Ridurre i costi, i tempi, gli errori, la carta ed essere compliance alla normativa è possibile
La documentazione cartacea resta per molte aziende lo strumento principale per raccogliere dati ed informazioni preziose. Gestire però una mole elevata di documenti in modo manuale comporta spesso svantaggi che ricadono sull'operatività quotidiana.
In questo caso, il gruppo Archiva ha unito le proprie competenze per supportare un'importante realtà, leader nel settore dell'ottica, nella semplificazione della procedura di raccolta dei moduli privacy dei consumatori nei punti vendita fisici che avveniva ancora in modalità cartacea. La modalità di gestione manuale delle pratiche comportava spesso errori e inesattezze che rischiavano di compromettere il customer journey nel punto vendita.
La soluzione proposta ha digitalizzato l’intero processo di gestione dei documenti privacy, inclusi i consensi e la firma elettronica, mediante una app su sistema Android.
Azienda
L’azienda è leader nel settore dell’ottica e conta 400 filiali in Italia e fino a 26 mila dipendenti nel mondo. Il fatturato annuo italiano si aggira attorno i 30 milioni di euro.
Obiettivo
L’obiettivo dell’intervento è stato la digitalizzazione del processo di raccolta dei moduli di privacy dei clienti finali, inclusi i consensi e la firma elettronica, mediante la realizzazione di un’applicazione su piattaforma Android che permetterà di apporre una FEA ai documenti di consenso Privacy.
As Is
La procedura di raccolta dei dati e dei moduli di consenso veniva svolta in modalità cartacea. Quindi nei giorni di maggiore affluenza si registravano fino a 1900 transizioni cartacee. La mole di carta e documenti da gestire era notevole, tanto che si rischiava di commettere errori e di infastidire il cliente durante il suo journey.
Infatti:
- l’operatore forniva il modulo di raccolta dati al cliente finale,
- questo compilava e firmava i documenti cartacei ricevuti,
- infine, l’operatore nuovamente inseriva i dati all’interno del software dei punti vendita.
To Be
Il processo di raccolta dei dati e dei moduli di consenso viene interamente gestito digitalmente. In questo modo si snelliscono e semplificano i processi riducendo errori, costi e tempo.
In questo modo:
- L’operatore ricerca il cliente all’interno del software del punto vendita o inserisce il nominativo per la prima volta se non è stato registrato in precedenza.
- Il cliente firma l’informativa privacy e per l’utilizzo della firma elettronica, ricevendone copia via e-mail.
- I dati identificativi e il PDF dei moduli di consenso e della FEA vengono ricevuti da Requiro per la conservazione digitale a norma.
Il progetto si struttura sull'unione di tre componenti principali:
- Applicazione su tablet Android.
- Componente server dell’applicazione.
- Componente conservazione digitale a norma.
Benefici
- Ottimizzare i flussi delle attività migliorandone i processi interni e condivisi con i clienti.
- Offrire ai clienti una User Experience più semplice e al tempo stesso più qualificata.
- Ridurre i costi derivati dalla gestione cartacea dei documenti (spazio e stampa).
- Ridurre gli errori di gestione delle informazioni documento.
- Ridurre il tempo di indisponibilità dei documenti.
