Riduzione dei tempi end-to-end di generazione, approvazione e veicolazione dei documenti del ciclo passivo
Il caso che segue è frutto del lavoro congiunto delle società del Gruppo Archiva per fornire una soluzione di supporto alla gestione, alla pianificazione e al monitoraggio del ciclo passivo di un'azienda leader nel settore assicurativo. La gestione dei processi avveniva in modo manuale o semi-manuale con la conseguenza che i passaggi e i tempi end-to-end erano troppo lunghi. Abbiamo predisposto quindi un sistema condiviso tra gli utenti coinvolti: dalla stesura del contratto fino all’approvazione delle fatture fornitori registrando molteplici benefici.
Azienda
Il cliente è un gruppo che opera nell'ambito assicurativo e che registra in media 1,5 miliardi di euro di fatturato. La sede italiana conta circa 140 dipendenti.
Obiettivo
L'obiettivo del progetto era intervenire nel miglioramento delle attività legate al ciclo passivo, in particolare sulle specificità legate al supporto, pianificazione e monitoraggio di questa fase di fatturazione.
In particolare le principali aree di intervento interessano la gestione di:
- Contratti.
- Ordini.
- Budget.
- Fatture fornitori.
Alla luce delle esigenze emerse, si punta all’utilizzo di una piattaforma di gestione documentale che unita ad un motore di workflow possa consentire di trattare i documenti relativi ai processi in modo dematerializzato, mantenendo il controllo sulla creazione, approvazione, gestione e veicolazione della documentazione.
As Is
La gestione dei processi del ciclo passivo era principalmente manuale o semi-manuale; le risorse infatti gestivano le attività con l’utilizzo di fogli Excel. A livello di processo, a fronte di un contratto con un fornitore censito in anagrafica, l’ordine veniva emesso contestualmente alla verifica della fattura.
To Be
La gestione del ciclo passivo prevede ora un sistema condiviso tra gli utenti coinvolti nel processo: dalla stesura del contratto, alla creazione dell’ordine, alla gestione del budget fino all’approvazione delle fatture fornitori. Questo permette:
- l’integrazione su di una unica piattaforma, dell’attuale scambio informativo;
- l’integrazione e lo scambio dati con l’ERP;
- un workflow procedurale per ognuno dei processi (contratti, ordini e budget, fatture fornitori);
- la possibilità di un arricchimento dei dati da parte degli utenti coinvolti;
- la possibilità di avere dei report immediati sui dati raccolti con i quali effettuare dei forecast più precisi;
- l’archiviazione e conservazione a norma dei documenti generati durante l’intero processo.
Benefici
- Riduzione dei tempi end-to-end di generazione, di approvazione e di veicolazione di un contratto.
- Riduzione dei tempi end-to-end di generazione, di approvazione e di veicolazione di un ordine.
- Riduzione dei tempi end-to-end di approvazione di una fattura fornitore.
- Miglioramento del sistema di gestione, di aggiornamento e monitoraggio del budget (prima gestito esclusivamente con file Excel di difficile manutenzione).
- Configurazione della struttura organizzativa degli approvatori secondo le regole imposte dalla direzione, che risulta modificabile nel corso dell’anno da un utente amministratore (questo per coprire eventuali turnover/cambi di ruolo/revisione dell’organigramma).
- Messa in sicurezza del processo, che è stato reso compliant con l’inserimento della conservazione a norma dei documenti.
- Trasparenza dei dati per il monitoraggio delle performance e accessibilità degli stessi ai Manager di linea.
