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Nel ciclo Procurement & Supply Chain, il patrimonio documentale non si limita ai contratti o agli ordini, né ai documenti di trasporto.
La gestione degli acquisti e della logistica produce documenti informatici con valore legale, contrattuale e probatorio.
Procurement: ordini di acquisto, conferme d’ordine, contratti fornitori e allegati, note di accredito, fatture passive, report di audit fornitori, comunicazioni contrattuali.
Supply Chain: DDT, CMR, packing list, documenti doganali, prove di consegna, documenti di import/export, registrazioni di inventario, resi.
La sfida è capire quali documenti devono essere governati, come vengono formati, dove transitano, chi li gestisce e se possono essere esibiti correttamente quando servono.
Perché il punto non è solo conservare. È poter dimostrare.
Focus normativo
AgID
Le Linee Guida AgID stabiliscono come formare, gestire e conservare i documenti informatici, garantendo:
- autenticità
- integrità
- affidabilità
- leggibilità
- reperibilità
- valore probatorio
Normativa contrattuale, fiscale e doganale
Per Procurement & Supply Chain, il perimetro documentale nasce dall’incrocio tra normative fiscali e IVA, normative contrattuali, regolamenti doganali e obblighi di esibizione verso auditor, autorità o revisori.
Il rischio non è solo la mancata conservazione di un documento: riguarda la capacità di dimostrare ordini, contratti, consegne, ricevute, pagamenti e responsabilità operative o fiscali in caso di verifica o contenzioso.
Pain points
Oltre ordini, contratti e documenti logistici
Gli assessment mostrano come la conservazione debba includere tutte le classi documentali, dai fornitori alla logistica: ordini, conferme, contratti, note di accredito, fatture passive, report di audit fornitori, comunicazioni contrattuali, DDT, CMR, packing list, documenti doganali, prove di consegna, documenti di import/export, registrazioni inventario, resi.
Questa evoluzione nasce dalla necessità di garantire tracciabilità, accesso, esibizione e compliance, non solo archiviazione.
Se il documento non è opponibile, il processo perde forza
Una gestione frammentata espone l’impresa a rischi legali, fiscali e operativi.
Se i documenti non sono reperibili, integri o collegati ai processi di Procurement & Supply Chain, il rischio non è solo “documento mancante”: è impossibilità di dimostrare ordini, consegne, contratti o condizioni di fornitura.
Il punto non è avere un archivio. È poter sostenere una verifica.
Procure to Pay e conservazione
Nel video, Andrea Gallo, Senior Solutions Engineer di Archiva Group, spiega perché, nel ciclo Procure to Pay, non basta conservare la fattura: senza l'ordine, il DDT, le approvazioni e il pagamento collegati tra loro, il fascicolo documentale resta frammentato e giuridicamente debole. Un approfondimento sui rischi, gli obblighi normativi e il valore della tracciabilità end-to-end.
Approccio integrato
Consulenza AgID e servizi di conservazione permettono di affrontare il tema in modo integrato: prima si mappa il patrimonio documentale Procurement & Supply Chain, poi si costruisce un modello coerente di gestione, conservazione ed esibizione.
Il percorso parte dall’identificazione delle classi documentali, dei flussi, dei sistemi coinvolti e delle responsabilità. Prosegue con la definizione delle priorità, delle eventuali non conformità, delle azioni di rimedio e delle modalità con cui i documenti devono essere versati, conservati ed esibiti.
Step by step
Si analizzano tutte le classi documentali: ordini, conferme, contratti, note di accredito, fatture passive, report di audit fornitori, comunicazioni contrattuali, DDT, CMR, packing list, documenti doganali, prove di consegna, registrazioni inventario e resi. L’obiettivo è capire cosa viene conservato, cosa resta fuori dal perimetro, quali documenti sono dispersi e dove si genera il rischio.
La tecnologia
La tecnologia
La conservazione non si esaurisce nel deposito a norma del documento. Il valore emerge quando il patrimonio documentale può essere ricercato, consultato, visualizzato ed esibito in modo semplice, sicuro e coerente con i processi aziendali.
L’accesso ai documenti conservati può essere abilitato attraverso diversi modelli tecnologici: integrazione diretta con l’ERP aziendale, soluzioni SAP native o soluzioni proprietarie cloud based.