informativa fornitori

Rapporti trasparenti anche con i nostri fornitori.

In Archiva pensiamo che, oltre la norma, trasparenza e protezione dei dati siano prerogative indispensabili, per rapportisani e duraturi.

Informativa protezione dati
Fornitori

Versione 05 settembre 2022 - MOD.INF.FOR.22-02

Introduzione

Archiva Group, brand di proprietà di Archiva S.r.l. che accomuna Honu S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l., con la presente, La informa circa il trattamento dei dati personali eseguito nell’ambito del rapporto intercorrente con i propri fornitori.

Archiva S.r.l., Honu S.r.l. e Maxwell Consulting S.r.l., con sede legale in via Spagna 24, 37069, Villafranca di Verona (VR), con riferimento ai dati personali trattati nell’ambito del rapporto intercorrente con i propri fornitori, assumono la veste di Titolari del trattamento. Rivestono, altresì, il ruolo di Responsabili del trattamento ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 quando trattano dati personali, nell’ambito del rapporto intercorrente con i fornitori, per conto delle altre società Archiva Group.

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali dell’interessato (nel caso di specie in relazione al rapporto intercorrente con i propri fornitori: legale rappresentante, referenti interni…) saranno trattati:

  1. per finalità connesse agli adempimenti precontrattuali (es. gestione offerta) e/o contrattuali Archiva Group-Fornitore. Il trattamento potrà coinvolgere anche i dati personali dei dipendenti/collaboratori del Fornitore, coinvolti nelle attività. 
    Base giuridica del trattamento: l’esecuzione di misure precontrattuali e/o contrattuali (ART. 6 .1. B GDPR);
  2. per gli adempimenti amministrativo-contabili, quali la gestione della contabilità e della amministrazione, in conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente, o per l’esecuzione di altri obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria.
    Base giuridica del trattamento: adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (ART. 6 .1.C GDPR);  
  3. per far valere e/o difendere i diritti del Titolare in sede stragiudiziale, giudiziaria, gestione del contenzioso, inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, tutela del credito, arbitrati.
    Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR);
  4. per effettuare controlli sul possesso da parte del Fornitori dei requisiti richiesti dalle politiche e procedure selettive.
    Base giuridica del trattamento: perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento (ART. 6.1.F GDPR).

Natura e modalità del trattamento

Ogni attività di trattamento dei dati personali sarà svolta nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, del Codice Privacy D.lgs. 196/2003, così come novellato dal D.lgs. 101/2018 e/o successive integrazioni ed improntata ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza ed i diritti e le libertà fondamentali.
Il conferimento dei dati personali per le finalità 1 e 2 è obbligatorio. Pertanto, il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l'oggettiva impossibilità per i Titolari di instaurare o di condurre regolarmente il rapporto contrattuale.
I dati personali saranno trattati principalmente presso la sede legale dei Titolari del trattamento in Villafranca di Verona e/o nei luoghi in cui si trovano gli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 e non verranno traferiti in Paesi Extra UE.

Categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali

I dati personali trasmessi dal Fornitore o acquisiti nel corso del rapporto contrattuale potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, per attività connesse all’erogazione delle attività oggetto di contratto, e degli eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 che, operando sotto la diretta autorità del Titolare, tratteranno dati e riceveranno al riguardo adeguate istruzioni. Lo stesso avverrà a cura degli eventuali Responsabili del trattamento nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.

Si informa che i dati personali potranno essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto ai Titolari per i trattamenti di propria competenza, ai seguenti indirizzi di posta elettronica certificata, raggiungibile anche da e-mail ordinaria:

Enti e Amministrazioni pubbliche
per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi fiscali e civili.

Banche e Istituti di credito
per l’effettuazione delle movimentazioni economiche/finanziarie (pagamenti/incassi).

Studi legali, società di consulenza, notai, commercialisti
per attività di consulenza nelle rispettive materie di competenza professionale.

Società di manutenzione dell'infrastruttura IT, fornitori di software
per le normali attività di manutenzione HW/SW, produzione di software e sua erogazione o per eventuali ripristini dei dati.

Società per l’eliminazione della documentazione cartacea
per la distruzione della documentazione cartacea.

Organismi di certificazione e organismi di accreditamento
per le attività di verifica al fine dell’ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva S.r.l., Maxwell Consulting S.r.l. e Honu S.r.l..

 

Durata del trattamento e conservazione dei dati

I dati personali trattati saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate e per qualsiasi altra legittima finalità collegata al rapporto contrattuale in essere in particolare la conservazione si estenderà a tutta la durata del contratto e, dopo la conclusione, per un massimo di 20 anni. Nel caso di contenzioso stragiudiziale e giudiziale (finalità di cui al punto 3 della sezione “Finalità del trattamento e basi giuridiche”) i dati personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino al decorso dei termini di prescrizione del diritto e/o decadenza dell’azione e/o di esperibilità delle azioni di impugnazione. Decorsi i termini di conservazione sopra indicati (da considerarsi l’ultimo giorno utile del mese corrispondente), i dati personali saranno distrutti o resi anonimi, nel rispetto delle procedure tecniche di cancellazione e backup.

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Archiva S.r.l., su base volontaria, ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato a mezzo e-mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Diritti dell'interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti dei Titolari del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama.

L’interessato avrà diritto di chiedere ai Titolari, per i trattamenti di propria competenza di ciascuno di essi e in qualunque momento, l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che la riguardano. Inoltre, l’interessato potrà, in qualsiasi momento, revocare il consenso per i trattamenti che si fondano su tale base giuridica senza pregiudizio alcuno per la liceità del trattamento, basato sul consenso, eseguito prima della revoca.

Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che siano stati violati i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it

L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web www.archivagroup.com.

Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dai Titolari. Salvo quanto diversamente specificato, continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattati.