Il progetto nasce dall’esigenza di “fare ordine” in azienda sul tema della gestione dei contratti, sia digitalizzando i contratti in essere (pregresso di oltre 2.000 contratti), sia definendo delle procedure per governare in maniera più efficiente l’intero ciclo di generazione, approvazione e firma dei contratti, includendo anche la conservazione degli stessi.
La soluzione di Archiva ha consentito all’azienda di abbinare gli aspetti dei servizi e della consulenza (assessment e identificazione aree di miglioramento) e la componente tecnologica, permettendo così di monitorare e tracciare l’universo dei contratti, coinvolgendo in maniera proattiva diversi dipartimenti aziendali (Legal, Acquisti, Qualità, AFC) e migliorando l’efficienza interna, anche ai fini di audit.
As Is
Lo scenario di partenza si caratterizzava per una gestione sostanzialmente destrutturata dei contratti:
- Situazione mista con contratti cartacei e contratti in pdf
- Contratti archiviati in cartelle di rete, spesso non firmati da entrambi i soggetti, senza particolare governance
- Nessuna disponibilità di metadati utili ai fini reportistici e statistici, nessun sistema di alert alla scadenza delle milestones contrattuali
- Gestione “tradizionale” delle comunicazioni tra i vari dipartimenti coinvolti
Le principali inefficienze mappate riguardavano l’assenza di visibilità sullo stato dei contratti, con sostanziale difficoltà nella definizione della programmazione delle attività, una governance limitata sui contratti in essere, e la difficoltà nel recuperare le informazioni necessarie per avviare i processi approvativi e di firma.
To Be
L’attività iniziale si è focalizzata sull’analisi dello scenario in essere, sulla definizione del modello da implementare e sulla compliance con le linee guide AgID.
Per quanto riguarda il recupero del pregresso, sono stati indicizzati i contratti in essere, e sono stati posti in conservazione. Invece, per i nuovi contratti sono stati disegnati i processi collaborativi e approvativi sia interni che verso i soggetti esterni, gestendo l’intero processo dalla generazione alla conservazione dei nuovi contratti. Con il bagaglio di informazioni mappate, sono stati attivati i sistemi di alert e viste di reportistica strategica e operativa.
Alla soluzione tecnologica di Requiro (DMS e Conservazione) sono stati poi aggiunti i servizi di Firma Elettronica (Requiro Sign) e di gestione delle PEC aziendali.
Benefici
I principali benefici riscontrati sono stati:
- Presidio e governance dei contratti, sia da un punto di vista legale (standardizzazione dei template e delle informazioni da mappare, piena visibilità) che da un punto vista acquisti (scadenziari, alert, pianificazione e reportistica)
- Efficienza nella gestione dei ruoli e responsabilità per tutti i workflow collaborativi e approvativi. In questo modo si può comprendere se ci sono dei colli di bottiglia da migliorare.
- Riduzione degli sprechi, relativi alla stampa di carta e nella gestione dei processi connessi (ad esempio la firma)
- Efficienza di tempo tale per cui il dipendente prima preposto alla gestione manuale del contratto può dedicarsi ad attività strategiche a valore. (+40% recupero di efficienza e 90% degli errori in meno)
- Piena auditabilità del processo, con tracciatura di tutte le comunicazioni e log aziendali, oltre che compliance con le linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici
- Introduzione di un nuovo metodo aziendale - procedura. Non c’è bisogno di reinventare processi e modelli, ma l’azienda ha costruito un knowlodge base.
- Riduzione degli FTE coinvolti: evitando lo scambio di informazioni, per esempio, il CFO può essere coinvolto solo per contratti di un certo valore €
- Continuous imporvement: puoi migliorare continuamente i processi disegnati e questo genera sempre efficienza temporale