Un approccio a 360° per aggiungere valore all'ufficio acquisti
Applichiamo consulenza, soluzioni e tecnologie in ciascuna fase del ciclo di vita di un contratto per risolvere le difficoltà di gestione che possono sorgere quotidianamente assicurando al contempo la conformità normativa dell’intero processo.
L'integrità del contratto va preservata sin dalla fase di creazione e fino alla sua conservazione. Infatti, il focus è da porre sull'intero processo di gestione contrattuale che include: la generazione, la condivisione, l'approvazione e la firma del documento. Inserirlo in un processo definito all'interno di un sistema tracciato è il modo corretto per farlo.
Consulenza
Integrità del contratto, massima efficienza, validità probatoria e sicurezza: elementi fondamentali da considerare.
Per garantire l’integrità di un contratto è essenziale certificare che il documento iniziale sia lo stesso rispetto a quello finale, sottoscritto da ambo le parti, e messo in conservazione.
Proprio focalizzandosi sulla compliance con le Linee Guida di AgID, il team di esperti Archiva ha costruito una proposta capace di offrire soluzioni per governare l’intero processo di gestione dei contratti.
Servizi
Eliminare carta, firme autografe e fogli excel dalla gestione dei processi.
Puoi efficientare i processi del tuo ufficio acquisti gestendo in modo snello e compliant alla normativa tutte le attività del contract management, dalla creazione alla gestione e conservazione dei contratti.
Riuscirai a:
- Digitalizzare i documenti che per vari motivi nascono e rimangono “su carta”.
- Metadatare i tuoi documenti per poter ricongiungere, cercare e visualizzare all’interno del database completo di tutti i contratti digitali.
- Firmare i contratti in modo sicuro.
- Veicolare i contratti in modo veloce e sicuro internamente ed esternamente all'organizzazione.
Tecnologie
Da limitazioni ad opportunità grazie a soluzioni tecnologiche
Quando parliamo di tecnologia parliamo di soluzioni di Contract Management che efficientano il processo di gestione della “pratica contrattuale”.
Potrai utilizzare strumenti per gestire in maniera flessibile e personalizzata i vari processi di condivisione e approvazione dei documenti, sia tra i dipartimenti interni, sia con gli utenti esterni all’azienda, inclusi i fornitori. L’intero processo viene quindi tracciato in un sistema, dalle comunicazioni tra gli utenti al versioning dei documenti.
La soluzione Archiva copre end to end l’intero processo di gestione dei Contratti, in piena compliance con la normativa Agid.
L'ufficio acquisti è pronto per eliminare la complessità nella gestione dei processi?
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