AgID. Il “nuovo” Responsabile della Conservazione

agid il nuovo responsabile della conservazione

Affrontare il cambio normativo, strumenti, persone e competenze. 
Consulenza nel recepimento delle nuove linee guida AgID e supporti al Responsabile della Conservazione c/o il Titolare. 

Un approccio a tre pilastri.

In questi mesi ci siamo confrontati con oltre 60 aziende clienti sul tema in Conservazione. La quantità di informazioni raccolte in queste esperienze ha disegnato una realtà complessa che non può essere affrontata solo con un approccio tecnologico.

Le casistiche riscontrate sono molteplici, dalla presenza di più conservatori alla difficoltà di trovare la risorsa giusta da nominare al ruolo di Responsabile della Conservazione c/o il Titolare, come definito dalla norma.

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Il dialogo diretto con i clienti e i loro collaboratori ha evidenziato spesso lacune sui temi legali e la relativa necessità di consulenza, pareri e formazione specifica. Il quadro delle necessità può essere riassunto in questi 3 punti, focalizzati sulla riduzione del rischio sanzionatorio e la necessità di efficienza:

1- Supporto informativo/formativo e normativo/legale:
che deve fornire supporto legale, formativo e informativo al Responsabile e al Titolare, verificando la regolarità giuridica dei processi di conservazione.

2- Efficienza nei processi di generazione della documentazione:
supporto all’obiettivo di eccellenza nei processi di generazione dei documenti informatici.

3- Strumenti tecnologici a supporto del Responsabile della Conservazione c/o il Titolare:
che aiutino, a fotografare la situazione in essere, assistere il responsabile nel suo lavoro quotidiano e soprattutto aumentare il “governo” ed il “presidio” dei processi di conservazione.


Piano d’azione

Anche il piano d’azione consigliato e strutturato da Maxwell prevede quindi 3 momenti distinti ma complementari:

1- Consulenza legale sulla Conservazione a Norma.
Il focus in questo caso riguarda l'aderenza delle soluzioni di conservazione adottate dall'azienda, rispetto alla normativa, procedendo con:

  1. Analisi della soluzione di conservazione adottata e verifica generale della conformità normativa, regolamentare e tecnologica, individuazione di eventuali criticità con redazione di un documento di Gap Analysis.
  2. Definizione ed aggiornamento dei metadati e dei formati documentali.
  3. Predisposizione e verifica delle specifiche tecniche che dovranno essere osservate dal gestore esterno di conservazione.
  4. Supporto nell’adozione della corretta implementazione delle modifiche di natura organizzativa, contrattuale e tecnologica individuate durante l’attività di analisi. Revisione del correlato sistema contrattuale, delle deleghe e delle nomine.
  5. Individuazione di un piano di controlli e verifiche e della correlata reportistica.

2- Efficienza del processo di generazione dei documenti.
Il focus in questo caso riguarda le modalità e i processi di generazione dei documenti che saranno oggetto di conservazione.

  1. Un Assessment preliminare mira a identificare e valutare:
    i processi di generazione dei documenti informatici che saranno oggetto di conservazione;
    il ricorso ad eventuali fornitori esterni nella generazione dei documenti informatici;
    la struttura IT dell’azienda a supporto della generazione dei documenti informatici;
    il conseguimento di eventuali certificazioni di terza parte comprendenti i processi di generazione dei documenti informatici.
  2. Produzione di un documento di Gap Analysis.
  3. Definizione dell’Action Plan con definizione delle politiche e delle procedure necessarie.
  4. Supporto PMO As a Service (Project Management Office), per l’esecuzione del Progetto.

3- Formazione al Responsabile della Conservazione c/o il Titolare.
La formazione e l’informazione in questo caso supportano il Responsabile, i suoi collaboratori ed il Titolare stesso, nel perseguire logiche di miglioramento continuo, garantendo al tempo stesso una reazione “elastica” ad eventuali evoluzioni normative, creando inoltre quelle competenze interne che sul medio periodo andranno a ridurre il ricorso a consulenze (e quindi a costi) esterne.

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