Informativa protezione dati
Contratti e offerte commerciali

Versione del 16 ottobre 2023 - MOD.INF.CTR.23-02

Introduzione

Archiva Group, brand di proprietà di Archiva S.r.l. che accomuna Archiva S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l., con la presente, La informa circa il trattamento dei dati personali eseguito nell’ambito del rapporto intercorrente con i propri clienti.

Archiva S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l., con sede legale in via Spagna 24, 37069, Villafranca di Verona (VR), con riferimento ai dati personali trattati nell’ambito del rapporto intercorrente con i propri clienti, assumono la veste di Titolari del trattamento. Rivestono, altresì, il ruolo di Responsabili del trattamento ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 quando trattano dati personali, nell’ambito del rapporto intercorrente con i clienti, per conto delle altre società Archiva Group.

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali dell’interessato (nel caso di specie in relazione al rapporto intercorrente con i propri clienti: legale rappresentante, referenti interni…) saranno trattati: 

1. per finalità connesse all’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, attività connesse e/o strumentali alla prestazione di tale servizio, per finalità connesse alla rielaborazione degli stessi dati.
   Base giuridica del trattamento: esecuzione del contratto (ART. 6.1.B GDPR).   
2. per gli adempimenti amministrativo-contabili, quali la gestione della contabilità e della tesoreria, nonché la fatturazione, in conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente o per l’esecuzione di altri obblighi previsti da leggi, regolamenti e dalla normativa nazionale e comunitaria.
   Base giuridica del trattamento: adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (ART. 6 .1.C GDPR). 
3. per finalità connesse alla necessità di consultare la documentazione contabile, fiscale, tributaria e amministrativa in genere, oltre gli obblighi di legge di tenuta di 10 anni, al fine di rispondere ad eventuali richieste e/o controlli da parte delle Autorità preposte.
   Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR).
4. per far valere e/o difendere i diritti del Titolare in sede stragiudiziale, giudiziaria, gestione del contenzioso, inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, tutela del credito, arbitrati;
   Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR). 

Natura e modalità del trattamento

Ogni attività di Trattamento dei Dati Personali sarà svolta nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, del Codice Privacy D.lgs. 196/2003, così come novellato dal D.lgs. 101/2018 e/o successive integrazioni ed improntata ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza ed i diritti e le libertà fondamentali.

Il conferimento dei dati personali per le finalità 1 e 2 è obbligatorio per il conseguimento delle finalità sopra elencate. Pertanto, il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l'oggettiva impossibilità per i Titolari di instaurare o di condurre regolarmente il rapporto contrattuale. 

I dati personali saranno trattati principalmente presso la sede legale dei Titolari del trattamento in Villafranca di Verona e/o nei luoghi in cui si trovano gli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 e non verranno traferiti in Paesi Extra UE.

Categorie di soggetti ai quali possono essere comunicati i dati personali

I dati personali trasmessi dal Cliente o acquisiti nel corso del rapporto contrattuale potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, per attività connesse all’erogazione delle attività oggetto di contratto, e degli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 che, operando sotto la diretta autorità̀ del Titolare, tratteranno dati e riceveranno al riguardo adeguate istruzioni. Lo stesso avverrà a cura degli eventuali Responsabili del trattamento nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.

Si informa che i dati personali potranno essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto ai Titolari per i trattamenti di propria competenza, ai seguenti indirizzi di posta elettronica certificata, raggiungibile anche da e-mail ordinaria:

• per Archiva S.r.l. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
• per Maxwell Consulting S.r.l. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Enti e amministrazioni pubbliche: per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi fiscali e civili

Banche e Istituti di credito: per l’effettuazione delle movimentazioni economiche/finanziarie (pagamenti/incassi)

Studi legali, società di consulenza, notai, commercialisti: per attività di consulenza nelle rispettive materie di competenza professionale

Società di manutenzione dell’infrastruttura IT, fornitori e produttori di software, cloud service provider: produzione di software e sua erogazione, per le normali attività di manutenzione HW/SW, per gli eventuali ripristini dei dati e per l’erogazione di contenuti multimediali

Società per l’eliminazione della documentazione cartacea e per lo stoccaggio della stessa: per la distruzione della documentazione cartacea e per lo stoccaggio della stessa

Organismi di certificazione e organismi di accreditamento: per le attività di verifica al fine dell’ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l.

Agenzie di comunicazione ed organizzazione eventi: per le attività di propria competenza 

Durata del trattamento e conservazione dei dati

I dati comunicati saranno conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità specificate nella presente informativa, seguendo il dettaglio di seguito riportato, o per un periodo più lungo per fini consentiti dalla legge, e, comunque, all’esaurirsi delle predette finalità verranno cancellati senza ingiustificato ritardo.

In particolare, con riferimento alla sezione “Finalità del trattamento e basi giuridiche”:

1. per la finalità per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere e, dopo la conclusione, per un massimo di 10 anni;
2. per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere e, dopo la conclusione, per un massimo di 10 anni ai sensi dell’articolo 2220 c.c. (Tenuta scritture contabili);
3. per un periodo di 10 anni una volta terminato il periodo di conservazione dettato dall’articolo 2220 c.c.;
4. per tutta la durata del contenzioso stragiudiziale e giudiziale fino al decorso dei termini di prescrizione del diritto e/o decadenza dell’azione e/o di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Archiva S.r.l., su base volontaria, ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato a mezzo e-mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Diritti dell'interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti dei Titolari del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama.

L’interessato avrà diritto di chiedere ai Titolari, per i trattamenti di competenza di ciascuno di essi e in qualunque momento, l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che la riguardano. Inoltre, l’interessato potrà, in qualsiasi momento, revocare il consenso per i trattamenti che si fondano su tale base giuridica senza pregiudizio alcuno per la liceità del trattamento, basato sul consenso, eseguito prima della revoca.

Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che siano stati violati i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it 

L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web www.archivagroup.com.

Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dai Titolari. Salvo quanto diversamente specificato, continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattati.