Firma elettronica, firma avanzata e firma digitale

Nel percorso di digitalizzazione dei processi documentali, la firma elettronica è diventata uno strumento essenziale per imprese, professionisti, Pubbliche Amministrazioni e cittadini.

La progressiva dematerializzazione dei documenti, la crescita dei contratti digitali, l’utilizzo dei servizi online e la necessità di gestire processi più rapidi e sicuri hanno reso indispensabile adottare soluzioni capaci di attribuire un documento informatico a un determinato soggetto, garantendone integrità, autenticità e valore probatorio.

Il quadro italiano è storicamente avanzato in materia di firme elettroniche. Il nostro ordinamento, attraverso il Codice dell’Amministrazione Digitale, il DPCM 22 febbraio 2013 e le regole tecniche AgID, ha anticipato molti principi poi confluiti nel Regolamento europeo eIDAS, oggi aggiornato dal Regolamento UE 2024/1183, noto come eIDAS 2.0. Quest’ultimo ha rafforzato il quadro europeo dell’identità digitale e dei servizi fiduciari, introducendo anche il modello dell’European Digital Identity Wallet.

Il contesto normativo della firma elettronica

La disciplina della firma elettronica nasce dall’esigenza di attribuire valore giuridico ai documenti informatici, consentendo loro di svolgere una funzione analoga a quella dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.

In Italia, i principali riferimenti normativi sono:

• il Codice dell’Amministrazione Digitale, o CAD, contenuto nel D.Lgs. 82/2005
• il DPCM 22 febbraio 2013, relativo alle regole tecniche in materia di firme elettroniche avanzate,
• qualificate e digitali
• le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
  
• il Regolamento UE 910/2014, noto come eIDAS
  
• il Regolamento UE 2024/1183, noto come eIDAS 2.0

Le Linee guida AgID hanno progressivamente sostituito e ricondotto a un quadro unitario molte regole tecniche precedentemente distribuite in diversi provvedimenti, con l’obiettivo di semplificare la gestione complessiva del documento informatico.

eIDAS ha fissato una base comune europea per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari, tra cui firme elettroniche, sigilli elettronici, validazioni temporali elettroniche, servizi elettronici di recapito certificato e certificati di autenticazione dei siti web.

Con eIDAS 2.0, il quadro europeo si è ulteriormente ampliato: il regolamento aggiornato disciplina l’identità digitale europea, i wallet digitali e rafforza il sistema dei prestatori di servizi fiduciari qualificati.

A cosa serve la firma elettronica

Nel documento cartaceo, la firma autografa consente di ricondurre una dichiarazione o un atto a una determinata persona.

Nel documento informatico, la stessa esigenza viene soddisfatta attraverso la firma elettronica, definita dal Regolamento eIDAS come un insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati dal firmatario per firmare. AgID richiama questa definizione nel proprio materiale informativo sulle firme elettroniche.

La definizione è volutamente ampia. Non descrive una sola tecnologia, ma consente l’utilizzo di soluzioni diverse, con livelli differenti di sicurezza, identificazione del firmatario e garanzia sull’integrità del documento.

Per questo motivo, quando si parla di firma elettronica, non è sufficiente chiedersi “che tipo di firma è stata usata”. È fondamentale valutare anche il processo di sottoscrizione, cioè il modo in cui il firmatario è stato identificato, il documento è stato formato, la volontà di firmare è stata espressa e il contenuto è stato protetto da modifiche successive.

Le principali tipologie di firma elettronica

Il Regolamento eIDAS distingue tre categorie principali di firma elettronica:

• firma elettronica
  
• firma elettronica avanzata, o FEA
  
• firma elettronica qualificata, o FEQ

Nel contesto italiano si aggiunge poi la firma digitale, che è una particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche.

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Firma elettronica semplice

La firma elettronica nella sua forma più basilare viene spesso chiamata, nel linguaggio comune, firma elettronica semplice o firma debole.

Questa espressione non indica una categoria autonoma prevista da eIDAS, ma viene utilizzata per descrivere le firme elettroniche che non raggiungono i requisiti della firma elettronica avanzata o qualificata.

