Di recente applicazione, l’IDP si rende indispensabile per le grandi organizzazioni. L'estrazione di informazioni dai dati non strutturati non è gestibile solo dall’uomo.
Cosa è l’IDP?
Con Intelligent Document Processing si intende un insieme di tecnologie che hanno come scopo l’acquisizione intelligente di dati dai flussi informativi in azienda anche quando questi non sono strutturati e provengono da diversi canali d’ingresso come carta, e-mail, PEC, mobile, dati elettronici, ecc.
È chiaramente una soluzione piuttosto moderna ma trova le sue origini nello sviluppo delle soluzioni OCR (Optical Character Recognition - riconoscimento ottico dei caratteri), ossia i software specializzati nel riconoscimento dei caratteri alfa-numerici e diacritici in grado di convertire una pagina di testo dal formato grafico a quello testuale modificabile. Ma, attenzione, è altra cosa rispetto all’OCR. Ricondurre questa soluzione alla sola gestione documentale delle fatture è assolutamente sbagliato.
Questa tecnologia, infatti, nel corso degli anni ha incrementato le sue capacità integrando e utilizzando altre soluzioni dell’intelligenza artificiale come l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP), Computer Vision, Deep Learning e Machine Learning per classificare, categorizzare ed estrarre informazioni rilevanti dai documenti strutturati e non strutturati. Le sue componenti chiave oggi sono l’image processing, l’Optical Character Recognition, Intelligent Character Recognition (ICR) e appunto l’NLP. L’IDP automatizza i processi di acquisizione, comprensione e categorizzazione dei dati provenienti da fonti e strumenti differenti. Per esempio, è in grado di trasformare documento scansionati, fatture, allegati di e-mail, file video, ecc. in formati che siano leggibili e comprensibili dai software utilizzati. I dati, infatti, sono gli elementi costitutivi di un’organizzazione e le informazioni da ricavare da essi, sono fondamentali. Per questo, una soluzione di acquisizione intelligente si rende necessaria per le imprese soprattutto di grandi dimensioni.
Perché esternalizzare IDP?
L’elaborazione intelligente dei documenti è importantissima se consideriamo che i dati non strutturati rappresentano ormai l'80% del patrimonio informativo aziendale (Fonte Datamation 2018): in questo vuoto di automazione si inserisce l’IDP, di primaria importanza nei processi che vengono innescati da un dato che risiede su un documento non strutturato. Consente infatti di risparmiare tempo e denaro, di ridurre il rischio di fare errori.
I dati accumulati in azienda, considerando la percentuale di cui sopra, possono diventare ingestibili tanto che si rischia di perdere informazioni importanti che restano invece intrappolate. Questo tipo di lavoro chiaramente può essere svolto internamente e manualmente nella propria organizzazione ma, come dimostra la realtà, richiede l’impegno e la costanza di personale preposto unicamente a questa mansione. La gestione di un qualsiasi documento moltiplicato per i volumi aziendali rappresenta di fatto una grande ostacolo: in primo luogo, in termini economici si deve considerare il costo di personale extra e in più si tratta di un’attività a basso valore ma comunque ad alto rischio. Quindi esternalizzarla e lasciarla alla gestione di organizzazione preposte unicamente a questo è l’ideale.
Dunque è chiaro che nell’ambito di un percorso di Hyperautomation, la nuova frontiera della digitalizzazione, l’IDP si colloca come tassello fondamentale. Infatti, in generale una soluzione IDP è collegata ad altre API come l’RPA e BMP. Dall’integrazione con la RPA il flusso di informazioni elaborate e classificate dall’IDP giunge esattamente al suo posto, tramite una piattaforma condivisa e senza l’intervento umano. Mentre, con un sistema di BMP, si innesca il flusso che conduce all’efficienza del processo, assolutamente performante la propria impresa.
Perché è importante non trascurare queste soluzioni?
L’estrazione di informazioni da risorse non strutturate è difficile con i metodi tradizionali perché, come detto, sono disponibili in molti formati da fonti variegate. Tra l’altro, si deve considerare che molti dati, con il solo intervento umano, sono molto difficili se non impossibili da reperire.
Se esiste una soluzione di automazione in grado di monetizzare il valore nascosto di questi dati perché non adottarla? Infatti, negli ultimi due anni, secondo il rapporto Gartner, abbiamo assistito ad aumento significativo di dati non strutturati sbloccati e si prevede che entro quest’anno il mercato dell’IDP raggiungerà un volume di affari di 4,8 miliardi di dollari.
Sempre a detta della società già menzionata, l’implementazione di soluzioni IDP consente ai reparti finance di risparmiare circa 25mila ore di rilavorazione causate dall’errore umano che corrispondo a circa 878mila dollari all’anno per un’azienda che abbia 40 addetti alla contabilità, assunti a tempo pieno. Inoltre, si presenta come una soluzione estremamente veloce (fino a 10 volte l’azione umana) ma con un tasso di precisione del 99,9%.
Dove utilizzare l’IDP?
Come nel caso delle soluzioni RPA, l’applicazione di un software di IDP è di supporto a diversi reparti in azienda, tra cui Amministrazione, Logistica, HR, Marketing, Customer Care.
Le applicazioni dell’IDP sono varie:
- Identificare i dati
- Estrazione e matching dei dati
- Fatture fornitori – DDT
- Controllo dell’invenstario
- Creazione distinta dei materiali
- Importazione bolle DDT
- Import/Export
- Mailing list
- Monitoraggio della concorrenza
- Analisi SEO
- Gestione delle anagrafiche
- Monitoraggio Brand Reputation
- Gestione reclami
- Analisi contenuto mail con rilevazione delle richieste
- Backoffice
- Modifiche e cancellazione ordini
Insieme, IDP e RPA forniscono uno strumento semplice ma efficace per automatizzare i processi aziendali e godere di benefici come risparmio diretto sui costi, la facilità d’uso, efficienza di processo.