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In Polonia, la fatturazione elettronica obbligatoria sarà introdotta progressivamente nel corso del 2026 e interesserà le operazioni B2B domestiche tra soggetti passivi residenti o stabiliti nel Paese.
Il nuovo modello si basa su KSeF – Krajowy System e-Faktur, la piattaforma nazionale gestita dal Ministero delle Finanze, che fungerà da hub centrale per l’invio, la validazione, la ricezione e l’archiviazione delle fatture elettroniche.
Per le aziende, l’adeguamento non riguarda solo il formato della fattura: sarà necessario integrare ERP, processi contabili, gestione delle autorizzazioni, trasmissione tramite API, conservazione e controllo dei flussi documentali.
obbligo di emissione tramite KSeF per le imprese con vendite annue superiori a 200 milioni di PLN nel 2024.
obbligo esteso a tutti gli altri soggetti passivi IVA, comprese piccole e medie imprese.
fine del periodo transitorio: il regime sarà pienamente operativo e verranno applicate le sanzioni per errori o inadempimenti legati all’emissione tramite KSeF.
Obblighi e formati
Obblighi
L’obbligo riguarda le operazioni B2B domestiche tra soggetti passivi residenti o stabiliti in Polonia, inclusi i contribuenti esteri con stabile organizzazione nel Paese.
Le operazioni B2C non rientrano nell’obbligo di emissione tramite KSeF, anche se l’utilizzo del sistema resta possibile su base volontaria.
Per il B2G, la fatturazione elettronica è già gestita tramite la piattaforma PEF – Platforma Elektronicznego Fakturowania. Le pubbliche amministrazioni polacche sono tenute a ricevere fatture elettroniche, mentre l’invio da parte dei fornitori resta facoltativo. Dal 2026, KSeF sarà disponibile anche per il B2G e integrato con PEF.
Formati
La fattura strutturata polacca viene emessa in formato XML attraverso KSeF e identificata da un numero univoco assegnato dal sistema.
Lo schema attualmente utilizzato è FA_VAT(2), ma dal 2026 è previsto il passaggio alla nuova versione FA_VAT(3), con aggiornamenti su campi IVA, pagamenti, correzioni, dizionari e gestione degli allegati.
Il tracciato recepisce gli elementi dello standard europeo EN 16931 ed è implementato attraverso formati XML come UBL 2.1 e UN/CEFACT Cross Industry Invoice. I file non strutturati, come PDF o JPG, non sono accettati in KSeF come allegati della fattura strutturata.