Condizioni Generali di Fornitura

Versione gennaio 2026

1. Definizioni

Ai fini della disciplina di cui alle presenti Condizioni Generali di Fornitura, i termini sottoindicati assumono il seguente significato:

1. Archiva: si intende Archiva S.r.l. a socio unico, con sede legale in Via Spagna 24, 37069, Villafranca di Verona, iscritta al registro delle imprese di Verona, R.E.A.: 319751, P. IVA 03237470236, nonché qualsiasi altra società controllante di o controllata da, anche indirettamente, Archiva S.r.l. a socio unico, cui le presenti condizioni siano rese applicabili;
2. Cliente: si intende qualunque soggetto che acquisti, per sé, per società appartenenti al medesimo gruppo o per terzi, i Servizi offerti da Archiva;
3. Condizioni Generali di Fornitura: le presenti condizioni generali di contratto che trovano applicazione per tutti i rapporti contrattuali tra Archiva e il Cliente, fatta salva espressa diversa indicazione nell’Offerta di Servizi o in altra pattuizione contrattuale;
4. Contratto: si intende l’insieme dei documenti contrattuali (es. Offerte di Servizi e relativi allegati, Condizioni Generali di Fornitura, ulteriori pattuizioni contrattuali) volti a disciplinare il rapporto di fornitura tra Archiva e il Cliente;
5. Offerta/e di Servizi: si intende la proposta di Archiva avente ad oggetto la fornitura di Servizi, consulenziali ed informatici, ivi descritti, in conformità alle presenti Condizioni Generali di Fornitura;
6. Schede di progetto: si intendono i documenti descrittivi degli aspetti funzionali, architetturali, prestazionali, specifici per il Servizio reso al Cliente;
7. Servizio/i: qualunque servizio e/o prodotto oggetto di un’Offerta di Servizi;
8. UAT: si intende l’insieme dei test funzionali e prestazionali, c.d. “User Acceptance Test”, eseguiti dal Cliente in coordinamento con Archiva, necessari per validare la corretta predisposizione dei Servizi implementati da Archiva per il Cliente.

2. Oggetto

Le presenti Condizioni Generali di Fornitura si applicano a tutti i Servizi erogati da Archiva al Cliente.

Nell’oggetto delle presenti Condizioni Generali di Fornitura rientrano, altresì, tutte le prestazioni accessorie, preparatorie, necessarie o soltanto utili all’espletamento del Servizio, quali, senza alcun fine esaustivo ma solo esemplificativo, incontri per riunioni, trasferte ed altro i cui eventuali costi saranno addebitati al Cliente in base agli accordi tra le parti.

3. Modalità di erogazione dei Servizi

Gli standard di servizio sono indicati nell’Offerta di Servizi.

Per iniziare le attività di progettazione ed attivazione nel rispetto delle tempistiche concordate, Archiva ha la necessità di ricevere tempestivamente il modulo di censimento (se non già trasmesso in precedenza) con tutti i dati del Cliente, i documenti di test richiesti nel corso del primo contatto tra le parti oltre a tutta la documentazione necessaria e mandatoria per l’attivazione del servizio acquistato.

Il corretto svolgimento delle attività di collaudo (UAT) nei tempi concordati è essenziale per il rispetto delle tempistiche complessive di progetto. Il Cliente si impegna, pertanto, a collaborare attivamente al processo di verifica ed accettazione del Servizio, nei termini condivisi in fase di pianificazione, restando inteso che eventuali ritardi potrebbero comportare una riformulazione delle scadenze o delle condizioni economiche.

Archiva e il Cliente concordano le Schede di progetto.

La mancata segnalazione di non rispondenza del Servizio a quanto riportato nelle predette Schede di progetto nei 15 giorni successivi alla data di ricezione delle stesse da parte del Cliente varrà come intervenuta sua implicita accettazione, senza comunque esimere Archiva dalla prestazione delle garanzie previste dal presente Contratto.

In ogni caso, il collaudo e l’accettazione del Servizio si considereranno favorevolmente completati, anche per parziali o specifiche prestazioni, qualora il Cliente faccia uso produttivo di quanto messogli a disposizione da Archiva.

In caso di eventuali contestazioni sulla rispondenza del Servizio prestato rispetto alle modalità di erogazione concordate, che saranno segnalate tempestivamente dal Cliente ad Archiva per iscritto, Archiva provvederà a verificare la natura e il fondamento delle contestazioni e, quindi, entro 30 giorni dall’esaurimento di tale fase istruttoria, procederà al riscontro.

