Informativa Protezione Dati Personali

ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Versione 3 giugno 2026

1.    Introduzione

Archiva Group, brand di proprietà di Archiva S.r.l. a socio unico, che accomuna le aziende indicate nell’allegato A alla presente informativa, La informa circa il trattamento dei suoi dati personali eseguito attraverso il sito web https://www.archivagroup.com/ (di seguito, “sito web” o “sito”). Archiva Group nel seguito di questa informativa potrà essere indicato semplicemente come “Archiva” oppure, qualora una specifica disposizione sia riferibile unicamente ad una sola entità giuridica di Archiva Group, con il nome breve dell’azienda a cui tale disposizione si riferisce.
Questo sito può includere plugin, link a social network o piattaforme di distribuzione di contenuti audiovisivi. L’interazione con questi elementi, implica che alcuni dati possano essere trasmessi al provider del plugin, social media o piattaforma di contenti, per la necessaria fruizione del contenuto ivi presente. Le informative sul trattamento dei dati personali effettuato dai predetti provider, sono rinvenibili all’interno dei rispettivi siti web.

2. Titolare del trattamento

Con riferimento ai dati personali trattati attraverso il sito web, Archiva agisce in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 4, punto 7 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”).

Tuttavia, in specifici scenari operativi, Archiva può trattare dati personali per conto delle altre aziende, o viceversa, assumendo la qualifica di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Tali casi includono, ad esempio, l’erogazione di servizi infrastrutturali, la gestione tecnica del sito o l’hosting applicativo dei form e delle piattaforme online. I ruoli fra le aziende di Archiva Group, sono formalizzati tramite accordi interni di contitolarità o nomina a Responsabile del trattamento, sottoscritti tra le parti, che regolano in modo trasparente le rispettive responsabilità. L’elenco aggiornato dei trattamenti per cui è previsto un ruolo di Responsabile può essere richiesto a ciascuna azienda, tramite i contatti riportati nel seguito della presente informativa.

3. Contitolarità del trattamento

Alcuni trattamenti di dati personali effettuati tramite il sito web possono essere svolti congiuntamente da Archiva e le altre aziende di Archiva Group, in qualità di Contitolari del trattamento, ai sensi dell’art. 26 del GDPR. La contitolarità è formalizzata mediante accordi interni che disciplinano, in modo trasparente, le rispettive responsabilità in merito agli obblighi derivanti dal GDPR, con particolare riferimento all’esercizio dei diritti dell’interessato e alle modalità di trattamento dei dati.

A titolo esemplificativo, rientrano tra i trattamenti in contitolarità:

• l’organizzazione e la gestione congiunta di eventi, webinar e iniziative promozionali pubblicate sul sito web;
• l’analisi dei dati statistici aggregati derivanti dall’uso di piattaforme digitali condivise;
• la gestione delle richieste di contatto provenienti dal sito, quando dirette a più aziende.
  
  

L’interessato potrà ottenere ulteriori informazioni sul contenuto degli accordi di contitolarità e esercitare i propri diritti ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR nei confronti di ciascun Contitolare, utilizzando i contatti indicati nell’allegato A alla presente informativa.

4. Finalità, base giuridica e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali raccolti attraverso il sito web, risponde alle seguenti possibili finalità di trattamento:

