Garanzia di qualità, compatibilità e performance nei processi amministrativi con l'adozione di una soluzione certificata SAP.
Il Gruppo Archiva è intervenuto, per un'azienda che opera nel settore Beauty & Personal Care, nella gestione automatica delle fatture fornitori in SAP grazie all'implementazione di uno specifico connettore. In particolare, l'azienda cliente utilizzava già da tempo la piattaforma Requiro by Archiva Group per la gestione dei processi di fatturazione elettronica. A seguito di una modifica dei processi aziendali interni al cliente sono state evidenziate notevoli perdite di tempo in fase di recupero ed inserimento dei dati di pre-fatturazione, nello specifico nell’identificazione del fornitore e della tipologia di beni o servizi fatturati.
Le competenze del Gruppo hanno permesso di automatizzare grand parte dei processi riguardanti la fatturazione e ridurre i tempi end-to-end grazie ad una soluzione certificata SAP.
Azienda
Il cliente opera nel settore Beauty & Personal Care e svolge l'attività di vendita sia grazie a negozi fisici sia online con un canale e-commerce dedicato. Il gruppo multinazionale è costituito da 4 aziende e conta circa 200 dipendenti, registrando un fatturato di 500 milioni di euro in Italia.
Obiettivo
L'obiettivo definito con il cliente era il miglioramento del processo di gestione delle fatture fornitori elettroniche. Scopo raggiungibile grazie ad una riduzione dei tempi dedicati dall'ufficio amministrazione ad attività ripetitive di ricerca e controllo e all'eliminazione del rischio di errori.
As Is
Dal 2019 il cliente si affida al Gruppo Archiva per la gestione dei processi di fatturazione elettronica e conservazione dei documenti.
L'azienda utilizzava da anni il sistema SAP e nell'ufficio amministrazione le procedure di smistamento dei documenti ai diversi referenti, così come le attività di controllo dei dati di pre registrazione, veniva svolto in modo manuale.
Questo provocava perdita di tempo:
- nell'identificazione del fornitore;
- nell'identificazione della tipologia di beni/servizi fatturati.
In sintesi, nel corretto instradamento verso la transazione SAP interessata.
L’inserimento dei dati di contabilizzazione in SAP pertanto avviene in maniera totalmente manuale, nonostante le fatture xml – essendo in formato strutturato – contengano tutte le informazioni per poter alimentare automaticamente le transazioni SAP interessate (iban, posizioni, ODA, DDT, importo, aliquote IVA, ecc.).
To Be
Grazie al connettore certificato SAP proposto dal Gruppo Archiva, la gestione delle fatture fornitori avviene in modo automatico in SAP. Il sistema ha permesso al cliente di beneficiare fin da subito di:
- Automazione fatture su transazione MIRO.
- Automazione fatture da veicolare su transazioni FB60, FB65, F-43, Transazioni Custom.
I principali vantaggi della soluzione adottata:
- Visualizzazione e gestione delle fatture in modo unificato tra gestionale interno e SAP che non obbliga più i referenti di contabilità all’utilizzo di due sistemi.
- Ottimizzazione della ricerca delle fatture già registrate con canale EDI.
- Introduzione del Controllo Iban Check per evitare frodi.
Benefici
- Semplificazione e automatizzazione di buona parte dei controlli sulle fatture.
- Aumento della sicurezza sul processo con la conseguente riduzione del rischio di errori di gestione fatture.
- Riduzione dei tempi end-to-end di smistamento, controllo e registrazione delle fatture fornitori elettroniche.
- Adozione di una soluzione certificata SAP, e garanzia di qualità, compatibilità e performance.
