Consulenza nel recepimento delle linee guida AGID e supporti al Responsabile della Conservazione c/o il Titolare
Accompagniamo le aziende nell’era del documento informatico, per conferire massima validità probatoria e legale alle informazioni giuridicamente rilevanti per la tua organizzazione.
Il controllo sui processi di generazione, gestione e conservazione del documento informatico (anche se affidati a terzi) sono sempre a carico dell’impresa.
La corretta tenuta della documentazione informatica non riguarda solo i documenti rilevanti ai fini fiscali (fatture), tributari (accise doganali) e penali (MUD rifiuti pericolosi), ma investe tutti quei documenti che sono memoria di un fatto che riguarda la mia impresa, per semplificazione tutti gli accordi, contratti, nda, dei quali dobbiamo essere in grado di mantenere il valore probatorio nel tempo.
Perchè adottare le Linee Guida? Obblighi per le imprese
Innanzitutto, perché stiamo parlando di un obbligo normativo anche se il vero valore risiede nella possibilità di opporre a terzi il documento informatico sia in sede di controllo che di contenzioso.
Conservazione dei documenti informatici
Posto che il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, non esiste una lista di documenti "obbligatori" poiché qualsiasi documento analogico o elettronico può diventare informatico, per esempio, tramite l'apposizione di una firma.
Il documento informatico ha la stessa validità di quello analogico solo se si rispettano i principi delle linee guida.
Nomina del Responsabile della Conservazione
Tutte le imprese sono obbligate alla nomina del Responsabile della Conservazione. Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Redazione del Manuale di Conservazione
Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Le c.d. Linee Guida AgID riguardano 3 aspetti: Formazione Gestione Conservazione del documento informatico.
Hanno validità Erga Omnes.
Impattano su tutti i documenti informatici prodotti da qualsiasi reparto dell'azienda.
L'azienda ha l’obbligo di nominare il Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione deve essere un ruolo apicale con pieni poteri.
Il Responsabile della Conservazione deve produrre il Manuale di Conservazione.
Gli obiettivi della consulenza
Maxwell propone quindi un approccio modulare al recepimento delle Linee Guida AgID, un'offerta completa che copre tutti gli ambiti normati con molteplici benefici per l'impresa:
- Mitigare il rischio sanzionatorio
- Mitigare il rischio di accertamenti induttivi
- Garantire la reperibilità, l'integrità, la disponibilità e la riservatezza del patrimonio informativo aziendale
- Garantire nel tempo il valore probatorio dei documenti informatici prodotti da tutti i reparti dell'impresa
- Eliminare archivi fisici, efficientare l'utilizzo di servizi di conservazione terzi
- Dematerializzare in modo corretto i processi documentali
- Supportare l'azienda nell'individuazione e nella formazione del Responsabile della Conservazione
- Sollevare il reparto amministrativo dal ruolo di unico responsabile per la gestione dei documenti informatici
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Preserviamo la memoria dell'attività istituzionale della tua azienda.
Tipologie di intervento
Rapporto di Verificazione Processo di Digitalizzazione Documenti Cartacei (all.3 LLGG AgID)
L’intervento si rivolge a quelle aziende che operano internamente il processo di digitalizzazione della documentazione cartacea.
L’obiettivo è quello di strutturare un processo a norma che porti la documentazione cartacea digitalizzata (scansionata) ad avere lo stesso valore legale della versione analogica.
Verifica sulle modalità di tenuta dei documenti informatici
Vengono mappati i documenti informatici prodotti dall’organizzazione, se ne valuta le modalità di gestione e tenuta, si supporta Il Responsabile della Conservazione nella verifica della completa e corretta conservazione.
Assessment sul livello di maturità nei processi di Formazione e Gestione Documentale e Linee di indirizzo strategico per la formazione e gestione di documenti informatici
L’azienda viene supportata per comprendere il gap formativo e procedurale che non permette un’autonoma e corretta gestione dei documenti informatici.
Redazione di Politiche e Procedura per la Gestione Documentale
I consulenti Maxwell a diretto riporto della proprietà e/o della direzione aziendale definiranno le procedure aziendali sulla formazione, gestione e conservazione. L'intervento copre tutti i reparti che producono documenti informatici, quindi rilevanti ai fini giuridici.
Attività di supporto (PMO) all’implementazione delle attività di remediation
Un PM dedicato per supportare l'esecuzione delle attività di remediation proposte a seguito degli assessment e delle mappature.
Verifica processi di conservazione in outsourcing
L’azienda e il Responsabile della Conservazione vengono supportati nella verifica dell’operato dei conservatori a cui hanno affidato il servizio di conservazione. In particolare, si verifica l’integrità e leggibilità dei Pacchetti di Distribuzione e l’aderenza dei Sistemi di Conservazione alle LLGD AgID.
Formazione al Responsabile della Conservazione
Formazione dedicata al Responsabile della Conservazione sulle Linee guida AgID. Lezioni frontali in presenza per accompagnare e approfondire le tematiche legate al ruolo.
Verifica normativa sulla corretta gestione della documentazione fiscale e tributaria
L'attività consiste nella realizzazione di un assessment in tema di formazione e gestione dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, caratterizzati da regole specifiche di settore. Fatture, registri e scritture contabili costituiscono gli oggetti principali di interesse oltre ai documenti di rilevanza doganale, quali le nuove regole in materia di dichiarazioni di import ed export.
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