Con l’evoluzione x FIR tornano in auge i temi della conservazione delle classi documentali relative al ciclo dei rifiuti.
Come è noto dal 13 febbraio 2026 per la stragrande maggioranza delle aziende produttrici di rifiuti scatterà l’obbligo x FIR, ovvero il formulario digitale che di fatto elimina i processi documentali analogici in favore di una gestione end to end digitale dei formulari di identificazione dei rifiuti.
Sgombriamo subito il campo da dubbi e sovrapposizioni. Lo scopo del presente articolo è far comprendere le implicazioni rispetto al tema della conservazione dei documenti informatici, e in tale ambito i fari restano e rimangono il CAD e le c.d. “Linee guida AgID sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici”.
Il salto concettuale è comprendere che se un documento diventa nativamente informatico, come succederà al FIR, l’unico processo normato in grado di dare a tale documento valore di prova è un processo di conservazione operato da un provider accreditato come Archiva Group.
Perché si rende necessaria la conservazione del documento informatico?
La conservazione si rende necessaria per poter esibire un documento che risulti valido a livello probatorio, ovvero che dia la piena certezza al controllore che i dati e le informazioni esibite non sono state e non possono essere modificate nel tempo nemmeno dal Titolare (l’azienda) del documento stesso.
Solo un documento “congelato” è infatti apprezzabile come prova delle operazioni effettivamente operate dall’azienda.
Nella sostanza i documenti prodotti durante la gestione dei rifiuti (registri, FIR e MUD), essendo la testimonianza di atti e fatti giuridicamente rilevanti per l’azienda, devono trovare un punto zero, un luogo “sicuro” che certifichi l’immodificabilità nel tempo di quanto dichiarato dall’azienda stessa. Questo avviene principalmente attraverso l’apposizione di una marca temporale erogata da una certification authority e la produzione, da parte del conservatore (ad esempio Archiva Group) di un rapporto di versamento che certifica l’ingresso del/i documenti all’interno di un Sistema di Conservazione.
Qualsiasi altra modalità di tenuta del documento informatico è definibile come archiviazione e l’archiviazione, che non è normata (ogni organizzazione può scegliere autonomamente come organizzare il proprio archivio digitale) non è in grado di produrre un documento opponibile a terzi.
Dubbi sui nuovi formulari digitali per i rifiuti? Rispondono i nostri esperti.
Copie di cortesia per il trasporto dei rifiuti
Lo stesso RENTRI suggerisce che per agevolare i controlli su strada è bene mantenere anche una copia cartacea del Formulario. Qui dal punto di vista di Archiva Group, il suggerimento di RENTRI rischia di perpetrare un comportamento ed un mind set che va nella direzione opposta ad un reale processo di digitalizzazione; tuttavia bisogna dar ragione a RENTRI ad esempio sui possibili problemi di connettività in molte aree del nostro paese, che inficerebbero la possibilità di esibire attraverso dispositivo mobile il formulario che, come noto al momento del trasporto è disponibile sull’app RENTRI Fir digitale con tanto di firma del produttore e del trasportatore stesso. Ma anche qui è bene chiarire in modo drastico questo aspetto. La copia cartacea è da intendersi come copia di cortesia e come tale non ha alcun valore legale, se nell’ambito dei controlli stradali al “controllore” basta come prova di trasporto regolare, possiamo concedere a quest’ultimo il diritto di licenza poetica rispetto alla reale perentorietà della norma.
Tempi di conservazione. Almeno una volta l’anno?
In molto materiale commerciale, anche ufficiale, si trova la locuzione “obbligo di conservazione almeno una volta l’anno”. Una locuzione che dice tutto e dice niente. Per sgombrare i dubbi sulle reali tempistiche di conservazione si integra il presente artciolo con il parere dell’Avvocato Alessandro Mastromatteo dello Studio Santacroce & Partners e ripreso poi nell’articolo de Il Sole 24 Ore di sabato 31 gennaio a firma dell’Avv. Alessandro Mastromatteo e del Prof. Benedetto Santacroce.
𝐼. Registri cronologici di carico e scarico e FIR
È stato infine richiesto di indicare le tempistiche di conservazione per i registri cronologici di carico e scarico e dei FIR alla luce delle novità introdotte, con decorrenza 2025, dall’avvio a regime del sistema RENTRI – Registro Elettronico Nazionale Tracciabilità Rifiuti.
