Gli attori che vengono coinvolti nel processo di gestione delle note spese sono spesso tre:
- Il trasfertista, che redige la nota spese con le voci di spesa che ha sostenuto nelle trasferte lavorative.
- Il supervisore, che approva o rifiuta la nota spese compilata dal trasfertista.
- L’amministrazione, che versa la somma spettante al trasfertista e si occupa di contabilizzare le note spese