Da 1 giorno a 2 ore: riduzione dei i tempi end-to-end di inserimento fattura nell'ERP aziendale.
L’esperienza delle aziende del Gruppo Archiva è intervenuta per aiutare un cliente nella predisposizione di una soluzione di supporto ai controlli da effettuare sulle fatture fornitori prima della registrazione.
L’intervento si è reso necessario perché la procedura di verifica dei documenti veniva svolta manualmente, richiedendo numerosi controlli di conformità prima del successivo passaggio. Grazie alla soluzione individuata, oltre che ridurre i tempi di inserimento e migliorare il processo di gestione, si è arrivati ad una maggiore trasparenza e accessibilità dei documenti.
Azienda
Il cliente opera nel settore Food & Beverage; si compone di otto gruppi che fatturano più di 50 miliardi di euro.
Obiettivo
Il cliente evidenziava la necessità di un supporto ai controlli da effettuare sulle fatture fornitori prima della loro registrazione. Risultava quindi prioritario ridurre i tempi delle attività necessarie ai controlli pre registrazione ed eliminare errori ed inesattezze dovute alla gestione totalmente manuale delle attività.
As Is
Il processo di fatturazione presso l'azienda cliente era è così strutturato:
- Le fatture venivano importate all'interno del gestionale.
- Gli operatori addetti ai controlli cercavano le fatture emesse dai fornitori e verificavano la conformità di queste rispetto a determinati requisiti, in particolare:
- che il fornitore fosse presente in anagrafica;
- che alla fattura fosse collegato un ordine di acquisto.
- In caso di anomalie l’operatore doveva apportare le modifiche manualmente direttamente all’interno del gestionale.
To Be
La soluzione prevista da Archiva Group permette al cliente di verificare in modo automatico che:
- Il fornitore sia censito in anagrafica.
- Ogni fattura sia associata ad un ordine inviato al fornitore.
- I totali residui siano congrui a quanto addebitato nei documenti di entrata.
La fattura poi verrà caricata all’interno del gestionale del cliente dopo essere stata trasformata nel formato file custom richiesto. Tutte le eccezioni saranno tracciate e gestite dagli operatori direttamente tramite l’interfaccia del tool predisposto. Solo le fatture che rispettano tutte le regole di business richieste possono essere caricate nel gestionale.
La gestione del processo di fatturazione ora prevede l’utilizzo di un sistema condiviso tra gli utenti coinvolti nella gestione dei controlli sulle fatture fornitori in entrata. Questo permette:
- l’integrazione su un’unica piattaforma dell’attuale scambio informativo;
- l’integrazione e lo scambio dati con l’ERP, caricamento della fattura e recupero anagrafiche;
- un workflow procedurale per effettuare tutti i controlli richiesti;
- la possibilità di arricchimento dei dati da parte degli utenti coinvolti;
- la possibilità di avere dei report immediati sui dati raccolti con i quali effettuare dei forecast più precisi;
- l’archiviazione e conservazione dei documenti generati durante l’intero processo.
L’intero processo si divide in tre fasi principali:
- Controlli sul fornitore.
- Controlli sugli ordini.
- Controlli sugli importi.
1) Controlli sul fornitore
- Verifica della presenza del fornitore in anagrafica.
- Verifica della presenza del fornitore nella lista dei fornitori speciali.
2) Controlli sugli ordini
- Ordine presente in fattura.
- Ordine presente in anagrafica.
- Ordine rilasciato (secondo l’anagrafica ordini).
In questa fase abbiamo messo a disposizione degli utenti la possibilità di far avanzare il documento anche in modalità manuale.
È possibile, per esempio:
- forzare l’invio del documento nel gestionale (Force PO / Execute);
- se non trovato in fattura, selezionare un ordine da abbinare alla fattura selezionandolo dalla lista ordini presente in anagrafica per il fornitore in questione.
3) Controlli sugli importi
- Il controllo tra il totale presente in fattura ed il totale residuo dell’ordine sull’anagrafica ordini
- Il controllo tra il totale presente in fattura ed il totale complessivo dell’ordine sull’anagrafica ordini
- Il controllo tra il totale presente in fattura ed il totale complessivo fatturato dell’ordine sull’anagrafica ordini
È possibile, inoltre, costruire grafici e report ad hoc ed inserirli in un’apposita dashboard di controllo per avere sempre sott’occhio lo stato di avanzamento delle pratiche, le relative numeriche ed i carichi di lavoro dei vari attori (o uffici) coinvolti nel processo.
Benefici
- Riduzione dei i tempi end-to-end di inserimento fattura nell'ERP cliente da una media di 1 gg/u ad una media di 2 ore.
- Inserimento delle fatture nel gestionale solo dopo aver effettuato tutti i controlli richiesti dalle regole di business.
- Accesso alle sole fatture fornitori che un operatore gestisce direttamente.
- Miglioramento della trasparenza e dell'accessibilità ai manager di linea dei dati per il monitoraggio delle performance.
