Dal 1° gennaio 2021 tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale hanno l’obbligo di inviare gli ordini elettronici tramite NSO per l’acquisto di beni e servizi.
Ad oggi, infatti, l’ordine elettronico deve essere trasmesso tramite NSO, Nodo Smistamento Ordini, ovvero l’infrastruttura tecnologica messa a disposizione dal Ministero dell’Economia e delle Finanze. Per quanto riguarda il lato operativo, le metodologie di veicolazione degli ordini sono analoghe a quelle utilizzate per la veicolazione della fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio.
L’ordine e le relative risposte viaggiano infatti telematicamente, in formato UBL e clienti e fornitori possono interagire attraverso i canali web services e SFTP.
La digitalizzazione del processo di acquisto comporta una maggiore efficienza e tracciabilità per tutti gli ordini, riducendo ulteriormente sprechi e inefficienze. Per i fornitori, la ricezione degli ordini in formato elettronico comporta invece la riduzione dei tempi necessari per gestire ordini e consegne.
L’ordine veicolato dal Nodo Smistamento Ordini è di quattro tipologie differenti:
- Ordine, che viene emesso dal cliente – ovvero l’azienda pubblica del SSN – verso il fornitore.
- Ordine pre-concordato, ovvero inviato dal fornitore alla PA.
- Risposta, che permette alla PA di accettare, rifiutare o modificare l’ordine emesso dal cliente.
- Ordine di riscontro, il quale consente alla PA di confermare, declinare o sostituire risposte con modifiche o ordini concordati inviati dalle aziende fornitrici.
Quali sono i vantaggi?
- Standardizzazione: il documento viene trasmesso secondo un formato standard, con dati riportati secondo regole ben precise e che non possono dare adito a controversie o diverse interpretazioni.
- Tracciabilità: la trasmissione del documento è tracciata da ricevute e verificabile.
- Risparmio: costo minore di gestione e grandi possibilità di elaborazione dei dati contenuti nel documento.
- Automazione: la standardizzazione della struttura dell’ordine elettronico permette la lettura e l’acquisizione dei dati in modo corretto e univoco.
- Uniformità: per ricevere e trasmettere ordini e conferme è possibile utilizzare lo stesso codice destinatario impiegato per la fattura elettronica. Inoltre, lo stesso intermediario che un’azienda utilizza per la gestione della fattura elettronica può essere utilizzato per gestire gli ordini dalla PA nella stessa modalità.
- Conservazione: l’ordine elettronico è un documento informatico, e come tale assume rilevanza giuridica ed è opponibile a terzi una volta conservato a norma DPCM 2013.
- Compliance a GDPR: è molto più agevole rendere compliant al Regolamento GDPR 2016 una procedura informatica per qualsiasi dato personale contenuto nel documento.