Il responsabile della conservazione deve essere in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Per cui, non è scontato che in ciascuna impresa ci sia un soggetto adeguato a ricoprire questo ruolo.
La scelta di esternalizzare la funzione di Responsabile della Conservazione è frutto di diversi fattori, fra cui:
- la presenza in azienda di ricorse con le conoscenze richieste in ambito informatico, giuridico e archivistico;
- l'impegno economico nell’esternalizzare questo ruolo che deve essere ponderato con la scelta di mantenere all’interno della struttura anche questa funzione;
- la necessità di concentrare i propri effort sulle attività di business per l'azienda