informativa fornitori

Rapporti trasparenti anche con i nostri fornitori.

In Archiva pensiamo che, oltre la norma, trasparenza e protezione dei dati siano prerogative indispensabili, per rapportisani e duraturi.

Informativa protezione dati
Fornitori

Versione 19 febbraio 2024 - MOD.INF.FOR.24-01

Introduzione

Archiva S.r.l. con la presente La informa circa il trattamento dei dati personali eseguito nell’ambito del rapporto intercorrente con i propri fornitori ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.

Archiva S.r.l., con sede legale in via Spagna 24, 37069, Villafranca di Verona (VR) assume la veste di Titolare del trattamento. 

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali dell’interessato (nel caso di specie in relazione al rapporto intercorrente con i propri fornitori: legale rappresentante, referenti interni…) saranno trattati:

  1. per finalità connesse agli adempimenti precontrattuali (es. gestione offerta) e/o contrattuali Archiva-Fornitore. Il trattamento potrà coinvolgere anche i dati personali dei dipendenti/collaboratori del Fornitore, coinvolti nelle attività.
    Base giuridica del trattamento: esecuzione di misure precontrattuali e/o contrattuali (ART. 6 .1. B GDPR);  
  2. per gli adempimenti amministrativo-contabili, quali la gestione della contabilità e della amministrazione, in conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente, o per l’esecuzione di altri obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria.
    Base giuridica del trattamento: adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (ART. 6 .1.C GDPR);
  3. per finalità connesse alla necessità di consultare la documentazione contabile, fiscale, tributaria e amministrativa in generale, oltre gli obblighi di legge di tenuta di 10 anni, al fine di rispondere ad eventuali richieste e/o controlli da parte delle Autorità preposte.
    Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR);
  4. per far valere e/o difendere i diritti del Titolare in sede stragiudiziale, giudiziaria, gestione del contenzioso, inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, tutela del credito, arbitrati.
    Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR);
  5. per effettuare controlli sul possesso da parte del Fornitori dei requisiti richiesti dalle politiche e procedure selettive.
    Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR).

Natura e modalità del trattamento

Ogni attività di trattamento dei dati personali sarà svolta nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, del Codice Privacy D.lgs. 196/2003, così come novellato dal D.lgs. 101/2018 e/o successive integrazioni ed improntata ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza ed i diritti e le libertà fondamentali.

Il conferimento dei dati personali per le finalità a) e b) è obbligatorio. Pertanto, il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l'oggettiva impossibilità per il Titolare di instaurare o di condurre regolarmente il rapporto contrattuale. 

I dati personali saranno trattati principalmente presso la sede legale del Titolare del trattamento in Villafranca di Verona e/o nei luoghi in cui si trovano gli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 e non verranno traferiti in Paesi Extra UE.

Categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali

I dati personali trasmessi dal Fornitore o acquisiti nel corso del rapporto contrattuale potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, per attività connesse all’erogazione delle attività oggetto di contratto, e degli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 che, operando sotto la diretta autorità del Titolare, tratteranno dati e riceveranno al riguardo adeguate istruzioni. Lo stesso avverrà a cura degli eventuali Responsabili del trattamento nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.

Si informa che i dati personali potranno essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto al Titolare del trattamento al seguente indirizzo di posta elettronica certificata, raggiungibile anche da e-mail ordinaria:Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Enti e Amministrazioni pubbliche: per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi fiscali e civili.

Banche e Istituti di credito: per l’effettuazione delle movimentazioni economiche/finanziarie (pagamenti/incassi);

Studi legali, società di consulenza, notai, commercialisti: per attività di consulenza nelle rispettive materie di competenza professionale;

Società di manutenzione dell’infrastruttura IT, fornitori di software: per le normali attività di manutenzione HW/SW, produzione di software e sua erogazione o per eventuali ripristini dei dati;

Società per l’eliminazione della documentazione cartacea: per la distruzione della documentazione cartacea;

Organismi di certificazione e organismi di accreditamento: per le attività di verifica al fine dell’ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva S.r.l.

Durata del trattamento e conservazione dei dati

I dati comunicati saranno conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità specificate nella presente informativa, seguendo il dettaglio di seguito riportato, o per un periodo più lungo per fini consentiti dalla legge, e, comunque, all’esaurirsi delle predette finalità verranno cancellati senza ingiustificato ritardo.

In particolare, con riferimento alla sezione “Finalità del trattamento e basi giuridiche”:

  1. per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere e, dopo la conclusione, per un massimo di 10 anni ai sensi dell’articolo 2220 c.c. (Tenuta scritture contabili);
  2. per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere e, dopo la conclusione, per un massimo di 10 anni ai sensi dell’articolo 2220 c.c. (Tenuta scritture contabili);
  3. per un periodo di 10 anni una volta terminato il periodo di conservazione dettato dall’articolo 2220 c.c.;
  4. per tutta la durata del contenzioso stragiudiziale e giudiziale fino al decorso dei termini di prescrizione del diritto e/o decadenza dell’azione e/o di esperibilità delle azioni di impugnazione;
  5. per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere e, dopo la conclusione, per un massimo di 20 anni.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Archiva S.r.l., su base volontaria, ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato a mezzo e-mail al seguente indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Di seguito a titolo esemplificativo e non esaustivo vengono riportate ipotesi al verificarsi delle quali il DPO può essere contattato e/o è opportuno che venga contattato:

  • nel caso in cui si voglia esercitare un diritto riconosciuto dal Regolamento Europeo;
  • nel caso in cui si voglia contestare il rigetto di una istanza di esercizio di un diritto o si ritenga che la risposta non sia stata soddisfacente o non sia sopraggiunta nei tempi indicati;
  • nel caso in cui si ritenga di aver subito una violazione dei propri dati personali durante il trattamento eseguito dal Titolare o dal Responsabile del trattamento;
  • nel caso in cui si ritenga che l’informativa sottoposta all’interessato non sia sufficientemente chiara e trasparente;
  • nel caso in cui si ritenga necessario ricevere chiarimenti o approfondimenti circa il trattamento eseguito sui propri dati personali (finalità, base giuridica di riferimento, tempi di conservazione, modalità di esecuzione del trattamento etc.);
  • nel caso in cui sia necessario ricevere informazioni per poter presentare un reclamo all’Autorità di controllo.

Diritti dell'interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama.

L’interessato avrà diritto di chiedere al Titolare l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che lo riguardano. Inoltre, l’interessato potrà, in qualsiasi momento, revocare il consenso per i trattamenti che si fondano su tale base giuridica senza pregiudizio alcuno per la liceità del trattamento, basato sul consenso, eseguito prima della revoca.

Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che non siano stati rispettai i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it

L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web www.archivagroup.com o tramite comunicazione inviata all’indirizzo pec Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. (raggiungibile anche da email ordinaria).

Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dal Titolare del trattamento. Salvo quanto diversamente specificato, continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattati.