In un contesto economico sempre più interconnesso, le imprese che operano con partner europei sanno bene quanto sia importante muoversi con sicurezza tra normative complesse e adempimenti fiscali. Le cessioni intracomunitarie di beni non sono solo un’opportunità commerciale, ma anche una responsabilità: per continuare a beneficiarne, è necessario dimostrare, in modo puntuale e documentato, che tutto sia avvenuto secondo le regole.
Dal 1° settembre 2024, questa responsabilità si è fatta più concreta. Una nuova stretta normativa ha introdotto tempi certi e sanzioni importanti legate alla prova del trasferimento delle merci tra Stati membri. Un cambiamento che ha generato anche dubbi e preoccupazioni, soprattutto per chi lavora con clausole come l’Ex Works, dove la logistica è fuori dal proprio controllo.
Ma non si tratta solo di burocrazia: al centro ci sono fiducia, precisione e collaborazione lungo tutta la filiera. Per questo oggi, più che mai, è fondamentale dotarsi di strumenti che rendano i processi più trasparenti, veloci e tracciabili.
Prova di trasporto: la nuova soglia dei 90 giorni
Dal 1° settembre 2024, chi effettua una cessione intracomunitaria deve dimostrare, entro 90 giorni dalla consegna, l’arrivo delle merci nel Paese UE di destinazione. Se i beni sono trasportati dal cessionario o da un soggetto incaricato, e la prova del loro arrivo non viene fornita entro quel termine, scatta una sanzione: il 50% dell’IVA che sarebbe stata dovuta.
Un impatto importante, che richiede attenzione, soprattutto nelle vendite Ex Works: in questi casi il venditore consegna la merce presso i propri locali e non gestisce il trasporto. Di conseguenza, il controllo sulla fase logistica è limitato, e ottenere documentazione affidabile può risultare più complesso.
Vale la pena sottolineare che, anche se la prova viene acquisita dopo i 90 giorni, la cessione può continuare a essere considerata non imponibile. Tuttavia, la sanzione può comunque essere applicata. Se invece la merce non arriva affatto o non è possibile dimostrarne il trasferimento, l’operazione perde i requisiti di non imponibilità e si espone alle sanzioni previste in materia di IVA.
Più che mai: documentazione e tracciabilità
In questo nuovo scenario, raccogliere in modo puntuale e organizzato le prove del trasporto diventa essenziale. Tra i documenti chiave troviamo il CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route), che certifica l’esistenza e le condizioni del trasporto internazionale su strada. Un elemento ben diverso dal DDT italiano, utile ma riferito solo alla logistica nazionale.
La normativa impone una tracciabilità completa: serve la prova dell’effettiva movimentazione dei beni, oltre che del possesso di un numero IVA valido del cliente e dell’onerosità dell’operazione. Ogni fase deve essere documentata, gestita e archiviata correttamente.
La risposta? Digitalizzazione dei processi
Per affrontare con serenità questi obblighi, è consigliabile adottare strumenti digitali che semplifichino la raccolta, gestione e conservazione delle prove richieste. In particolare, è utile poter:
- Digitalizzare i documenti legati alla cessione e alla spedizione;
- Generare in automatico le dichiarazioni che attestano l’effettiva uscita dei beni;
- Automatizzare la raccolta delle prove da parte di venditore, trasportatore e acquirente;
- Tracciare ogni fase dell’operazione, anche attraverso sistemi di geolocalizzazione e monitoraggio.
Soluzioni di questo tipo rendono più semplice rispondere in modo tempestivo alle richieste delle autorità fiscali, riducono il margine d’errore e migliorano il livello complessivo di compliance.
Ex Works: perché serve ancora più attenzione
Le vendite Ex Works richiedono una marcia in più. Poiché il trasporto è gestito dal compratore, è fondamentale che l’intero flusso di documenti – dal mandato di trasporto fino alla conferma di arrivo – sia sotto controllo. In assenza di una visione integrata, il rischio di sanzioni è dietro l’angolo.
Un sistema capace di raccogliere dati in tempo reale, seguire ogni passaggio e certificare digitalmente la consegna è oggi più che mai un alleato strategico.
Mentre le cessioni sono non imponibili in Italia, negli acquisti intracomunitari l’IVA si applica secondo le regole nazionali. L’acquirente italiano integra la fattura ricevuta, la registra nei libri contabili e versa l’imposta secondo la procedura dell’inversione contabile. Anche qui la puntualità nella gestione documentale è essenziale per evitare errori o contestazioni.
La normativa in vigore dal 1° settembre 2024 segna un salto di qualità nella gestione delle cessioni intracomunitarie, spingendo verso una maggiore trasparenza, responsabilità e digitalizzazione. Chi è attrezzato, con strumenti in grado di garantire tracciabilità e prove certe, può beneficiare del regime di non imponibilità senza incorrere in sanzioni.