Finalità del trattamento	Tipologia di interessato	Categorie di dati trattati	Base giuridica del trattamento	Durata del trattamento
a)    erogazione dei servizi accessibili attraverso il sito (es. riscontro alle richieste avanzate dall’utente, richiesta di partecipazione a webinar o evento in presenza);	Prospect, ovvero quel soggetto che potenzialmente potrebbe intraprendere un rapporto contrattuale in futuro perché interessato alle proposte di prodotto o servizio del Titolare del trattamento Cliente (sia persona fisica, che giuridica), ovvero quel soggetto che usufruisce di un prodotto o servizio del Titolare del trattamento in forza di un rapporto contrattuale in esecuzione;	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono	Articolo 6.1.b: il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.	per massimo 12 mesi dal ricevimento della richiesta del Prospect; per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere con il Cliente;
b)    per consentire agli utenti del sito, previo consenso e fino alla revoca dello stesso, di conoscere ed approfondire le attività, gli eventi e le altre iniziative commerciali organizzate o svolte da parte del Titolare;	Tutti	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono	Articolo 6.1.a: il l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità;	per massimo 24 mesi dalla formalizzazione del consenso o dall’ultima interazione documentabile.
c)    nei limiti e per la sola finalità di reclutamento, gestione e contatto della candidatura alla posizione lavorativa prescelta nell’apposito campo;	Candidati	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono, CV con eventuali particolari categorie di dati personali eventualmente presenti.	Articolo 6.1.b: il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.	per massimo 12 mesi dalla data del primo colloquio con il Titolare del trattamento;
d)    per poter essere contattato dall’area HR per future ed eventuali posizioni lavorative, offerte dal Titolare;	Candidati	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono, CV con eventuali particolari categorie di dati personali eventualmente presenti.	Articolo 6.1.b: il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.	per massimo 12 mesi dalla data del primo colloquio con il Titolare del trattamento;
e)    per il monitoraggio delle posizioni aperte e chiuse nel contesto aziendale con dettaglio della fissazione dei colloqui, relativi esiti e riconoscimento di candidati già esaminati;	Candidati	Dati comuni: nome, cognome, indirizzo email, telefono, CV con eventuali particolari categorie di dati personali eventualmente presenti.	Articolo 6.1.f: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.	per massimo 36 mesi dalla data del primo colloquio con il Titolare del trattamento.
f)    erogazione del sito web e dei suoi contenuti;	Tutti	Dati comuni: indirizzo IP	Articolo 6.1.a: il l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità; Articolo 6.1.f: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.	Si prega di fare riferimento alla cookie policy.
g)    trascrizione di contatti telefoni finalizzati al miglioramento dei servizi erogati, del supporto commerciale e tecnico;	Prospect                                                                                                                                                                                                Cliente	I dati personali raccolti nel corso dei contatti telefonici vengono immediatamente anonimizzati e non resi disponibili al Titolare. La trascrizione, così anonimizzata, della conversazione rimane associata all’interessato.	Articolo 6.1.f: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.	per massimo 12 mesi dal ricevimento della richiesta del Prospect; per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere con il Cliente;

5. Natura e modalità del trattamento

Archiva Group dichiara che l’accesso al sito richiede il conferimento di dati personali che saranno oggetto di trattamento nel rispetto delle norme nazionali e sovranazionali applicabili in ambito “Protezione dati personali”.

Ai sensi delle predette leggi, i trattamenti attuati da Archiva Group saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando i diritti e le libertà degli interessati.
Il conferimento dei dati personali è facoltativo, tuttavia, il loro parziale o mancato conferimento potrebbe non consentire il corretto funzionamento del sito o il riscontro alle richieste avanzate dall’interessato.

Il Sito non contiene alcuna informazione, destinata direttamente ai minori, pertanto, la suddetta categoria di interessati non dovrà trasmettere alcun dato personale alla società Titolare del trattamento attraverso i moduli di richiesta dati presenti nel Sito.

La presente informativa non estende i suoi effetti a siti web differenti da quello esplicitamente menzionato.

I trattamenti sono effettuati adottando misure tecniche e organizzative adeguate, coerenti con i principi di data protection by design e data protection by default. Archiva applica controlli periodici di sicurezza e ha conseguito molteplici certificazioni di terza parte, consultabili alla pagina https://www.archivagroup.com/it/archiva/sicurezza-e-privacy

I dati personali sono trattati prevalentemente presso la sede del Titolare del trattamento e non saranno trasferiti in Paesi extra UE.

6. Categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali

I Dati Personali trattati da Archiva Group potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare, per i trattamenti di rispettiva competenza, che operando sotto la diretta autorità di quest’ultimo, nel rispetto di specifiche misure di sicurezza loro impartite, tratteranno i dati personali in conformità principi in materia di protezione dei dati.

I dati personali potranno, inoltre, essere trasmessi a eventuali Responsabili del trattamento nominati ex art. 28 del GDPR che, operando sotto la diretta autorità̀ del Titolare, riceveranno adeguate istruzioni. Lo stesso avverrà a cura degli eventuali Responsabili del trattamento nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.

Si informa inoltre, che i dati personali potranno essere comunicati ai soggetti essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie e il cui elenco completo potrà essere richiesto al Titolare del trattamento tramite i contatti indicati nell’allegato A alla presente informativa:

• Società o altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto di Archiva Group: per attività di gestione e/o sviluppo di siti web, assistenza, comunicazione, organizzazione e gestione degli eventi, produttori di soluzioni software di video-conferenza, gestori delle piattaforme elettroniche per inviare campagne marketing, newsletter;
• Società di reclutamento: per attività nell'ambito di propria competenza;
• Organismi di certificazione e organismi di accreditamento: per le attività di verifica al fine dell’ottenimento e/o mantenimento delle certificazioni acquisite da Archiva Group.
  
  

7. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Archiva Group ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato tramite e-mail al seguente indirizzo: dpo.privacy@archivagroup.it.

Di seguito, a titolo esemplificativo e non esaustivo, vengono riportate ipotesi al verificarsi delle quali il DPO può essere contattato e/o è opportuno che venga contattato:

• nel caso in cui si voglia esercitare un diritto riconosciuto dal Regolamento Europeo;
• nel caso in cui si voglia contestare il rigetto di una istanza di esercizio di un diritto o si ritenga che la risposta non sia stata soddisfacente o non sia sopraggiunta nei tempi indicati;
• nel caso in cui si ritenga di aver subito una violazione dei propri dati personali durante il trattamento eseguito dal Titolare o dal Responsabile del trattamento;
• nel caso in cui si ritenga che l’informativa sottoposta all’interessato non sia sufficientemente chiara e trasparente;
• nel caso in cui si ritenga necessario ricevere chiarimenti o approfondimenti circa il trattamento eseguito sui propri dati personali (finalità, base giuridica di riferimento, tempi di conservazione, modalità di esecuzione del trattamento etc.);
• nel caso in cui sia necessario ricevere informazioni per poter presentare un reclamo all’Autorità di controllo.
  
  

8. Diritti dell’interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR il cui dettato normativo integralmente si richiama.

L’interessato avrà diritto di chiedere al Titolare l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, avrà diritto, altresì, di richiedere la limitazione del trattamento, nonché di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che lo riguardano. Inoltre, l’interessato potrà, in qualsiasi momento, revocare il consenso per i trattamenti che si fondano su tale base giuridica senza pregiudizio alcuno per la liceità del trattamento, basato sul consenso, eseguito prima della revoca.

Infine, l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nel caso in cui ritenga che non siano stati rispettai i propri diritti, in violazione dei principi del GDPR secondo le modalità ad esempio indicate sul sito internet del Garante, accessibile al sito internet www.garanteprivacy.it .

L’esercizio dei suddetti diritti potrà essere azionato mediante la compilazione dell’apposito form rinvenibile sul sito web http://www.archivagroup.com/ o tramite comunicazione inviata all’indirizzo PEC privacy@pec.archivagroup.it (raggiungibile anche da e-mail ordinaria).

9. Modifiche all’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti in conformità alle disposizioni normative nazionali ed europee nonché in virtù di scelte operative effettuate dal Titolare del trattamento. Salvo quanto diversamente specificato, continuerà ad applicarsi ai dati personali sino a quel momento trattati. In caso di modifiche rilevanti all’informativa, ne verrà data notifica mediante banner sul sito o comunicazione diretta via email, se applicabile.

Per consultare la cronologia delle informative protezione dati sito web, è possibile visitare la seguente pagina.