Può trattarsi, ad esempio, di un processo basato su:

• credenziali di accesso
• username e password
• accettazione tramite click
• spunta di una casella
• conferma via email
• firma inserita su un documento digitale
• processi con OTP, se non strutturati come firma avanzata

Questa tipologia di firma può avere valore giuridico, ma la sua forza probatoria dipende dal processo utilizzato. In caso di contestazione, sarà necessario dimostrare che il documento è riconducibile al firmatario e che il processo garantiva sicurezza, integrità e immodificabilità.

Firma elettronica avanzata: cos’è e quando si usa

La firma elettronica avanzata, o FEA, offre un livello di garanzia superiore rispetto alla firma elettronica semplice.

Secondo eIDAS, una firma elettronica avanzata deve rispettare quattro requisiti:

• essere connessa unicamente al firmatario
• essere idonea a identificare il firmatario
• essere creata mediante dati che il firmatario può utilizzare, con elevato livello di sicurezza, sotto il
• proprio esclusivo controllo
• essere collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni modifica successiva

AgID riepiloga questi stessi requisiti nella propria pagina dedicata al passaggio dalla firma digitale al quadro eIDAS.

Nel sistema italiano, la FEA è disciplinata anche dal DPCM 22 febbraio 2013, che richiede ulteriori garanzie legate al processo di sottoscrizione. Tra queste rientrano l’identificazione del firmatario, la connessione univoca tra firma e firmatario, il controllo esclusivo del sistema di generazione della firma, la possibilità di verificare che il documento non sia stato modificato dopo la firma e la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto.

La FEA è molto utilizzata nei processi aziendali, bancari, assicurativi, sanitari e contrattuali, perché consente di combinare sicurezza, semplicità d’uso e adeguata forza probatoria.

Un aspetto importante da ricordare è che, in Italia, la firma elettronica avanzata è normalmente valida nei rapporti tra le parti che hanno accettato quel determinato processo di firma. Questo la rende molto efficace nei contesti in cui il processo è ben progettato, documentato e controllato.

Firma elettronica qualificata e firma digitale

La firma elettronica qualificata, o FEQ, rappresenta il livello più elevato tra le firme elettroniche disciplinate da eIDAS.

È una firma elettronica avanzata che presenta due elementi aggiuntivi:

• è creata mediante un dispositivo qualificato per la creazione della firma
• si basa su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato

AgID precisa che la firma elettronica qualificata, o firma digitale, è il risultato di una procedura informatica che garantisce autenticità, integrità e non ripudio del documento informatico.

La firma può essere apposta tramite strumenti diversi, tra cui:

• smart card
• token USB
• dispositivi HSM
• soluzioni di firma remota
• sistemi di firma automatica, ove conformi ai requisiti applicabili

In Italia, la firma digitale è una particolare firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro.

Il vantaggio principale della firma qualificata è la sua forza giuridica: secondo eIDAS, una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.

Sigilli elettronici: cosa sono e perché sono diversi dalla firma

Accanto alle firme elettroniche, eIDAS disciplina anche i sigilli elettronici.

La differenza principale è il soggetto a cui sono riferiti:

• la firma elettronica è collegata a una persona fisica
• il sigillo elettronico è collegato a una persona giuridica, come una società, un ente o un’organizzazione

Il sigillo elettronico non esprime la volontà di una persona fisica di sottoscrivere un documento, ma serve a garantire origine e integrità dei dati prodotti o trasmessi da un’organizzazione.

Per questo motivo, può essere utilizzato nei processi automatizzati, nella generazione massiva di documenti, nella protezione di flussi documentali e nella certificazione di output prodotti da sistemi informativi.

La firma elettronica ha valore legale?

Sì, la firma elettronica ha valore legale.

Il principio generale è stabilito dall’articolo 25 del Regolamento eIDAS: a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici e ammissibilità come prova in giudizio per il solo fatto di essere in forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti della firma elettronica qualificata.

Questo significa che anche una firma elettronica non qualificata può essere prodotta in giudizio. Tuttavia, il suo valore probatorio sarà valutato in base alle caratteristiche del processo utilizzato.

Il CAD, all’articolo 20, stabilisce inoltre che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando è sottoscritto con firma digitale, altra firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, oppure quando è formato attraverso un processo conforme ai requisiti fissati da AgID, tale da garantire sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità all’autore.

In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono valutabili liberamente in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.

Perché il processo di firma è decisivo

Uno degli aspetti più importanti della disciplina italiana è che non conta solo “quale firma” viene apposta, ma come viene costruito l’intero processo.

