Immaginiamo uno scenario abbastanza comune.
Un’azienda esporta regolarmente i propri prodotti verso altri paesi dell’Unione Europea.
Le fatture vengono emesse correttamente in regime di non imponibilità IVA e il processo amministrativo sembra funzionare senza particolari criticità.
Poi arriva un controllo fiscale.
A quel punto l’attenzione dell’amministrazione finanziaria si concentra su una domanda molto semplice:
L’azienda è in grado di dimostrare che la merce è stata effettivamente trasferita in un altro Stato membro?
La risposta a questa domanda dipende dalla disponibilità di una serie di prove documentali che attestino il trasporto e la consegna dei beni.
E qui spesso emergono i problemi.
Il nodo delle prove documentali
La disciplina delle cessioni intracomunitarie prevede che l’operazione possa beneficiare del regime di non imponibilità solo se è possibile dimostrare che i beni sono stati effettivamente trasferiti verso un altro Stato membro.
In Italia questo principio è disciplinato dall’Articolo 41 del DL 331/1993, mentre a livello europeo la normativa è stata rafforzata dalle cosiddette Quick Fixes IVA, introdotte dal Regolamento di esecuzione (UE) 2018/1912.
Secondo questa impostazione, la prova del trasferimento dei beni può essere dimostrata attraverso diversi documenti, tra cui:
- documenti di trasporto firmati
- fatture del vettore
- documentazione assicurativa
- ricevute del trasporto
- documentazione bancaria relativa al pagamento del trasporto.
Il problema è che questi documenti raramente si trovano tutti nello stesso posto.
Dove si trovano davvero questi documenti
Nella maggior parte delle aziende la documentazione legata alle spedizioni è distribuita tra diversi sistemi e canali.
Alcuni documenti si trovano nell’ERP aziendale.
Altri sono archiviati nei magazzini sotto forma di documenti cartacei.
Altri ancora sono disponibili nei portali dei vettori o nelle email scambiate con i trasportatori.
Quando tutto funziona, questo sistema informale può sembrare sufficiente.
Ma nel momento in cui diventa necessario ricostruire rapidamente la documentazione relativa a una spedizione, la situazione cambia radicalmente.
La ricerca dei documenti può trasformarsi in un’attività complessa che coinvolge logistica, amministrazione e spesso anche l’IT.
Il fattore tempo
Negli ultimi anni un ulteriore elemento ha aumentato l’attenzione su questo tema: la necessità di gestire le prove documentali in tempi sempre più stringenti.
Il Decreto Legislativo 14 giugno 2024 n. 87 ha rafforzato il sistema sanzionatorio introducendo un termine di riferimento di 90 giorni per il trasferimento dei beni in un altro Stato membro nel caso di trasporto a cura del cessionario.
Questo significa che le aziende devono essere in grado di raccogliere e organizzare la documentazione relativa alle spedizioni in modo molto più tempestivo rispetto al passato.
Un processo basato sulla ricerca manuale dei documenti diventa quindi sempre meno sostenibile.
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Il ruolo della digitalizzazione
Parallelamente, la supply chain europea sta attraversando una fase di profonda trasformazione.
Un esempio concreto è rappresentato dalla diffusione della eCMR, la versione elettronica della lettera di vettura internazionale prevista dalla Convenzione CMR.
La digitalizzazione dei documenti di trasporto consente di migliorare la tracciabilità delle spedizioni e di ridurre la dipendenza dai documenti cartacei.
Ma il vero cambiamento non riguarda solo il formato dei documenti.
Riguarda il modo in cui i dati e le informazioni vengono raccolti lungo il processo logistico.
Dalla raccolta dei documenti alla gestione del processo
Molte aziende affrontano il tema delle cessioni intracomunitarie cercando di migliorare la gestione dei documenti.
Un approccio più efficace consiste invece nel ripensare il processo nel suo complesso.
In un modello digitale, le informazioni relative alla spedizione vengono raccolte direttamente durante l’esecuzione delle attività operative.
I dati di spedizione partono dall’ERP aziendale, vengono gestiti all’interno di workflow digitali e confluiscono automaticamente nel sistema documentale.
Allo stesso tempo è possibile automatizzare la raccolta delle prove di consegna dai portali dei vettori o gestire in modo strutturato le conferme dei clienti nei casi di spedizioni Ex Works.
Questo approccio consente di trasformare la gestione delle prove da attività manuale e reattiva a processo governato e monitorabile.
Una domanda che ogni CFO dovrebbe porsi
Alla fine, la domanda più importante non riguarda la normativa.
Riguarda il processo.
Se domani l’azienda dovesse ricevere un controllo fiscale sulle cessioni intracomunitarie, sarebbe in grado di:
- individuare rapidamente tutte le spedizioni interessate
- recuperare le prove documentali necessarie
- dimostrare in modo chiaro il trasferimento dei beni?
Se la risposta richiede giorni di lavoro e il coinvolgimento di più reparti, probabilmente il processo può essere migliorato.
Ed è proprio qui che la digitalizzazione della gestione documentale e dei processi logistici può fare la differenza.
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