Tra le classi documentali dei documenti informatici 5 sono quelle più tipicamente a rischio di non conformità:
- I contratti – per esempio se viene apposta una firma digitale da almeno una delle due parti contraenti, per cui in automatico scatta l’obbligo di conservazione per entrambi i soggetti;
- Le PEC – se si vuole preservare l’efficacia probatoria oltre il 30° mese, periodo obbligatorio previsto dalla normativa per il gestore del servizio di PEC;
- Il LUL (Libro Unico del Lavoro) – per conservare i documenti di HR e capire se necessaria solo la copia cartacea o anche il documento informatico;
- Le Note Spese – verificando quali siano le applicazioni realmente certificate che non richiedano il recupero del giustificativo originario su carta;
- I Report Finanziari e di Controllo – se l’azienda intende che specifici documenti assumano rilevanza per l’autorità.
Per recepire le Linee Guida AgID, è da sottolineare dunque che queste non fanno riferimento solo alla Conservazione, ma anche alla fase di Gestione, a partire dalla generazione del documento e all’utilizzo all’interno di processi aziendali, fino alla Conservazione finale. Si parla infatti di “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”
Fondamentale per quanto richiesto dalle Linee Guida, è la nomina di un Responsabile della Conservazione – interno o esterno – con specifici ruoli e compiti:
- Predisposizione del Manuale di Conservazione e aggiornamento periodico;
- Definizione e attuazione delle politiche del Sistema di Conservazione;
- Gestione con piena responsabilità giuridica e autonomia.
- Anche per i clienti Archiva sono poi obbligatorie ulteriori attività di verifica:
- L’integrazione del Manuale della Conservazione con le classi documentali non gestite da Archiva;
- Le verifiche tecniche e contrattuali legate a contratti, deleghe e nomine;
- Le verifiche legate all’operato di altri conservatori;
- Le verifiche rispetto alle tipologie di documenti rilevanti che debbano essere conservati.
In quest’ultimo caso le tipologie di documenti da conservare non sono definite da un elenco di “categorie di documenti”. Non esiste infatti una caratteristica intrinseca della classe documentale, ma molto dipende dai processi che riguardano la gestione dei documenti stessi.
Per concludere, è da ricordare che – per garantire efficacia probatoria dei documenti – le Linee Guida richiedono anche una corretta compilazione dei metadati da associare, non solo per la Conservazione, ma a partire dalla generazione del documento stesso e per tutta fase di gestione.