La conservazione è un obbligo normativo, ma è necessario andare oltre.
Il controllo sui processi di generazione, invio/ricezione e conservazione del documento informatico (anche se affidati a terzi) sono sempre a carico dell’impresa!
Questo dice la norma. La corretta tenuta della documentazione informatica non riguarda solo i documenti rilevanti ai fini fiscali (fatture), tributari (accise doganali) e penali (MUD rifiuti pericolosi), ma investe tutti quei documenti che sono memoria di un fatto che riguarda la mia impresa, per semplificazione tutti gli accordi, contratti, nda, dei quali dobbiamo essere in grado di mantenere il valore probatorio nel tempo.
Cosa chiedono i nostri clienti
Consulenza
L'intervento è modulare e si basa su 3 ambiti specifici.
Il quadro delle necessità può essere riassunto in questi 3 punti, focalizzati sulla riduzione del rischio sanzionatorio e la necessità di efficienza:
- Consulenza legale sulla Conservazione a Norma.
Analisi e mappatura delle soluzione di conservazione adottate e verifica generale della conformità normativa, regolamentare e tecnologica, individuazione di eventuali criticità con redazione di un documento di Gap Analysis. - Efficienza del processo di generazione dei documenti.
Un Assessment preliminare mira a identificare e valutare:
i processi di generazione dei documenti informatici che saranno oggetto di conservazione;
il ricorso ad eventuali fornitori esterni nella generazione dei documenti informatici;
la struttura IT dell’azienda a supporto della generazione dei documenti informatici;
il conseguimento di eventuali certificazioni di terza parte comprendenti i processi di generazione dei documenti informatici. - Individuazione, formazione e supporto al Responsabile della Conservazione.
La formazione e l’informazione in questo caso supportano il Responsabile, i suoi collaboratori ed il Titolare stesso, nel perseguire logiche di miglioramento continuo, garantendo al tempo stesso una reazione “elastica” ad eventuali evoluzioni normative.
Il Responsabile della Conservazione
La norma definisce l'obbligo per l'impresa di nominare il Responsabile della Conservazione, il quale non può corrispondere al soggetto che eroga un servizio di conservazione.
Servizi
Sicurezza, riservatezza, integrità e disponibilità per le tue informazioni.
Rendiamo disponibili e facilmente ricercabili i tuoi documenti informatici.
Grazie alla gestione dei metadati definiamo con te tipologie di documenti e proprietà per una facile ricerca e condivisione della documentazione.
La possibilità di archiviazione digitale può sanare anche archivi cartacei o digitali eventualmente presenti presso l'impresa.
L'unico processo che garantisce il valore probatorio delle ricevute di invio e ricezione per 10 anni rispetto ai 30 mesi dei comuni provider.
Le nostre caselle di PEC sono nativamente integrati con il sistema di conservazione.
Tecnologie
L'app per il vostro Responsabile della Conservazione
L'App che ti permette il pieno controllo su tutti i tuoi processi documentali erogati da Archiva Group, con particolare riferimento ai documenti oggetto del processo di conservazione a norma. Requiro Control permette una governance completa supportando il Responsabile della Conservazione Aziendale in tutte le attività di sua competenza:
Gestione documentale
per la verifica dello stato di lavorazione dei documenti.
Conservazione
per la verifica dello stato del Sistema di Conservazione.
Data Protection
per la verifica delle categorie dati da tutelare, interessati e attività di trattamento in relazione ai servizi Requiro.
Tutte le tecnologie Requiro sono nativamente integrate al sistema di conservazione.
Sei interessato alla conservazione a norma dei tuoi documenti?
Compila il form per scaricare gratuitamente il nostro e-book "Conservazione a norma. Linee Guida AgID, ruoli e responsabilità degli attori coinvolti."