Con l’entrata in vigore dell’articolo 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, meglio noto come CAD, è stato riconosciuto alla posta elettronica certificata lo stesso valore legale della nota raccomandata cartacea con avviso di ritorno.
Infatti, si può ritenere che la PEC rappresenti l’evoluzione nel virtuale di questo strumento di trasmissione cartaceo, utilizzato nella trasmissione di dati, informazioni o documenti rilevanti.
L’erogazione e quindi l’attivazione di una casella PEC possono avvenire solo sottoscrivendo con un gestore accreditato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che assolve alla funzione di garante dell’avvenuta trasmissione e ricezione del messaggio mediante l'erogazione di ricevute di avvenuta consegna e ricezione del messaggio. Infatti, la PEC si differenzia dalla posta ordinaria proprio per le garanzie che offre: autenticità, integrità, immodificabilità e certezza di invio e ricezione del messaggio inviato.
L’invio del messaggio PEC e la busta di trasporto
Precisamente, al punto di accesso il messaggio inviato dal mittente viene convertito dal suo gestore PEC in una busta di trasporto recapitata poi al destinatario, ossia un file allegato contenente il messaggio originale inviato dal mittente, eventuali allegati e i dati di certificazione. Questo “pacchetto dati” viene firmato dal gestore PEC così da consentire al ricevente la verifica dei dati di certificazione.
A fronte dell’invio del messaggio, il mittente riceve quindi una ricevuta di accettazione dell’e-mail (se conforme) inviata dal suo gestore PEC e una ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore PEC del destinatario.
Di conseguenza, se il mittente ha ricevuto l’avviso di avvenuta consegna, il destinatario non avrà scuse e non potrà negare di aver ricevuto la corrispondenza (anche se questa è finita nello spam o la sua casella dovesse risultare piena): il messaggio è stato ufficialmente consegnato e questa è prova sufficiente in sede di giudizio. È importante, infatti, che il mittente ponga in conservazione la ricevuta di consegna completa e che il destinatario tuteli il messaggio e i suoi allegati. Infatti, i provider PEC sono tenuti a conservare i loro log per soli 30 mesi, un termine inferiore rispetto ai 10 anni previsto dalla legge sulla conservazione dei documenti con rilevanza giuridica dell’attività d’impresa (articoli 2220 e 2214 del c.c.).
Inoltre, la legge stabilisce che la PEC è anche un documento informatico rientrando nell'ambito di applicazione dell'articolo 43 del CAD, il quale stabilisce l'obbligo di conservazione secondo le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Come aumentare la memoria della PEC?
Sicuramente non c’è dubbio che rischiare di andare incontro a problemi legali e a sanzioni per la mancata considerazione di un messaggio PEC è un rischio che non tutti vogliono correre.
Tuttavia, spesso non ci si rende conto dello spazio in esaurimento nella propria casella PEC o comunque non si ritiene che questo potrebbe provocare gravi danni.
Ma se il mittente ha ricevuto la ricevuta di consegna, il destinatario che non ha ricevuto l’e-mail non potrà opporsi o dimostrare il contrario.
Quindi, una soluzione valida potrebbe essere quella di affidarsi ad un servizio di gestione documentale che in automatico, con cadenza personalizzabile in base alle esigenze, si occupi di metter in conservazione le corrispondenze inbox così da renderle sempre disponibili ma in uno “spazio” diverso da quello della casella PEC del gestore.
In questo modo, non si correrebbe il rischio di non ricevere la corrispondenza e si preserverebbe il valore legale di tutte le altre grazie alla conservazione.