Un processo di firma efficace deve garantire:

• corretta identificazione del firmatario
• chiara manifestazione della volontà di sottoscrivere
• collegamento univoco tra firmatario, firma e documento
• integrità e immodificabilità del contenuto
• tracciabilità delle operazioni
• disponibilità delle evidenze informatiche
• corretta conservazione del documento firmato

Questa impostazione è coerente con le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che hanno l’obiettivo di riunire in un quadro unitario le regole tecniche relative al ciclo di vita del documento digitale.

Per le imprese, questo significa che la scelta della soluzione di firma non deve essere basata solo sulla facilità d’uso o sul costo, ma anche sul livello di rischio del processo, sul tipo di documento, sul valore della transazione e sulla necessità di prova in caso di contestazione.

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Quando usare firma elettronica, FEA o firma digitale

La scelta della tipologia di firma dipende dal contesto.

La firma elettronica semplice può essere adatta a processi a basso rischio, come conferme interne, accettazioni operative o documenti per i quali non è richiesta una forma particolare.

La firma elettronica avanzata è indicata per contratti, moduli, consensi, documenti aziendali e processi nei quali è necessario garantire un livello più elevato di identificazione e integrità, mantenendo al tempo stesso un’esperienza utente semplice.

La firma elettronica qualificata o firma digitale è preferibile, e in alcuni casi necessaria, quando serve il massimo livello di certezza giuridica, quando la legge richiede una forma specifica o quando il documento deve produrre effetti particolarmente rilevanti.

Per alcuni atti previsti dall’articolo 1350 del Codice civile, la sottoscrizione con firma digitale o altra firma elettronica qualificata assume un ruolo essenziale ai fini della validità formale dell’atto. In altri casi, invece, può essere sufficiente una firma elettronica avanzata o un processo documentale conforme ai requisiti previsti dal CAD.

Firma elettronica ed eIDAS 2.0: cosa cambia

L’arrivo di eIDAS 2.0 non elimina l’impianto precedente, ma lo aggiorna e lo rafforza.

Il nuovo regolamento europeo amplia il quadro dell’identità digitale, introduce il Wallet europeo di identità digitale e rafforza il ruolo dei servizi fiduciari qualificati. La Commissione europea specifica che il nuovo framework mira a creare un ecosistema di identità digitale sicuro e interoperabile in tutta l’Unione.

Per le firme elettroniche, questo significa che il tema dell’identificazione del firmatario, della gestione delle credenziali, dell’interoperabilità e della qualificazione dei prestatori diventa ancora più centrale.

In prospettiva, l’integrazione tra wallet digitale europeo, certificati qualificati e servizi fiduciari potrà rendere più semplice e sicura la sottoscrizione di documenti digitali anche in scenari transfrontalieri.

Perché la firma elettronica è importante per aziende e professionisti

La firma elettronica non è soltanto uno strumento tecnico. È un abilitatore dei processi digitali.

Permette di:

• ridurre tempi e costi di gestione documentale
• eliminare o ridurre la carta
• velocizzare la conclusione dei contratti
• semplificare l’onboarding di clienti, fornitori e dipendenti
• aumentare la tracciabilità dei processi
• migliorare la sicurezza documentale
• integrare firma, gestione documentale e conservazione digitale

Perché questi benefici siano effettivi, però, la firma deve essere inserita in un processo ben progettato. La sicurezza non dipende solo dalla tecnologia usata per firmare, ma dall’intero ciclo di vita del documento: formazione, firma, gestione, archiviazione e conservazione.

Conclusione: la firma elettronica ha valore legale, ma il processo fa la differenza

La firma elettronica ha pieno riconoscimento giuridico nel quadro europeo e italiano. Tuttavia, non tutte le firme elettroniche hanno la stessa forza probatoria e non tutte sono adatte agli stessi utilizzi.

La firma elettronica semplice può essere sufficiente in processi a basso rischio. La firma elettronica avanzata offre garanzie più solide in termini di identificazione e integrità. La firma elettronica qualificata e la firma digitale assicurano il massimo livello di riconoscimento giuridico, con effetti equivalenti alla firma autografa.

La vera differenza, però, è nel processo.

Un processo di firma correttamente progettato, sicuro, tracciabile e integrato con la gestione e la conservazione del documento informatico consente di valorizzare davvero la firma elettronica, rendendola uno strumento efficace per la digitalizzazione dei rapporti giuridici, amministrativi e commerciali.

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