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La digitalizzazione delle procedure ADM e del PUDM ha trasformato in modo strutturale la gestione delle operazioni di importazione.
Il punto non è più solo scaricare i documenti doganali, ma governare l’intero processo: dall’accesso ai prospetti ufficiali alla riconciliazione con le fatture passive, fino all’archiviazione e alla conservazione a norma.
Focus normativo
La reingegnerizzazione dei sistemi doganali, attraverso AIDA 2.0 e l’adozione del modello dati unionale EUCDM, ha trasformato la gestione delle dichiarazioni di importazione: la bolletta cartacea, è stata sostituita da tracciati digitali.
Il riferimento è il principio previsto dal Codice Doganale dell’Unione, secondo cui gli scambi di informazioni tra operatori economici e autorità doganali, così come la loro archiviazione, devono avvenire mediante procedimenti informatici.
Ai fini della detrazione IVA, disciplinata dal DPR 633/1972, non è sufficiente disporre di un documento di cortesia o di una copia non ufficiale fornita da spedizionieri o corrieri. Il documento chiave è il Prospetto di riepilogo ai fini contabili, predisposto dal sistema informativo ADM, che consente di alimentare correttamente le registrazioni IVA in assenza della tradizionale bolletta doganale cartacea.
Per essere conforme, l’azienda deve poter dimostrare: il possesso del documento contabile ufficiale; la corretta registrazione nei termini previsti; la coerenza tra prospetto contabile, fatture passive e dati IVA; la conservazione della documentazione.
Pain points
Dove si crea il rischio
Il rischio nasce quando i documenti di importazione sono gestiti con processi manuali o poco strutturati: accessi ripetuti al PUDM, download puntuali, nomenclature non standard, MRN non intercettati, prospetti non scaricati in modo sistematico e controlli IVA lasciati ad attività manuali. La frammentazione del dato rende più complessa la riconciliazione tra dichiarazioni doganali, fatture passive, imponibili, aliquote e IVA, aumentando l’esposizione fiscale e il rischio di pratiche incomplete.
Cosa succede senza un processo strutturato?
Senza un processo digitale e organizzato, amministrazione, dogana e contabilità perdono tempo nel recupero dei documenti, le pratiche diventano difficili da monitorare e il fascicolo di importazione rischia di non essere completo. Questo può generare ritardi nelle registrazioni, difficoltà nella detrazione IVA, mancanza di evidenze in caso di audit e maggiore esposizione a contestazioni o sanzioni.
Un processo digitale end to end
Dall’MRN alla conservazione a norma: il flusso mostra come automatizzare il recupero dei documenti ADM, riconciliarli con le fatture passive e organizzare ogni pratica in un fascicolo digitale unico, tracciabile e consultabile.
La soluzione step by step
Accesso controllato al portale ADM e recupero del codice MRN, identificativo univoco della dichiarazione doganale. Il processo consente di monitorare le pratiche e collegare ogni operazione ai relativi documenti ufficiali.
La tecnologia
La tecnologia
Requiro Drive. Modulo Dogane Import
Con Requiro Drive, i documenti vengono archiviati in modalità full text e resi ricercabili per parole, numeri o codici.
L’interfaccia intuitiva consente di verificare lo stato della pratica e consultare rapidamente il fascicolo digitale.
Gli utenti possono accedere ai documenti collegati e trovare subito le informazioni necessarie all’interno dell'applicazione.