Operazione comune a tutte le aziende, piccole e grandi, la nota spese è il documento che il dipendente che ha affrontato una trasferta di lavoro deve redigere per elencare tutte le spese sostenute che poi saranno rimborsate in busta paga.
La gestione e la compilazione della nota spese in azienda può sembrare un compito laborioso e complicato, ma con l'adozione delle giuste pratiche e strumenti è possibile semplificare questo processo. Infatti, è un aspetto fondamentale della gestione finanziaria in azienda anche se spesso viene trascurata.
Rappresenta una sorta di “registro” delle spese sostenute dai dipendenti nell’ambito delle trasferte svolte per conto dell’impresa o nel territorio comunale o al di fuori. È chiaro quindi come si configuri come un elemento chiave per il controllo dei costi. Infatti, l’azienda procederà al rimborso del dipendente, solo se le spese da questo sostenuto sono state autorizzate all’interno di procedure di convalida interne e corrispondono esattamente alle prove d’acquisto fornite. È importante perché queste spese rientrano nei costi deducibili fisicamente sostenuti dall’impresa.
Esploriamo, quindi, in questo breve articolo, alcune strategie e consigli su come ottimizzare questo processo.
In primo luogo, è importante definire una politica aziendale chiara. Informare i dipendenti su quelle che sono le travel policy aziendali è fondamentale per evitare ambiguità e controversie. Quindi, conoscere anticipatamente i limiti di spesa, le categorie di spese ammissibili e le procedure di approvazione.
Educare i dipendenti sull’importanza della nota spese è un’altra buona pratica per evitare errori di compilazione e problemi di varia natura. Possono risultare utili quindi sessioni di formazione interna che includano anche un training sulle procedure operative e le best practice da seguire. Uno studio pubblicato su Journal of Business Management ha rilevato che la presenza di linee guida chiare può ridurre gli errori di compilazione della nota spese fino al 30% e velocizzare il processo di approvazione del 20%.
Ovviamente un ruolo cruciale lo rivestono gli strumenti che offerti dalla trasformazione digitale. Parliamo di soluzioni che grazie all’automazione riducono l’intervento umano abbattendo gli errori e le dimenticanze. Infatti, per esempio, considerando la compilazione della nota spese con il metodo analitico, potrebbero esserci errori umani nella lettura degli scontrini o nell’inserimento manuale delle informazioni. Il mal contento e l’insoddisfazione ovviamente potrebbero intaccare i rapporti.
Quindi una soluzione automatizzata che elimina l’utilizzo della carta e il conto manuale delle spese consente di digitalizzare l’intero processo. Contemporaneamente è possibile archiviare e conservare le prove d’acquisto e gli storici dei movimenti per creare reportistiche aggiornate che aiutino nel processo decisionale in futuro. Si deve considerare che l'automazione dei processi di raccolta dei dati può ridurre il tempo dedicato alla compilazione delle note spese del 50% e ridurre gli errori del 75%.
Quindi, l’utilizzo di software dedicati può semplificare notevolmente il processo di compilazione categorizzando le spese aziendali e calcolando automaticamente i totali. Inoltre, molti software integrano funzionalità di approvazione e generazione di report riducendo il carico di lavoro amministrativo. Analizzare e monitorare le spese è tra l’altro fondamentale per identificare le tendenze, individuare le aree di spreco e assumere quindi decisioni finanziarie informate.