4. Obblighi e responsabilità di Archiva

Tutti i Servizi, come descritti compiutamente nell’Offerta di Servizi, sono prestati in rigorosa osservanza dei disposti di legge ad essi applicabili.

Archiva si impegna, nello svolgimento delle attività oggetto dell’Offerta di Servizi, a rispettare la proprietà industriale ed intellettuale del Cliente e ad agire, per quanto in suo potere, per la protezione della stessa.

5. Esclusiva

Il Cliente si obbliga, per la durata e vigenza del Contratto, a non stipulare con terzi alcun contratto che preveda la fornitura del medesimo servizio offerto da Archiva, salvo espresso consenso formalizzato per iscritto da Archiva.

6. Durata del Contratto e recesso

Il Contratto decorre dalla data di sottoscrizione fino al 31/12 del terzo anno successivo alla data di sottoscrizione (d’ora in avanti “Primo periodo di vigenza contrattuale”). Salvo diverso accordo, nel caso in cui il Cliente sottoscriva più Offerte di Servizi in date successive, tutte le Offerte di Servizi seguiranno la durata della prima Offerta sottoscritta.

Alla scadenza del Primo periodo di vigenza contrattuale il contratto si rinnoverà tacitamente ai nuovi listini vigenti per periodi consecutivi di tre anni ciascuno (es. “Secondo periodo di vigenza contrattuale”, “Terzo periodo di vigenza contrattuale” e così via), salvo disdetta, da parte del Cliente o di Archiva, da inviarsi a mezzo PEC entro il 30/06 precedente alla scadenza naturale di ogni singolo periodo di vigenza contrattuale. La comunicazione di disdetta dovrà necessariamente contenere il nome del Servizio che si intende cessare e il numero di riferimento dell’Offerta di Servizi relativa. La data di efficacia della disdetta sarà sempre l'ultimo giorno del relativo periodo di vigenza contrattuale.

Fermo restando il diritto di disdetta come specificato al precedente paragrafo, a partire dal Secondo periodo di vigenza contrattuale, il Cliente ha facoltà di recedere dal Contratto, mediante comunicazione PEC con un preavviso minimo di 90 (novanta) giorni. In caso di recesso anticipato, il Cliente sarà tenuto al pagamento di un importo a titolo di penale pari al 25% dei canoni residui che sarebbero maturati dalla data di efficacia del recesso fino alla naturale scadenza del periodo di vigenza in corso di validità. Resta inteso che eventuali canoni anticipati non saranno comunque oggetto di rimborso.

Qualsiasi attività effettuata da Archiva dopo la data di decorrenza della disdetta o, comunque, dopo la data di cessazione del contratto, salvo diverso accordo tra le parti come indicato alla clausola 7), sarà addebitata al Cliente.

La cessazione, a qualsiasi titolo derivata, del rapporto con riferimento a talune prestazioni di servizio indicate nell’Offerta di Servizi non comporta necessariamente lo scioglimento complessivo del rapporto contrattuale con Archiva, con riguardo agli ulteriori Servizi offerti. In ogni caso, Archiva si riserva il diritto di recedere dal complesso dei Servizi del Contratto ove ritenga che i Servizi residui non siano remunerativi delle risorse impegnate.

7. Cessazione del Contratto

Entro 90 giorni dal termine del rapporto contrattuale, sia in caso di scioglimento anticipato del rapporto che in caso di cessazione per scadenza naturale, il Cliente dovrà indicare per iscritto ad Archiva se preferisce:

1. la restituzione dei dati con contestuale cancellazione degli stessi (o distruzione nel caso di documenti analogici);
2. la restituzione dei dati con mantenimento della sola visibilità dei documenti tramite il mantenimento del servizio EAN;
3. la cancellazione dei dati o la distruzione nel caso di documenti analogici.

In ognuna delle ipotesi indicate, Archiva formulerà un’offerta economica relativa all’attività richiesta tenendo in considerazione il volume dei dati elaborati fino a quel momento e l’effort specificamente richiesto.

8. Sospensione e risoluzione

Il mancato adempimento di una delle parti anche ad una sola delle previsioni del Contratto dà facoltà alla parte non inadempiente di risolvere il Contratto ai sensi e per gli effetti dell’art. 1454 C.C.

