Il progetto nasce dall’esigenza di strutturare la Richiesta di Acquisto, all’interno di un sistema che consentisse la tracciatura delle informazioni necessarie, e l’automatizzazione dei workflow approvativi.
Nel contesto aziendale, la RDA era già presente per i prodotti codificati, sviluppata all’interno del sistema gestionale (ERP). Al contrario, i servizi e i prodotti non codificati erano gestiti in modalità “tradizionale”, con l’utilizzo di file Excel e-mail.
L’obiettivo era quello di poter gestire l’intero perimetro degli acquisti in maniera digitalizzata, efficientando le interazioni tra i dipartimenti, e automatizzando il flusso dei controlli sul budget e sulle approvazioni della spesa.
As Is
Gestione della RDA tramite invio di mail e file XLS, senza un presidio strutturato delle informazioni e del processo di ingaggio, e con controlli manuali sull’erosione del budget e sui relativi processi approvativi.
Il flusso di lavoro in essere presentava molte attività “time consuming” e a basso valore aggiunto, con forti rischi di errore umano e una sostanziale disomogeneità di gestione delle pratiche.
To Be
L’attività iniziale si è focalizzata sull’analisi dello scenario in essere, sulla definizione del modello da implementare, con particolare focus sull’automatizzazione del recupero delle informazioni già presenti nei sistemi in essere, con l’obiettivo di ridurre al minimo le attività operative.
Sono stati definiti i campi minimi obbligatori, le informazioni necessarie, le regole di smistamento automatico (dati contabili, categorie merceologiche, valore e soglie), i workflow approvativi collegati e la reportistica collegata.
Infine, sono state portate avanti le attività di change management, per formare i richiedenti all’uso della nuova soluzione tecnologica, di fatto sostituendo in toto i file xls e l’invio delle mail.
Benefici
I principali benefici riscontrati sono stati:
- Risparmio di circa il 30% del tempo tradizionalmente impiegato nella gestione delle RdA da parte dell’Ufficio Acquisti, grazie alla disponibilità immediata delle informazioni, agli automatismi di instradamento e delle pratiche e a una maggiore visibilità sulla pianificazione delle attività.
- Presidio e governance delle attività in cui l’ufficio acquisti viene ingaggiato
- Gestione processi di erosione del budget e autorizzazione extra budget
- Efficienza nella gestione dei ruoli e responsabilità per tutti i workflow collaborativi e approvativi
- Piena auditabilità del processo, con tracciatura di tutte le comunicazioni intercorse tra i dipartimenti, e visibilità sullo stato di avanzamento delle RdA