Conservazione a norma
Quali sono i documenti che obbligatoriamente devono essere conservati a norma?
Non esiste un documento contenente una lista puntuale dei documenti che devono essere messi in conservazione, ma un principio stabilito con queste nuove Linee Guida stabilisce che devono essere messi in conservazione tutti i documenti informatici ovvero tutti i documenti che sono rappresentazione di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti (CAD 43-44 VERIFICARE). In aggiunta, devono essere messi in conservazione tutti i documenti così come previsto dall’articolo 2220 del Codice civile.
Quali sono le sanzioni previste in caso di corretta tenuta ma ritardata conservazione?
Se consideriamo le fatture, o i documenti per i quali è previsto un termine massimo per la loro messa in conservazione, può rappresentare un problema e dare origine a sanzioni. L’entità delle sanzioni viene valutata caso per caso.
Se ho più conservatori per diversi tipi di documento, devo gestire singoli manuali per ogni servizio?
Il manuale di conservazione può essere unico per titolare dell’oggetto di conservazione, ma la presenza di più conservatori che trattano diverse tipologie documentali complica da un certo punto di vista la redazione di questo manuale: quindi ogni conservatore è tenuto a redigere il proprio “manuale del conservatore esterno” (Linee Guida paragrafo 4.6). Questi diversi manuali devono essere coordinati da un accordo di servizio-un terzo manuale- che mette in relazione il manuale del titolare dell’oggetto di conservazione con i manuali del conservatore.
Per gruppi aziendali è necessario produrre un Manuale per ciascuna azienda, oppure può essere redatto un manuale di gruppo?
In un gruppo di aziende sarà necessario individuare i singoli titolari dell’oggetto di conservazione ed in base a questa, si potrà procedere con una singola nomina o con molteplici nomine che possono coincidere o insistere sullo stesso Responsabile della Conservazione. (dipende dalla realtà).
Questa individuazione guiderà anche la scelta di redigere un solo manuale di conservazione oppure uno per ogni titolare.
Come va firmato il manuale di conservazione?
Non è esplicitamente prevista la sottoscrizione digitale del manuale di conservazione. Ad ogni modo, essendo un documento informatico al fine di garantirne la titolarità, autenticità, l’integrità è bene prevedere una sua sottoscrizione digitale con una firma elettronica, così come definita dal CAD a cui può essere abbinata anche una marca temporale.
Ogni quanto va aggiornato il Manuale di conservazione?
Il manuale è in capo al Responsabile della Conservazione, quindi va correttamente gestito, impostato e arricchito di informazioni. Quindi, ogni qualvolta ci siano dei cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti, il responsabile è tenuto all'aggiornamento del manuale di conservazione.
Il Responsabile della Conservazione può essere personale di segreteria?
La figura nominata Responsabile della Conservazione deve risultare su qualche documento? È punibile giuridicamente?
Sì, negli accordi di servizio o convenzione, fra titolare dell’oggetto di conservazione e il conservatore deve figurare il nominativo e il recapito del responsabile della conservazione. Inoltre, la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al RdC come detto nel penultimo paragrafo del capitolo 4.5 delle Linee Guida “Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione della lettera m), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, […]”
Inoltre, nel caso di RdC scelto internamente, dal punto di vista delle responsabilità personali, sebbene le eventuali contestazioni vadano ad impattare direttamente sul titolare del documento è chiaro come quest'ultimo potrebbe rivalersi in sede civile per risarcimento danni nei confronti del RdC che non sia in grado di dimostrare di avere correttamente vigilato sull'operato del conservatore e più in generale di avere presieduto ed organizzato il sistema di conservazione.
La nomina del Responsabile della Conservazione deve essere fatta in CdA, con nomina notarile o con quale forma giuridica?
La nomina a responsabile della conservazione, a seconda dei casi (dipendente interno o società consulenza esterna) deve essere fatta da chi ha potere di rappresentanza dell’azienda, quindi del titolare oggetto di conservazione. Ad esempio, con un RdC interno potrebbe essere il Responsabile HR a firmare la norma, nel caso di RdC esterno potrebbe invece essere in capo ad una funzione Legal, direttore generale azienda, Ad, o comunque in generale a qualcuno con adeguata procura di firma.
Una singola entità legale può nominare 2 o più Responsabili della Conservazione (ad esempio un responsabile per i documenti "paghe" ed un altro responsabile per gli altri documenti)?
Non è esplicitamente vietato dalle Linee Guida la nomina di più Responsabili della Conservazione. Ma è facile pensare che questo ruolo affidato ad una sola persona fisica o giuridica possa meglio adempiere agli obblighi previsti dalla norma. Non è vietato.
Tra i compiti assegnati al RdC è previsto il "generare i pacchetti di versamento ed i pacchetti di distribuzione, sottoscrivendoli con firma digitale, secondo le modalità previste nel manuale di conservazione". Che cosa si intende?
Il RdC, non deve generare il PdV, ma deve generare e sottoscriverfe il Rapporto di Versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione. Il responsabile della conservazione tra i suoi compiti ha quello di generare e sottoscrive il rapporto di versamento e nei casi previsti dal manuale di conservazione, di generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione. Significa che il compito di generare il pacchetto di versamento spetta al produttore del pacchetto di versamento.
Chi tra i C-level, in base alla vostra esperienza, ci consigliate di nominare Responsabile della Conservazione, CFO o CIO?
Non c’è una preferenza per una delle due figure incaricate. La scelta dipende esclusivamente da dinamiche interne aziendali, considerando che il processo investe aspetti tecnici (e quindi sarebbe preferibile il CIO) ma inevitabilmente avendo ad oggetto documenti aziendali interessa anche il CFO, così come altre figure: il CTO, l’HR Director; il Legal. Quindi, in realtà, occorrerebbe valutare caso per caso verificando chi è più adeguato ad assumere il ruolo di RdC.
C’è differenza tra il responsabile della conservazione ed il responsabile del servizio di conservazione?
Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. È un soggetto interno o esterno all'organizzazione in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, purchè - se esterno – diverso dal Conservatore.
Il Responsabile del servizio di Conservazione invece, è un soggetto che coordina il processo di conservazione presso il conservatore e in possesso dei requisiti individuati da AgID.
Si: da sottolineare che tale figura è obbligatoria esclusivament e per i soggetti che decidono di iscriversi al Marketplace Conservatori, presso AgID.
Il Responsabile della Conservazione “esterno” può avere accesso alle informazioni contenute nei documenti inviati in conservazione, e cioè averne la leggibilità?
Sì, solo nel caso in cui sia stato nominato Responsabile del trattamento ex. Art. 28 del Reg. (UE) 2016/679, in base ad una specifica attività di trattamento che deve essere contrattualizzta, oppure in base al Reg. (UE) 2018/1807.
Quali sono le principali ragioni per esternalizzare la funzione di RdC?
Il responsabile della conservazione deve essere in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Per cui, non è scontato che in ciascuna impresa ci sia un soggetto adeguato a ricoprire questo ruolo.
La scelta di esternalizzare la funzione di Responsabile della Conservazione è frutto di diversi fattori, fra cui:
- la presenza in azienda di ricorse con le conoscenze richieste in ambito informatico, giuridico e archivistico;
- l'impegno economico nell’esternalizzare questo ruolo che deve essere ponderato con la scelta di mantenere all’interno della struttura anche questa funzione;
- la necessità di concentrare i propri effort sulle attività di business per l'azienda