Hybrid Project Management: la migliore strategia per la trasformazione digitale nelle PMI

hybrid project management per la trasformazione delle PMI

Non è un segreto che la trasformazione digitale è un processo difficile. Le aziende devono tenere il passo con la natura dinamica del business e del mercato, ma hanno anche compiti quotidiani e molte attività da gestire. Questo può lasciare le aree aziendali incaricate a guidare questi cambiamenti a sentirsi sopraffatte, generando scarso impatto e bassa probabilità di successo. Se combiniamo tutto questo con le aspettative del business di un'alta prevedibilità dei risultati e dei costi da sostenere, tipica di un approccio predittivo, rispetto alle consegne di progetto spesso basate su consegne immateriali - come i cambiamenti di processo e soluzioni software - meglio gestite con processi adattivi, abbiamo una ricetta per un risultato inferiore alle aspettative.  

Fortunatamente, c'è una risposta a questo problema: l'Hybrid Project Management.  

L'Hybrid Project Management è una strategia di gestione del progetto che utilizza più approcci per affrontare diversi aspetti. Può aiutare le aziende a gestire sia le esigenze di business più rigide che a portare valore alla loro strategia di trasformazione digitale.   

Cos'è una trasformazione digitale? 

Quando parliamo di trasformazione digitale intendiamo la modernizzazione dei sistemi aziendali e tecnologici di un'organizzazione. Le aziende stanno intraprendendo questo cambiamento per rimanere rilevanti e competitive nell'economia odierna. 

Le trasformazioni digitali possono essere classificate in base alla loro portata:  

  • Strategica, comportano cambiamenti più grandi che comprendono l'intero business e possono richiedere anni per essere implementate. 
  • Tattica, si concentrano su progetti specifici o linee di prodotto con una portata più limitata di quelle strategiche. 
  • Operativa, si parla di piccoli miglioramenti che portano valore aggiunto ed efficienza ai processi esistenti. 

Perché la trasformazione digitale è così difficile da implementare?  

Qualsiasi progetto che richiede la ristrutturazione dei processi di un'azienda e della gerarchia organizzativa interna sarà difficile. La trasformazione digitale richiede un cambiamento, che non è facile per le aziende. Inoltre, questo tipo di progetto richiede il forte coinvolgimento di tutte le parti interessate, anche quelle che non sono direttamente coinvolte nei cambiamenti. Questo significa che avrete a che fare con molte persone e le loro scelte emotive durante il processo. Quindi, come si fa a convincere tutti? Avete bisogno di un piano solido per coinvolgere gli stakeholder nel progetto, e dovete essere in grado di articolare i benefici della trasformazione. 

Cos'è la gestione ibrida del progetto? 

La gestione ibrida dei progetti è una strategia, efficace per le aziende che devono gestire i loro progetti mentre si adattano alle esigenze della trasformazione digitale, che implementa sia metodi waterfall (predittivi) che agili (adattivi). Secondo il PMI (Project Management Institute) ci sono tre aree principali da gestire per raggiungere gli scopi e gli obiettivi del progetto:

  1. Persone
  2. Processi
  3. Conformità del business

Analizzando meglio ogni area, la gestione dei progetti ibridi dovrà essere in grado di affrontare questi elementi. 

Per le persone: 

  • Gestire i conflitti e guidare una squadra.  
  • Sostenere le prestazioni del team tenendo i membri del team e le parti interessate responsabili.  
  • Affrontare e rimuovere gli impedimenti e gli ostacoli.  
  • Collaborare con le parti interessate e coinvolgerle.  
  • Costruire una comprensione condivisa.   

Per il processo: 

  • Eseguire il progetto con l'urgenza necessaria per fornire valore al business. 
  • Gestire le comunicazioni, valutare e gestire il rischio.  
  • Pianificare e gestire il budget, la pianificazione, la qualità del prodotto/consegna, l'ambito, le modifiche al progetto e i problemi.  

Per la conformità del business: 

  • Pianificare e gestire la conformità del progetto.  
  • Valutare e consegnare i benefici e il valore del progetto.  

Come iniziare la gestione ibrida di un progetto? Quali sono i punti chiave? 

Spesso accade che le aziende, in particolare le PMI, non sono in grado di gestire tutte queste aree.  
Per una gestione corretta sarà necessario iniziare con quelle che possiamo considerare indispensabili: 

  1. Le persone svolgono i progetti, una buona documentazione e ottimi requisiti tecnici non sono sufficienti.  
  2. Affrontare e rimuovere gli impedimenti e gli ostacoli.
  3. Costruire una comprensione condivisa, coinvolgere e sostenere i team virtuali.

