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I processi di acquisto generano ogni giorno una grande quantità di documenti provenienti da fornitori, uffici acquisti e sistemi aziendali.
Ordini, conferme d'ordine, offerte, listini, documentazione fornitori, certificazioni, contratti e allegati rappresentano una componente essenziale delle attività operative e amministrative del procurement.
Molto spesso queste informazioni rimangono distribuite tra email, PDF, allegati, repository documentali e sistemi differenti.
Per questo motivo la sfida non consiste semplicemente nel conservare i documenti, ma nel valorizzare le informazioni che essi contengono.
Quando i documenti diventano dati
Un ordine contiene informazioni.
Una conferma d'ordine contiene informazioni.
Un'offerta contiene informazioni.
Una certificazione contiene informazioni.
Un contratto contiene informazioni.
Il valore nasce quando tutte queste informazioni vengono identificate, estratte, classificate e rese disponibili all'interno dei processi aziendali. Solo così è possibile velocizzare verifiche e controlli, migliorare la qualità del dato, alimentare workflow documentali e supportare attività di procurement con informazioni aggiornate e affidabili.
L'obiettivo non è gestire più documenti. L'obiettivo è migliorare la capacità di utilizzare le informazioni che i documenti contengono.
Ambiti applicativi
L'automazione intelligente dei documenti può supportare numerosi processi di acquisto che richiedono acquisizione, classificazione ed estrazione delle informazioni.
Un approccio integrato consente di migliorare efficienza operativa, qualità del dato e capacità decisionale.
Estrazione automatica di riferimenti, importi, articoli, date e informazioni operative.
Acquisizione e valorizzazione dei dati contenuti nella documentazione inviata dai fornitori.
Raccolta e classificazione delle informazioni commerciali utili ai processi di sourcing e procurement.
Estrazione e monitoraggio delle informazioni contenute in certificati, attestazioni e documentazione qualificante.
Acquisizione strutturata delle informazioni presenti nella documentazione contrattuale.
Gestione e valorizzazione di documenti, comunicazioni e allegati generati durante il ciclo di acquisto.
La tecnologia
La tecnologia
AI Data Extraction. Acquisire, comprendere e valorizzare le informazioni contenute nei documenti di acquisto.
La piattaforma è in grado di automatizzare l'acquisizione, estrarre metadati e informazioni rilevanti da ordini, conferme d'ordine, offerte, certificazioni e contratti, e alimentare sistemi aziendali e processi di procurement, riducendo tempi di gestione, attività manuali ed errori operativi.
L'approccio permette di aumentare l'efficienza operativa e migliorare la qualità delle informazioni disponibili per le attività di acquisto.