Al riguardo, si riporta quanto indicato nell’allegato al Decreto Direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023: per la realizzazione del Rentri. il richiamato allegato individua le correlate “modalità operative”. Per quanto qui di interesse, la modalità operativa n. 17 chiarisce espressamente quanto segue: “la tenuta in modalità digitale dei registri cronologici di carico e scarico per la gestione dei rifiuti è consentita sulla base delle stesse norme che regolano la formazione dei documenti informatici rilevanti come i registri IVA ed i registri contabili, tenuti a rispettare le norme civilistiche dettate dagli articoli 2220, 2214, 2215-bis e 2217 e ai fini dell’efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 del Codice Civile. Inoltre, il Codice dell'amministrazione digitale (di seguito CAD ovvero decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente sono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono conformi alle Linee guida AgID”. A tal fine è richiamato espressamente anche D.L. 10 giugno 1994, n. 357 e quindi la disposizione circa il termine di conservazione correlato alla scadenza dei termini di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Pertanto, anche per la conservazione a norma dei Registri di carico e scarico, e dal 2026 in avanti anche dei FIR, i termini sono quelli sin qui indicati (terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi sia per i contribuenti “solari” che per quelli con esercizio fiscale “a cavallo”).
Pertanto, a titolo esemplificativo, un’impresa con esercizio solare avrà come termine ultimo per la conservazione dei documenti relativi al 2025, il 31 gennaio 2027.
In linea generale la deadline è da considerarsi quella canonica, ovvero entro il terzo mese successivo all’invio della dichiarazione dei redditi del periodo di riferimento.
Il consiglio del vostro conservatore Archiva Group
Tutta la “bagarre” sulla tematica normativa e sulle tempistiche di conservazione dimentica di tener conto dell’aspetto procedurale, ovvero dell’impatto sui processi (e sui costi) aziendali.
Le c.d. Linee Guida AgID in tema di Formazione, Gestione e Conservazione del Documento Informatico, impongono alle aziende la responsabilità sull’operato del/dei Conservatori partendo dal presupposto che la responsabilità del documento informatico inteso come prova di atti e fatti giuridicamente rilevanti (come lo sono le dichiarazioni in ambito RENTRI), resta comunque in capo al Titolare (azienda) anche se questa ha affidato a terzi il servizio di conservazione. Centrale e a chiaro supporto di quanto sopra è infatti la figura (obbligatoria) del Responsabile della Conservazione c/o il Titolare (l’azienda), il professionista, terzo e indipendente rispetto ai conservatori, che è in grado di vigilare sul patrimonio informativo conservato dall’azienda o per conto dell’azienda (da terzi conservatori).
Immaginiamo quindi che il Responsabile della Conservazione debba per ogni classe o tipologia documentale che diventa “informatica” (e la tendenza della transizione digitale può solo aumentare il numero di documenti che ad oggi girano su carta o pdf e domani saranno elettronici/digitali, come è avvenuto con RENTRI), settare e governare processi interni con tempistiche diverse per ogni fattispecie. Un lavoro immane di gestione documentale che potenzialmente impatta tutti i reparti aziendali, su un processo non core che l’azienda ha magari esternalizzato. E qui arriviamo al punto, se come evidenziato dal MASE stesso, questa tipologia di documenti può seguire le tempistiche di messa in conservazione delle scritture fiscali, qual è il senso di creare un processo aziendale diverso che impatta direttamente sulla capacità di governo e operativa dell’azienda stessa?
Conclusioni
X FIR è solo una delle tante evoluzioni che stanno investendo e indirizzando verso il digitale, processi documentali e dichiarativi che impattano giornalmente l’operatività delle aziende. A ben vedere in meno di un decennio abbiamo abolito “certezze cartacee incrollabili” come la fattura e la bolla doganale. Entro il 2030 probabilmente non avremo più le lettere di vettura per le cessioni intra comunitarie è da lì al documento di trasporto totalmente digitale il passo è veramente breve. Cerchiamo di “obbligarci” ad accettare un cambiamento inevitabile attraverso la comprensione delle fondamenta razionali, tra cui appunto la conservazione del documento informatico.