Informativa Protezione Dati Personali – Modulo segnalazione ISO 37001

ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Versione 18 giugno 2026

1. Introduzione

Archiva Group, brand di proprietà di Archiva S.r.l. a socio unico, che accomuna le aziende indicate nell’allegato A alla presente informativa, La informa circa il trattamento dei suoi dati personali eseguito per dare riscontro alle segnalazioni in ambito ISO 37001 e Whistleblowing, promosse attraverso il sito web https://www.archivagroup.com (di seguito, “sito web” o “sito”). Archiva Group nel seguito di questa informativa potrà essere indicato semplicemente come “Archiva” oppure, qualora una specifica disposizione sia riferibile unicamente ad una sola entità giuridica di Archiva Group, con il nome breve dell’azienda a cui tale disposizione si riferisce.
Questo sito può includere plugin, link a social network o piattaforme di distribuzione di contenuti audiovisivi. L’interazione con questi elementi, implica che alcuni dati possano essere trasmessi al provider del plugin, social media o piattaforma di contenti, per la necessaria fruizione del contenuto ivi presente. Le informative sul trattamento dei dati personali effettuato dai predetti provider, sono rinvenibili all’interno dei rispettivi siti web.

2. Titolare del trattamento

Con riferimento ai dati personali trattati attraverso il sito web o altri sistemi informativi (piattaforma di Whistleblowing, CRM, HR management system, ERP), Archiva agisce in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 4, punto 7 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”).
Tuttavia, in specifici scenari operativi, Archiva può trattare dati personali per conto delle altre aziende, o viceversa, assumendo la qualifica di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Tali casi includono, ad esempio, l’erogazione di servizi infrastrutturali, la gestione tecnica del sito o l’hosting applicativo dei form e delle piattaforme online. I ruoli fra le aziende di Archiva Group, sono formalizzati tramite accordi interni di contitolarità o nomina a Responsabile del trattamento, sottoscritti tra le parti, che regolano in modo trasparente le rispettive responsabilità. L’elenco aggiornato dei trattamenti per cui è previsto un ruolo di Responsabile può essere richiesto a ciascuna azienda, tramite i contatti riportati nel seguito della presente informativa.

3. Finalità, base giuridica e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali risponde alle seguenti possibili finalità di trattamento:

Finalità del trattamento	Tipologia di interessato	Categorie di dati trattati	Base giuridica del trattamento	Durata del trattamento
a) Per istruire la segnalazione presentata;	Tutti	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono	Articolo 6.1.f: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.	Cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione ex art. art. 14 D.lgs 10 marzo 2023 n. 24, salvaguardando in ogni caso il diritto alla difesa del Titolare del trattamento
b) per far valere e/o difendere i diritti del Titolare in sede stragiudiziale, giudiziaria, gestione del contenzioso, transazioni, arbitrati.	Tutti	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono	Articolo 6.1.f: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.	Cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione ex art. art. 14 D.lgs 10 marzo 2023 n. 24, salvaguardando in ogni caso il diritto alla difesa del Titolare del trattamento

4. Natura e modalità del trattamento

Archiva Group dichiara che il trattamento dei dati personali svolto per le finalità sopra indicate, si svolgerà nel rispetto delle norme nazionali e sovranazionali applicabili in ambito “Protezione dati personali”.
Ai sensi delle predette leggi, i trattamenti attuati da Archiva Group saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando i diritti e le libertà degli interessati.
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per il conseguimento delle finalità sopra elencate. Pertanto, il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l'oggettiva impossibilità per il Titolare di istruire e condurre regolarmente l’attività concernente la richiesta esercitata dall’interessato. I dati personali saranno trattati in forma elettronica o anche cartacea, con logiche strettamente correlate alle predette finalità.
La presente informativa non estende i suoi effetti a siti web differenti da quello esplicitamente menzionato.
I trattamenti sono effettuati adottando misure tecniche e organizzative adeguate, coerenti con i principi di data protection by design e data protection by default. Archiva applica controlli periodici di sicurezza e ha conseguito molteplici certificazioni di terza parte, consultabili alla pagina https://www.archivagroup.com/it/archiva/sicurezza-e-privacy
I dati personali sono trattati prevalentemente presso la sede del Titolare del trattamento e non saranno trasferiti in Paesi extra UE.

5. Categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali

I Dati Personali trattati da Archiva Group potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, per i trattamenti di rispettiva competenza, che operando sotto la diretta autorità di quest’ultimo, nel rispetto di specifiche misure di sicurezza loro impartite, tratteranno i dati personali in conformità principi in materia di protezione dei dati.
I dati personali potranno, inoltre, essere trasmessi a eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 del GDPR che, operando sotto la diretta autorità̀ del Titolare, riceveranno adeguate istruzioni. Lo stesso avverrà a cura degli eventuali Responsabili del trattamento nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.
Si informa inoltre, che i dati personali potranno essere comunicati ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto al Titolare del trattamento tramite i contatti indicati nell’allegato A alla presente informativa:

• Organismi di certificazione e organismi di accreditamento: per le attività di verifica al fine dell’ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva Group.
• Studi legali, società di consulenza: per attività di consulenza nelle rispettive materie di competenza professionale;
• Enti o autorità di controllo: per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi di legge, nonché in caso di presentazione di reclami.

6. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Archiva Group ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato tramite e-mail al seguente indirizzo: dpo.privacy@archivagroup.it.

Di seguito, a titolo esemplificativo e non esaustivo, vengono riportate ipotesi al verificarsi delle quali il DPO può essere contattato e/o è opportuno che venga contattato:

• nel caso in cui si voglia esercitare un diritto riconosciuto dal Regolamento Europeo;
• nel caso in cui si voglia contestare il rigetto di una istanza di esercizio di un diritto o si ritenga che la risposta non sia stata soddisfacente o non sia sopraggiunta nei tempi indicati;
• nel caso in cui si ritenga di aver subito una violazione dei propri dati personali durante il trattamento eseguito dal Titolare o dal Responsabile del trattamento;
• nel caso in cui si ritenga che l’informativa sottoposta all’interessato non sia sufficientemente chiara e trasparente;
• nel caso in cui si ritenga necessario ricevere chiarimenti o approfondimenti circa il trattamento eseguito sui propri dati personali (finalità, base giuridica di riferimento, tempi di conservazione, modalità di esecuzione del trattamento etc.);
• nel caso in cui sia necessario ricevere informazioni per poter presentare un reclamo all’Autorità di controllo.

7. Diritti dell’interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama.
L’interessato avrà diritto di chiedere al Titolare l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che lo riguardano. Inoltre, l’interessato potrà, in qualsiasi momento, revocare il consenso per i trattamenti che si fondano su tale base giuridica senza pregiudizio alcuno per la liceità del trattamento, basato sul consenso, eseguito prima della revoca.
Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che non siano stati rispettai i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it
L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web http://www.archivagroup.com o tramite comunicazione inviata all’indirizzo PEC privacy@pec.archivagroup.it (raggiungibile anche da e-mail ordinaria).

8. Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dal Titolare del trattamento. Salvo quanto diversamente specificato, continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattati. In caso di modifiche rilevanti all’informativa, ne verrà data notifica mediante banner sul sito o comunicazione diretta via email, se applicabile.