In ogni caso, nell’ipotesi di inadempimento del Cliente ad una delle obbligazioni previste nel Contratto, Archiva si riserva la facoltà, prima di procedere alla risoluzione dello stesso, di interrompere l’erogazione dei Servizi. Archiva provvederà, quindi, a comunicare al Cliente la volontà di avvalersi della citata facoltà di interruzione ed il termine entro il quale il Cliente dovrà provvedere a ripristinare la situazione di normalità contrattuale. Il Cliente rimane ad ogni modo, comunque, obbligato al pagamento del corrispettivo anche in caso di interruzione dei Servizi.

Eventuali interruzioni nell’erogazione dei Servizi derivanti da ordine dell’Autorità Giudiziaria dovranno considerarsi cause di forza maggiore e non potranno essere considerate inadempimenti contrattuali.

In caso di fallimento e/o di ammissione del Cliente ad una procedura concorsuale, Archiva si riserva la facoltà di interrompere i Servizi, salvo l’eventuale riconoscimento, da parte degli Organi Giudiziali competenti, della prededuzione del credito derivante dal servizio offerto da Archiva, decorrente dalla data di ammissione del Cliente alla procedura concorsuale.

9. Proprietà intellettuale, limiti d’uso e utilizzo marchi/esperienze Cliente

I diritti di proprietà intellettuale relativi ai prodotti, servizi, marchi, programmi, opere nell’ambito dei Servizi offerti sono di titolarità di Archiva o, comunque, in disponibilità della stessa; salvo diverso accordo scritto, eventuali utilizzi vengono concessi al Cliente esclusivamente in forma di “licenza” o “sub-licenza” d’uso o “subscription”, tutte di carattere temporaneo.

Il Cliente si impegna, per tutta la durata del contratto e in seguito alla sua cessazione per qualsiasi causa, salvo diverso accordo scritto, a:

1. non concedere l’uso, non vendere e, in ogni caso, non trasferire e non mettere a disposizione di soggetti terzi i Servizi offerti;
2. non divulgare, non modificare, non manomettere, non copiare (neppure parzialmente), non condividere il codice applicativo sviluppato/messo a disposizione da Archiva, non consentire a terzi l’accesso al medesimo codice e non eseguire attività di "Reverse Engineering" della soluzione messa a disposizione;
3. non condividere con qualsiasi soggetto terzo la definizione di eventuali interfacce di comunicazione esposte da Archiva per consentire il dialogo tra i sistemi informatici del Cliente e di Archiva stessa;
4. adottare tutte le misure necessarie per proteggere i diritti di proprietà di Archiva (e/o di eventuali terzi licenzianti) sugli applicativi messi a disposizione;
5. non eseguire test di sicurezza informatica sull'esposizione web di Archiva;
6. non utilizzare i Servizi per scopi non consentiti dalla legge.

L’acquisizione di eventuali licenze d’uso di prodotti On Premise a tempo indeterminato da parte del Cliente si perfezionerà solo a seguito del pagamento integrale degli importi dovuti per il primo periodo di vigenza contrattuale (i.e. dalla data di sottoscrizione al 31/12 del terzo anno successivo a quello di sottoscrizione).

Archiva è autorizzata, anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale, ad utilizzare il logo (nel rispetto delle specifiche in tema di forme, dimensioni etc.) e il nome del Cliente al fine di rappresentare il proprio portafoglio clienti e le esperienze progettuali implementate.

10. Limitazione di responsabilità

Salvo il caso di dolo o colpa grave, la responsabilità di Archiva non potrà eccedere l'ammontare dei corrispettivi per canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento e in relazione allo specifico Servizio che ha dato origine alla responsabilità.

Archiva è esonerata da ogni responsabilità qualora non sia stata messa tempestivamente a conoscenza e/o nelle condizioni di poter porre rimedio a vizi o difetti rilevati, al fine di evitare o limitare i danni eventualmente causati da tali vizi e difetti.

11. Corrispettivi, modalità di fatturazione e pagamento

Archiva provvederà a fatturare direttamente al Cliente i Servizi da quest’ultimo acquistati.

Il pagamento delle fatture emesse da Archiva verrà eseguito con le modalità ed i termini previsti nell’Offerta di Servizi.

In ogni caso, indipendentemente dalle modalità di fatturazione e pagamento concordate, Archiva maturerà il diritto al corrispettivo in relazione alle prestazioni effettivamente eseguite.

I prezzi sono sottoposti ad aggiornamento annuale pari alla variazione ISTAT-FOI dicembre-dicembre rilevata sull’anno precedente.

