Firme elettroniche? Firme digitali? Impariamo ad usarle

firme elettroniche e digitali

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Norma, processi e tecnologie.

Per chi è sempre stato abituato a firmare di proprio pugno i documenti la domanda più scontata è “Ma se metto la firma dal computer, il contratto è valido comunque?”. La risposta? Dipende.

Nella migliore delle ipotesi la diffidenza tecnologica o la non conoscenza della normativa porta gli individui ad andare sul sicuro, e quindi via di stampate scansioni e risme di carta che circolano tra i vari uffici.

Partiamo allora dal verbo, si dice firma elettronica o digitale?
Entrambe le tipologie di firma sono disciplinate dal CAD, Codice dell’amministrazione digitale, nonché dal Regolamento eIDAS, ovvero il Regolamento Europeo che disciplina l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato Europeo.
La firma digitale invece è prevista solo dallo Stato italiano ed è stata introdotta dal CAD ma non espressamente ripresa dal regolamento eIDAS.
Il tema della firma investe poi tutti i processi interdipartimentali o extra aziendali, che possono essere a loro volta rivisti, migliorati e digitalizzati. Usare la firma digitale per poi far partire il cinema di mail, telefonate, fogli Excel ed inserimento manuale dei dati, non ha certo portato nella vostra azienda un reale vantaggio, al netto della “presunta” (e approfondiremo il tema) validità del documento informatico.

Infine, gli strumenti di firma, che si inseriscono all’interno dei flussi approvativi e devono essere non solo flessibili e di semplice utilizzo anche per chi non appartiene alla vostra organizzazione, ma soprattutto armonizzarsi al processo di generazione del documento informatico che sarà successivamente conservato a norma, per garantirne la validità probatoria nel corso del tempo.

Affrontiamo quindi i tre temi che ruotano attorno alla firma elettronica: norma, processi e tecnologia.

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