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La gestione delle note spese è ancora spesso frammentata: ricevute cartacee, inserimenti manuali, controlli non strutturati e approvazioni via email.
Il punto non è solo digitalizzare la raccolta dei giustificativi, ma governare tutto il processo, dall'acquisizione alla conservazione.
Focus normativo
Obbligo di Tracciabilità dei Pagamenti
Dal 1° gennaio 2025, secondo la Legge di Bilancio 2025 (n. 207/2024), confermata nel 2026, le spese di trasferta — vitto, alloggio, viaggi e trasporti — sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili. In caso contrario, possono essere considerate reddito personale, con conseguente aumento del carico fiscale.
La normativa sancisce la necessità di garantire la tracciabilità delle spese aziendali, con soluzioni digitali che permettono l’acquisizione automatica dei giustificativi, il collegamento ai pagamenti e la conservazione digitale conforme alle normative fiscali.
Obbligo di conservazione delle note spese
Secondo il D.P.R. n. 917/1986, le note spese sono documenti fiscalmente rilevanti e devono essere conservate a norma.
Per essere conformi, devono garantire:
- Autenticità: assicura che il documento non sia stato alterato;
- Integrità: mantiene il contenuto invariato rispetto all’originale;
- Fruibilità: rende i documenti facilmente accessibili e leggibili;
- Immodificabilità: impedisce alterazioni dopo l’archiviazione.
Pain points
Dove si crea il rischio?
Il rischio nasce quando note spese, trasferte e rimborsi sono gestiti con processi manuali o poco strutturati: errori di inserimento, giustificativi mancanti, controlli complessi su policy e canali di pagamento, approvazioni lente e scarsa tracciabilità rendono l’intero flusso meno efficiente e più esposto a criticità.
Cosa succede senza un processo strutturato?
Senza un processo digitale e organizzato, dipendenti, manager e amministrazione perdono tempo, le richieste diventano difficili da monitorare e i documenti fiscalmente rilevanti rischiano di non essere correttamente riconciliati, archiviati e conservati.
La soluzione step by step
Da smartphone o PDF. I motori AI estraggono importo, data, valuta e fornitore. Il collaboratore compone il report aggiungendo spese chilometriche, multi-valuta e campi personalizzati.