Eliminare la gestione cartacea e manuale dei flussi informativi in azienda è possibile: + 40% di efficienza con l’Intelligent Document Processing
L’elaborazione intelligente dei documenti è importantissima se consideriamo che i dati non strutturati rappresentano ormai l'80% del patrimonio informativo aziendale (Fonte Datamation 2018). Il cliente lamentava difficoltà nella gestione, interpretazione e classificazione delle informazioni che confluivano in azienda. Dalle analisi interne sono state riscontrate delle falle nella gestione dei flussi informativi in quasi tutti i reparti, con una soluzione IDP abbiamo risolto questo problema e non solo.
Azienda
Il cliente è un gruppo che opera nel settore del make-up, fattura circa 550 milioni di euro e conta 6000 dipendenti.
Obiettivo
L'obiettivo del cliente poteva riassumersi nel facilitare l'accesso alle informazioni in azienda. Trovare i dati necessari alle proprie attività in poco tempo e in modo semplice ottimizza il lavoro della singola risorsa e velocizza gli scambi. Grazie ad un sistema IDP è stato possibile rendere accessibili tutti i dati che confluivano in azienda in qualsiasi formato, migliorare la gestione degli scambi informativi e renderli disponibili nelle giuste modalità per ogni scopo.
As Is
Il processo di estrazione dei dati in azienda, seguiva diverse fasi e coinvolgeva una moltitudine di soggetti. In particolare:
- Estrazione dati da più canali e sistemi: il cliente si trovava a comunicare con una quantità di soggetti e sistemi mai uguali fra di loro. Il lavoro di estrazione e conversione dei dati in informazioni era svolto manualmente, evidenziando un grande problema di inefficienza in termini di tempo, risorse ed energie
- Interpretazione di dati non strutturati: la difformità di modalità operative portava alla recezione di dati privi di modelli predefiniti quindi ingombranti e difficili da comprendere
- Diversità di formati: la difformità dei formati comprometteva l’accessibilità e la lettura degli stessi
- Verifiche su sistemi terzi: la frammentarietà dei documenti richiedeva numerose conversioni, rendendo indispensabile la verifica manuale del dato
To Be
Il Gruppo Archiva, con l'aiuto dell'Intelligent Automation, ha portato la realtà cliente ad una semplificazione dei processi grazie ad una soluzione che:
- Cattura dati senza o con layout: con il nostro intervento, grazie all’utilizzo di tecnologie di data mining e all’utilizzo di algoritmi specifici, l’IA può estrarre e organizzare i dati in strutture accessibili e database relazionali
- Normalizza e interpreta con linguaggio naturale: gli algoritmi di riconoscimento dei modelli e di elaborazione del linguaggio naturale sono in grado di assegnare significato ai documenti, organizzarli e renderli disponibili a un’analisi strutturata
- Autoapprende con IA: l’intelligenza artificiale apprende dalle eccezioni e dagli interventi manuali e perfeziona la capacità di interpretare ed elaborare i dati
Benefici
- + 80% produttività FTE
- -98% carta
- + 40% efficienza
