Una soluzione di Intelligent Automation permette di ridurre i tempi di lavoro, eliminare gli errori e dedicare più risorse ad attività a valore
Un controllo di cassa di breve periodo permette di avere proiezioni periodiche, tuttavia nel caso del nostro cliente, questo era svolto manualmente tanto che il margine di errore era elevato, la reportistica destrutturata e non integrata. Si è reso necessario intervenire con una soluzione di Intelligent Automation.
Azienda
L’azienda cliente opera nel settore alimentare dei beni di largo consumo, fattura circa 470 milioni di euro all’anno e conta circa 1300 dipendenti.
Obiettivo
L'obiettivo principale del progetto era il miglioramento del processo dei controlli di cassa, in particolare della riduzione del tempo dedicato ad azioni ripetitive di controllo e l'eliminazione di errori legati a queste attività. Questo è stato reso possibile grazie all'automazione della gestione dei flussi di cassa in entrata e in uscita e tutte le procedure che riguardano le normali notifiche di sollecito, verifica o integrazione dei dati nelle proiezioni. Un intervento che ha investito sia la gestione degli incassi che delle spese.
As Is
La gestione degli incassi e delle spese inizialmente prevedeva che una risorsa preposta si occupasse di:
- Accedere ad ogni c/c per trovare tutte le entrate o le uscite avvenute o previste e aggregarle di volta in volta su un foglio Excel.
- Verificare sull' ERP gli Ordini da Cliente o verso Fornitore con pagamento previsto nel c.m. se l’ordine era stato inserito su ERP.
- Accedere tramite e-mail o portale clienti alle entrate merci (nel caso dei beni), alle attestazioni di prestazioni (nel caso dei servizi), aggiornare manualmente l’ERP e inviare solleciti uno ad uno.
- Verificare tramite ERP e portale clienti o dalle e-mail ricevute e nel caso della stima spese tramite anche DMS o Cassetto fiscale, (nel caso degli incassi) le fatture realmente emesse tra quelle approvate e (nel caso delle spese) le fatture rievute e sbloccate al pagamento e inviare, in entrambi i casi, manualmente dei promemoria agli interessati.
- Integrare le informazioni con quelle frammentate di altri incassi previsti/uscite previste e formulare una previsione su ulteriori entrate/uscite mensili.
To Be
Grazie all'Intelligent Automation, la soluzione del Gruppo Archiva ha previsto l'automazione delle attività dei controlli di cassa, seguendo diversi step:
- Accesso a tutti i conti correnti e calcolo delle entrate dal giorno 1 al giorno corrente importando i dati su un foglio di calcolo.
- Accesso all’ERP e verifica autonomatica degli ordini in pagamento.
- Accesso all’ERP e invio automatico di eventuali solleciti e gestione delle variazioni da inserire in ERP.
- Nel caso degli incassi, accesso a tutte le fonti verificando che le fatture approvate siano state emesse – invio all'operatore di alert in caso di fattura non emessa; per le spese accede e controlla autonomamente le diverse fonti dati – invio solleciti – gestione le variazioni e le inserisce sul ERP.
- Riconciliazione di tutti i dati e calcolo autonomatico della proiezione di incasso/uscita – alimenta uno storico di reportistica
Benefici
- 100% saved time
- 0h di lavoro umano
- 0% errori
- Reportistica sempre aggiornata
