Maggior sicurezza, controllo e governance nei processi di conservazione dei documenti.
L’attenzione ai temi legati alla conservazione è sempre più alta; le linee guida AgiD in tema di conservazione dei documenti informatici definiscono in modo univoco le responsabilità delle aziende in tema di conservazione a norma dei documenti informatici. Mandatorio, ai fini della compliance normativa, è la nomina del Responsabile della Conservazione c/o il Titolare. La robotica può oggi intervenire supportando questa nuova figura nell’assolvere i compiti di controllo e gestione dei processi di conservazione.
Azienda
Il cliente presente nel mondo dell’abbigliamento sportivo da più di 70 anni. Una realtà che opera sul mercato nazionale contando 120 punti vendita fisici.
Obiettivo
L’obiettivo del progetto è il miglioramento del controllo sui processi di conservazione dei documenti aziendali. In particolare, il cliente richiedeva la garanzia di precisione, aggiornamento costante e compliance normativa con un minor effort in termini di tempo e risorse necessarie.
As Is
Il controllo del processo di Conservazione e la redazione e aggiornamento periodico del Manuale della Conservazione veniva svolto dal soggetto incaricato con notevole effort in termini di tempo impiegato in attività ripetitive di controllo.
To Be
Grazie alla Robotic Process Automation e all'Intelligenza Artificiale è stato realizzato un BOT che ha automatizzato le azioni di controllo ripetitivo garantendo precisione, continuità e aggiornamento costante senza alcun intervento umano. Il Responsabile della Conservazione viene avvisato attraverso Alert del verificarsi di eventi che richiedono un aggiornamento del Manuale della Conservazione.
Benefici
- Compliance normativa e sicurezza dei dati.
- Automazione delle attività ripetitive di controllo.
- Rispetto dei tempi di redazione e aggiornamento della bozza del Manuale della Conservazione.
- Costante aggiornamento della bozza del Manuale della Conservazione.