12. Sicurezza, riservatezza e assicurazioni

Il Cliente dovrà stabilire le password e il novero delle autorizzazioni per l’accesso alla porzione di servizio concesso da Archiva. Nel caso in cui il Cliente non utilizzi un proprio sistema di accesso basato su Single Sign-on, che consenta un’autenticazione univoca ai sistemi informatici di Archiva, quest’ultima raccomanda l’impiego di utenze personali e sconsiglia l’utilizzo di utenze generiche al fine di consentire l’esatta riconducibilità delle azioni poste in essere ad una persona fisica determinata a tutela di entrambe le parti coinvolte nel rapporto contrattuale.

La gestione del ciclo di vita delle credenziali (creazione, verifica periodica e dismissione) generate direttamente dal Cliente rimane in capo a quest’ultimo.

Il Cliente si obbliga a trasmettere ad Archiva solo ed esclusivamente dati digitali privi di qualsiasi tipo di codice malevolo. In difetto, Archiva cancellerà i file rilevati come infetti e non procederà con le attività di lavorazione, senza che ciò determini un inadempimento contrattuale.

Il Cliente si obbliga ad informare immediatamente Archiva in caso di “cyber attacks” ai propri sistemi informatici. Ciò al fine di consentire, anche a tutela del patrimonio informativo, ad Archiva di disabilitare i canali di comunicazione con i sistemi informatici del Cliente.

Archiva e il Cliente sono tenuti ad assumere le misure di sicurezza tecnico organizzative necessarie, sia all’interno della propria organizzazione, sia nello svolgimento di attività che comportino contatti con terzi, a garantire la riservatezza dei dati e l’osservanza di tutte le disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati personali. Le misure di sicurezza implementate da Archiva S.r.l. sono descritte ai seguenti indirizzi https://www.archivagroup.com/it/about/sicurezza-e-privacy/modifiche-sicurezza-tecniche-organizzative

Fermo restando quanto previsto al precedente punto 9), ciascuna parte assicura, anche a seguito della cessazione del Contratto, la riservatezza delle informazioni di cui verrà a disposizione. A mero titolo esemplificativo, sono considerate riservate tutte le informazioni tecniche, commerciali, amministrative, finanziarie, progettuali, operative, di marketing, di strategia e di business riconducibili ad Archiva o ad eventuali esperienze progettuali reali implementate da Archiva e riferibili ad altri clienti.

Resta inteso che Archiva potrà trasmettere ai propri consulenti (es. revisori, legali, compagnie assicurative) i documenti contrattuali per effettuare valutazioni su tematiche di pertinenza del presente contratto.

Archiva dichiara di essere in possesso di idonee coperture assicurative per l’esecuzione delle attività oggetto del contratto e si impegna, su richiesta del Cliente, a trasmettere i riepiloghi di polizza aggiornati.

13. Cessione del Contratto ed eventuale ricorso a terzi subfornitori

Il Contratto non potrà essere oggetto di cessione in tutto o in parte a terzi senza il preventivo consenso dell’altra parte.

Archiva è autorizzata ad avvalersi di terzi subfornitori, alcuni dei quali potrebbero trattare dati personali. L’elenco di eventuali responsabili del trattamento potrà essere richiesto ad Archiva a mezzo PEC.

14. Trattamento di dati personali 

Ciascuna parte si impegna ad effettuare il trattamento dei dati personali nell’osservanza degli obblighi discendenti dalla normativa europea e nazionale in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali, in particolare in relazione all'adozione di misure fisiche, tecniche e organizzative, tali che il trattamento soddisfi i requisiti di legge e garantisca la tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. Circa il trattamento dei dati personali da parte di Archiva si rimanda al testo integrale dell’informativa ex art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 rinvenibile al seguente link: https://www.archivagroup.com/it/about/sicurezza-e-privacy

Il Cliente ed Archiva si impegnano, inoltre, a collaborare reciprocamente e a fornirsi informazioni e documentazione in termini ragionevoli al fine di consentire all'altra parte il rispetto della normativa europea e nazionale in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

Ai fini dell’erogazione dei Servizi in oggetto delle Offerte di Servizi, Archiva tratterà, per conto del Cliente, dati personali di titolarità di quest’ultimo oppure da questi trattati in qualità di responsabile del trattamento ex. art. 28, del Regolamento (UE) 2016/679. Le parti si obbligano, prima che il trattamento dei dati personali abbia inizio, a stipulare un accordo di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

Il Cliente garantisce che tutti i dati trasmessi ad Archiva nell’ambito dell’esecuzione dei servizi oggetto del Contratto sono stati dallo stesso legittimamente acquisiti in conformità alla legislazione vigente in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

Il Cliente terrà indenne Archiva da qualsiasi tipo di danno, pretesa, onere o spesa dovesse derivare alla stessa, direttamente nei confronti di terzi in conseguenza della violazione, da parte del Cliente stesso, della normativa prevista in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

15. Legge applicabile e Foro competente

Il Contratto è regolato dalla legge italiana.

