Il passaggio definitivo alla digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti segna un punto di svolta fondamentale per il settore ambientale in Italia. Il fulcro di questa trasformazione è l'xFIR, un documento nativamente informatico con estensione .xFIR, che a partire dal 13 febbraio 2026 diventerà l'unico standard per una vasta platea di operatori. Dal punto di vista tecnico, non si tratta di un semplice file statico, ma di un file "contenitore" dinamico progettato per accogliere e conservare le diverse versioni del formulario, aggiornate progressivamente dai vari attori della filiera durante le fasi del trasporto.
Sotto il profilo normativo, l'obbligo di adozione del formato digitale è guidato dalla natura del produttore: se il produttore o detentore è obbligato all'emissione digitale (perché iscritto al RENTRI e con più di 10 dipendenti per certe tipologie di rifiuti), l'intera filiera, inclusi trasportatori e destinatari, deve gestire il FIR in modalità elettronica. Al contrario, se il produttore non è obbligato, la gestione rimane cartacea per tutti i soggetti coinvolti. Questa distinzione impone a trasportatori e impianti di essere pronti a operare in modalità ibrida a seconda del cliente servito.
Preparati ora all’xFIR e alla gestione digitale dei formulari
Il processo operativo dell'xFIR è rigorosamente sequenziale e collaborativo. Tutto inizia con l'emissione e la compilazione, che può essere effettuata dal produttore o dal trasportatore su delega. Prima che il veicolo lasci il sito di produzione, il documento deve essere completo in ogni sua parte (inclusi dati del conducente e targa) e deve essere sottoscritto digitalmente sia dal produttore che dal trasportatore. Un aspetto critico del nuovo processo è l'immodificabilità: una volta apposte le firme digitali di partenza, le informazioni essenziali come la tipologia di rifiuto e il destinatario non possono più essere variate, e il FIR non può più essere annullato. Durante il trasporto, la conformità ai controlli su strada è garantita dalla possibilità di esibire il file su dispositivi mobili o tramite una stampa cartacea "di cortesia" che non richiede firma.
Il ciclo si chiude presso il destinatario, che integra il file con i dati di accettazione o respingimento e appone la propria firma digitale. La normativa impone ora tempi strettissimi: il destinatario deve restituire la copia completa del FIR digitale entro due giorni lavorativi dalla presa in carico. Infine, per garantire l'integrità e il valore legale del documento nel tempo, produttori, trasportatori e destinatari hanno l'obbligo di trasferire i file .xFIR in un sistema di conservazione digitale a norma almeno una volta all'anno.