PEC, rafforzare il valore legale delle tue comunicazioni
Imposta dalla normativa la PEC è versione digitalizzata delle raccomandate A/R. Certifica in modo univoco che il soggetto ha ricevuto o inviato una comunicazione "importante".
Troppo spesso le caselle PEC non sono monitorate, ancora di più è diffusa la falsa convinzione che il loro valore sia "eterno" e che si estenda anche al contenuto della comunicazione (e-mail) o agli allegati (contratti, NDA, disdette, ecc.).
Consulenza
Su oltre 100 aziende intervistate il 52%non utilizza correttamente le PEC.
Chi si occupa della PEC in azienda?
Quante caselle PEC, quanti e quali gestori, utilizza la vostra azienda?
La PEC va conservata?
Se non sappiamo rispondere a queste domande, l'esperienza dei nostri consulenti sarà utile per iniziare un uso consapevole dello strumento PEC.
La PEC nasce per dar prova di ricezione/invio di informazioni/documenti particolarmente rilevanti per l’organizzazione.
È facile intuire che se i canali di trasmissione/ricezione non sono monitorati, ossia i ruoli non sono chiari, l’azienda non può star tranquilla. La stessa considerazione è valida se si ha l’errata convinzione che il documento scambiato tramite PEC assuma un carattere di “immortalità e perpetua validità probatoria”.
Gli obiettivi della consulenza in questo ambito sono:
- Compliance normativa.
- Processi efficienti e reattivi.
- Integrazione tecnologica.
Il valore delle PEC da 30 mesi a 10 anni
Per estendere il valore delle ricevute di invio/ricezione l'unica soluzione è la conservazione.
Servizi
Sicurezza, riservatezza, integrità e disponibilità per le tue comunicazioni PEC
Definito il perimetro aziendale, si vanno a recuperare gli archivi di sicurezza dei vari provider PEC presenti in azienda. L'obiettivo è ovviamente accentrare in unico luogo tutte le comunicazioni PEC.
Rendiamo disponibili e facilmente ricercabili i documenti inviati/ricevuti mezzo PEC.
Grazie alla gestione dei metadati definiamo con te tipologie di documenti e proprietà per una facile ricerca e condivisione dei messaggi PEC.
L'unico processo che garantisce il valore probatorio delle ricevute di invio e ricezione per 10 anni rispetto ai 30 mesi dei comuni provider.
Le nostre caselle di PEC sono nativamente integrati con il sistema di conservazione.
Tecnologie
Un unico client per tutte le tue caselle PEC.
Requiro PEC+ permette una gestione ottimale di tutti i domini e caselle di posta elettronica certificata in un unico client.
- Veicolazione e ricezione mezzo PEC dei documenti (con gestione centralizzata di tutte le PEC aziendali, anche multi-provider).
- Permessi e utenze 100% personalizzabili.
- Gestione digitale dei processi di generazione del documento (BPM worflow).
- Firma elettronica (FE/FEQ) anche con accesso SPID/CIE.
- Conservazione e archiviazione dei documenti firmati e delle PEC, per la massima garanzia di disponibilità, integrità e valenza probatoria dei tuoi documenti e delle tue comunicazioni.
Tutte le tecnologie Requiro sono nativamente integrate al sistema di conservazione.
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