Per qualsiasi controversia inerente alla validità, l’esecuzione o la risoluzione del Contratto sarà territorialmente competente il Foro di Verona.

16. Variazione del Contratto

Considerata la complessità tecnica e normativa del settore di riferimento, il Cliente prende atto ed accetta che Archiva effettui delle modifiche sui prodotti/servizi e, quindi, eventualmente sui corrispettivi applicabili. Tali modifiche saranno precedute da una comunicazione inviata da Archiva al Cliente il quale, in caso di non accettazione delle modifiche indicate, potrà recedere dal contratto entro 30 giorni dalla data di ricezione della comunicazione stessa. In caso di mancato recesso, le modifiche si intendono valide ed efficaci dalla data indicata nella comunicazione.

17. Domiciliazione delle parti, comunicazioni e formalità

Ai fini delle presenti Condizioni Generali di Fornitura, Archiva e il Cliente risultano domiciliate presso le rispettive sedi sociali.

18. Modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/2001, Codice Etico e di Condotta, Politica ESG e Politica anticorruzione

Il Cliente prende atto che Archiva S.r.l. ha adottato un Modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 onde evitare il rischio di comportamenti civilmente e penalmente rilevanti di tutti coloro che lavorano o collaborano con Archiva e al fine di tutelare il valore sociale e gli interessi reciproci.

Il Cliente si impegna a rispettare tutte le prescrizioni di cui al D. Lgs. 231/2001 e, in generale, previste dalla normativa applicabile.

Il Cliente dichiara, altresì, di aver preso visione del Codice Etico e di Condotta, della Politica ESG e della Politica anticorruzione adottati da Archiva e disponibili sul sito internet della società all’indirizzo https://www.archivagroup.com/it/archiva/sicurezza-e-privacy, impegnandosi a rispettarne i contenuti.

19. Clausole finali

Le parti si impegnano ad eseguire il Contratto nel rispetto delle regole di correttezza e buona fede.

Le Condizioni Generali di Fornitura ed i documenti che in base ad esse dovranno essere formalizzati rappresentano nella loro interezza gli accordi contrattuali intervenuti tra le parti e nessuna delle parti è stata indotta a sottoscriverlo in forza di pattuizioni poi qui non riportate. Di conseguenza esso rappresenta l’unico valido accordo intervenuto tra le parti e qualsivoglia documento pre-negoziale è da ora in poi destituito di effetto alcuno.

In caso di contrasto, l’ordine di prevalenza tra i documenti contrattuali sarà il seguente: 1) Eventuali EULA (“End User License Agreement”) applicabili a singoli Servizi; 2) Offerta di Servizi e relativi allegati; 3) Condizioni Generali di Fornitura.

Le presenti Condizioni Generali di Fornitura e tutte le informazioni di natura tecnica, commerciale e finanziaria che le riguardano e che sono state oggetto di scambio o di trasmissione tra le parti, devono ritenersi riservate, e le parti porranno in essere ogni attività che si renda necessaria per scongiurare la loro impropria divulgazione a terzi.

Eventuali ritardi od omissioni di una o dell'altra parte nel far valere diritti o nell'esercitare facoltà che ad essa competa in virtù delle Condizioni Generali di Fornitura non verranno in alcun caso interpretati alla stregua di acquiescenza o rinunzia a fare ciò in epoca successiva.

Ogni pattuizione o intesa contenuta nelle presenti Condizioni Generali di Fornitura che dovesse essere ritenuta o divenire invalida o inefficace, in tutto o in parte, per qualsiasi ragione:

1. verrà ritenuta scindibile dalle Condizioni Generali di Fornitura nel suo insieme e da ogni altra intesa o pattuizione senza pregiudicarne la validità (a meno che dal contesto non risulti essenziale);
2. qualora dal contesto risulti possibile, si reputerà sostituita da diversa pattuizione o disposizione valida ed efficace il cui contenuto sia quanto più possibile simile rispetto a quella divenuta o ritenuta invalida o inefficace.