Elimina le attività a basso valore nel tuo ufficio amministrativo
Il progetto nasce da un'esigenza chiara dell'azienda cliente: minimizzare le attività interne a basso valore, cercare di unificare i processi di fatturazione passiva estera ed italiana e semplificare i processi di gestione dei fornitori considerando la gestione giornaliera manuale di ben 90mila fatture e 2700 rapporti con fornitori.
La soluzione proposta dal Gruppo Archiva con il suppporto della piattaforma Requiro ha permesso di rispondere efficacemente ai desideri dell’azienda cliente.
Azienda
L’azienda opera nel settore automotive, conta 1500 dipendenti e registra in media 2 miliardi di fatturato annuo.
Obiettivo
Gli obiettivi del progetto per il cliente possono riassumersi in 3 punti:
- Ridurre le attività interne a basso valore aggiunto.
- Unificare i processi di gestione delle fatture passive estere con quelle italiane.
- Semplificare i processi di gestione dei fornitori.
As Is
La gestiona manuale comprendeva:
- 90.000 fatture estere annuali comprensive di fatture passive digitali, fatture passive cartacee e self billing Europa;
- oltre 200 estratti conto;
- rapporti con 2.700 fornitori;
- 3000 bolle doganali / spedizionieri.
To Be
In primo luogo, si è reso necessario l’outsourcing della gestione delle fatture fornitori attraverso Requiro Cloud. I servizi attivati di fatturazione ciclo passivo, archiviazione e dematerializzazione permettono ora la digitalizzazione dei documenti cartacei e l’indicizzazione dei documenti digitali, nonché il censimento dei fornitori.
Il processo di ricezione e registrazione delle fatture segue il seguente percorso:
- Ricezione del documento tramite e-mail, foto, pdf, formato cartaceo, ecc.
- Classificazione e smistamento del documento a cui fa seguito il controllo e la validazione dei dati e la possibilità di gestire anomalie e scarti grazie all'RPA.
- Comprensione dei dati del documento, tramite un processo di RPA i dati vengono estratti dagli allegati PDF e caricati su front end web per la validazione.
- Validazione dei documenti per opera di Archiva.
- Pubblicazione e Report dei documenti: esportazione verso SAP FI/MM ed invio dei report di ritorno con situazione coda ed esiti elaborazioni grazie all'RPA.
Benefici
- Nessuna attività di mappatura dei documenti fornitori.
- Aumento della percentuale delle informazioni lette rispetto ad una normale soluzione OCR.
- Possibilità di demandare tutte le fasi di gestione del documento, anche cartaceo.
- Possibilità di demandare tutte le fasi al riconoscimento del documento, anche le operazioni manuali.
- Nessun costo interno di gestione infrastruttura hardware e software.
