioni contabili, l’oggetto della richiesta corredato dalle informazioni sui volumi, l’indirizzo, la data, il destinatario, prezzo e budget, fornitori già individuati, ecc.
I soggetti e gli step coinvolti nella RDA
Solitamente, il processo parte quando vi è l’identificazione di un bisogno da parte di un reparto cui farà seguito per opera del Responsabile o Dal soggetto incaricato (per ciascun dipartimento) la generazione di una richiesta di acquisto.
Questa verrà poi inviata al reparto acquisti o ad una figura specifica al suo interno come il responsabile dell’approvvigionamento. Si procederà poi, dopo alcuni accorgimenti, all’approvazione della RDA. In questo scenario generalmente, prima dell’avanzamento della richiesta al fornitore, si procede alla verifica del budget del reparto da cui perviene la richiesta. Nell’emissione dell’RDA, infatti, sono esplicate le condizioni economiche da rispettare ed è implicito che rientrino nei limiti della capacità di spesa. Potrebbe dunque intervenire il controller finanziario, soggetto preposto - tra le altre attività - anche alla verifica della disponibilità del budget prima dell’elaborazione dell’ordine da parte dell’ufficio acquisti. Potrebbe infatti essere necessario chiedere una delega al budget se il prodotto o servizio individuato supera la disponibilità del reparto, rinunciare o trovare un’alternativa.
Successivamente, una volta approvata, la stessa può dare via a una Richiesta di Offerta inviata ai fornitori per ricevere le proposte commerciali. Farà seguito la scelta del fornitore (o se già individuato si salterà il passaggio precedente) e quindi l’emissione dell’ordine di acquisto con tutti i dettagli relativi all’ordine. Come possiamo immaginare seguiranno la consegna del bene, la fatturazione e il pagamento.
Ma su quali strutture avviene la RDA?
Capiamo bene che un processo del genere richiede in genere l’utilizzo delle e-mail per lo scambio di informazioni, della carta per attestare la richiesta, presumibilmente anche di file Excel per tener traccia della contabilità e ovviamente di una buona dose di confusione e perdita di tempo.
Le modalità più comuni di gestione di questo processo, infatti, hanno a lungo presupposto l’utilizzo di supporti cartacei e metodologie grossolane ormai obsolete (e per alcune realtà è ancora così). Quanti accordi fatti a voce? Come ne gestisco la raccolta delle informazioni? Dove sono finiti i documenti poi? Come sono stati conservati? Se ne garantisce il valore legale? C’è trasparenza tra le parti coinvolte? Si tratta di un’attività complessa che implica capacità di coordinamento, utilizzo di software e attenzione alla spesa.
Infatti, è importante tracciare gli ordini sin dalla loro immissione per gestire al meglio il ciclo passivo dell’azienda e ottenere magari, significativi risparmi.
La digitalizzazione della RDA
Il problema principale dei “vecchi metodi” è che nella maggior parte dei casi vengono trascurati alcuni adempimenti invece necessari e fondamentali per sancire la validità del processo ed evitare sprechi di tempo e di denaro.
Per questo ad oggi molte imprese ricorrono all’introduzione di soluzioni digitali in grado di velocizzare ed efficientare gli step necessari per giungere all’evasione dell’ordine di acquisto.
Più precisamente possiamo fare riferimento all’impiego di una soluzione di BPM (business process management) integrata con sistemi ERP già presenti in azienda. La creazione di un digital workflow presenta numerosi vantaggi:
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Automazione dei processi: L'implementazione del BPM consente di automatizzare le diverse fasi delle richieste di acquisto, riducendo al minimo l'intervento manuale, i potenziali errori che ne deriverebbero e i tempi di elaborazione, determinando ovviamente un incremento di efficienza.
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Maggiore visibilità e tracciabilità: con un digital workflow si ottiene una panoramica immediata, chiara e dettagliata del processo di richiesta di acquisto. Questo permette di monitorare lo stato delle richieste in tempo reale, identificare eventuali ritardi o inefficienze e prendere le necessarie misure correttive.
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Standardizzazione dei processi: è possibile definire e implementare regole e procedure standard per le richieste di acquisto all'interno dell'organizzazione. Ciò porta a una maggiore coerenza e coesione nel modo in cui vengono gestite le richieste, garantendo che siano conformi alle politiche aziendali e alle normative vigenti.
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Miglioramento della collaborazione e della comunicazione: una soluzione di digital workflow implica trasparenza e collaborazione, di conseguenza anche la comunicazione è facilitata tra i diversi attori coinvolti nel processo di richiesta di acquisto. Pensiamo agli incaricati della richiesta di acquisto per ciascun reparto, al responsabile dell’area procurement, al controller e ai fornitori. Ciò favorisce una maggiore trasparenza, una migliore condivisione delle informazioni e una riduzione dei tempi di risposta nonché un miglior rapporto con gli attori esterni.
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Maggiore controllo e conformità: il bpm attraverso la creazione di step approvativi garantisce che le richieste siano valutate e approvate in base alle politiche aziendali e alle autorizzazioni appropriate, riducendo il rischio di frodi o violazioni.
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Ottimizzazione dei costi: Il BPM consente di identificare eventuali inefficienze o sprechi nel processo di richiesta di acquisto e di apportare miglioramenti mirati. Ciò può portare a una riduzione dei costi operativi, a una maggiore negoziazione con i fornitori e a un miglioramento complessivo dell'efficienza dei processi di approvvigionamento.
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Reportistica aggiornata: il fatto di disporre in qualsiasi momento di dati ed informazioni aggiornate al secondo, o di poter confrontare operazioni passate grazie alla metadatazione delle informazioni rappresenta un grosso vantaggio. Si può infatti ricalibrare l’allocazione di budget, per esempio, individuare sprechi di denaro o inefficienze in termini di tempo.
In sintesi, l'implementazione del BPM nei processi di RDA e in particolare la creazione di Digital Workflow dal carattere approvativo e collaborativo offre una serie di vantaggi in grado di contribuire al successo dell’azienda.