Le persone fanno i progetti  

La prima cosa da fare è coinvolgere tutti gli stakeholder che possono avere un impatto sul progetto. Spesso si parla di un cambiamento culturale, che deve quindi partire dalla base. Identificare il team giusto per guidare questo cambiamento è il primo passo; trasferire loro la visione e quello che per l'azienda è il vero valore da raggiungere e assicurarsi di affidare il compito della gestione a un Project Leader che sia in grado di trasferire quella visione a tutto il team. 

Elenchiamo qui un primo set di strumenti utili a tale scopo:  

  • Team Charter: stabilisce il tono dell’interazione tra i compagni di squadra, si tratta di un documento che delinea le aspettative di tutti i membri del team. Può essere usato per impostare le linee guida sulla comunicazione all’interno del gruppo e sulla definizione comune del tipo di lavoro da svolgere e delle modalità di svolgimento. 
  • Project Charter: delinea il progetto definendone i confini; è molto utile in fase iniziale come strumento di comunicazione verso il team, l’azienda e gli stakeholder.
  • Vision o Mission Statement: descrive gli obiettivi del business, il perché, in modo più dettagliato.  

Affrontare e rimuovere gli impedimenti e gli ostacoli 

Per affrontare e rimuovere gli ostacoli al cambiamento, è sempre bene iniziare con una prima analisi dei rischi. Anche se gestita in modo qualitativo, può portare ad anticipare tutte quelle azioni e attività che saranno utili per mitigare le minacce che sono visibili e rilevabili. 

Una volta individuate e gestite le possibili minacce, nella gestione dell’esecuzione del progetto, possono venirci in aiuto i metodi più utilizzati nel mondo agile. Alcuni strumenti possono essere: 

  • Risk Management Plan: un piano di gestione del rischio è un documento che aiuta a identificare, valutare e dare priorità ai rischi. Fornisce una guida su come mitigare i rischi identificati, inserendo nuove azioni e attività nel backlog di progetto.  
  • Stand Up Meeting: brevi riunioni con i membri del team o con le parti interessate al fine di condividere rapidamente i progressi fatti dall'ultima riunione, quali compiti sono previsti per le sessioni di lavoro future e gli eventuali impedimenti incontrati finora. L'obiettivo di questo strumento è quello di fornire trasparenza tra tutti i membri del team sul punto in cui si trovano attualmente con le loro attività individuali, nonché di aiutarli a rimanere responsabili dei loro impegni per tutta la durata del progetto.   
  • Success Failure Mindset: mentalità o approccio che privilegia l'uscita di rilasci al cliente prima che sia tutto perfetto. Questo permette di feedback da parte degli utenti che potrebbero avere alcune grandi idee su come rendere il prodotto ancora migliore.  
  • Proof Of Concept: piccoli esperimenti che permettono di usare l’idea prima di investirci troppo tempo senza rischiare nulla se non si rivela come previsto. Una versione piccola e limitata del cambiamento che vogliamo implementare mette subito in moto la possibilità di verificare se la visione del business corrisponde davvero alle aspettative degli utenti e degli stakeholder. 

Costruire una comprensione condivisa, coinvolgere e sostenere anche i team virtuali  

Nel momento in cui tutti hanno la visione, i contorni del progetto e le persone per portare avanti questo cambiamento, come ci si assicura che la complessità del progetto non porti a confusione e disallineamento? 

Anche per quest’area vediamo quali sono gli strumenti utili: 

  • Riunione di Kickoff: iI progetto può iniziare con una riunione di kick-off includendo tutte le parti interessate necessarie. Qui si mostrerà il Project Charter e si definirà il punto di partenza, il punto di arrivo e il valore che il business si aspetta dall'iniziativa. Si tratta di un primo passo nel progetto per assicurare che tutte le parti interessate abbiano una chiara comprensione di ciò che deve essere fatto.    
  • Lavagne Kanban: si tratta di strumenti visivi per la gestione delle attività e sul progresso del progetto. Per migliorare l'efficienza all'interno del team è consigliabile creare dei kanban digitali che permettono di vedere a colpo d'occhio le informazioni sui compiti, come quelli assegnati, completati e in ritardo.  

I vantaggi della gestione ibrida del progetto 

Ci sono numerosi vantaggi nell'usare la gestione ibrida del progetto. Usando questa modalità di gestione, si può trarre vantaggio dal meglio dei due mondi quando si tratta di metodi e processi. Tuttavia, tale processo richiederà sicuramente un livello più alto di leadership per gestire i conflitti tra diversi stakeholder e membri del team poiché avranno diverse aspettative e preferenze in termini di come vogliono che le cose siano fatte. Oltre alle capacità di leadership, avrete anche bisogno di forti capacità di mediazione e tecniche di risoluzione dei conflitti per gestire efficacemente questi tipi di progetti. 

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