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Nell’area Administration & Finance, il patrimonio documentale non si esaurisce in fatture elettroniche, libri contabili e registri. La gestione amministrativa e fiscale dell’impresa produce documenti informatici con valore giuridico, fiscale, contabile e probatorio: dichiarativi fiscali, F24, Modello 770, PEC, documentazione di transfer pricing, ricevute telematiche, contratti, ordini, DDT, prove IVA, fascicoli amministrativi e documenti a supporto di controlli, audit o accertamenti.
La sfida è capire quali documenti devono essere governati, come vengono formati, dove transitano, chi li gestisce e se possono essere esibiti correttamente quando servono.
Perché il punto non è solo conservare. È poter dimostrare.
Focus normativo
AgID definisce il metodo
Le Linee Guida AgID definiscono le regole per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Sono il riferimento per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e valore probatorio del documento digitale nel tempo.
Per l’area Administration & Finance, però, il perimetro documentale non nasce da una lista AgID. Nasce dall’incrocio tra norme fiscali, IVA, civilistiche, contabili e obblighi di esibizione verso Agenzia delle Entrate, autorità, revisori o soggetti terzi.
Questo significa che la consulenza non può limitarsi alla domanda “stai conservando?”. Deve partire da domande più precise: quali classi documentali produci, quali obblighi le riguardano, dove sono gestite, come sono conservate e cosa succede se non riesci a esibirle.
Le norme fiscali e civilistiche definiscono il rischio
Il Codice civile prevede la conservazione delle scritture contabili per dieci anni dall’ultima registrazione e, per lo stesso periodo, anche di fatture, lettere e telegrammi ricevuti e delle copie di quelli spediti.
La normativa tributaria disciplina la tenuta e conservazione delle scritture contabili ai fini delle imposte sui redditi, mentre la normativa IVA regola la tenuta e conservazione di registri, fatture e documenti rilevanti ai fini IVA. L’Agenzia delle Entrate ha inoltre richiamato gli obblighi di conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse e degli altri documenti rilevanti, confermando che anche dichiarativi, ricevute e documenti di supporto rientrano nel perimetro documentale da presidiare.
Il rischio, quindi, non riguarda solo la mancata conservazione della fattura o del libro contabile. Riguarda la capacità dell’impresa di dimostrare operazioni, dichiarazioni, pagamenti, comunicazioni, approvazioni, registrazioni e responsabilità quando viene richiesta una prova.
Conservazione: perché il processo conta quanto il documento
Un approfondimento sul valore della conservazione digitale nei processi AFC e sull’importanza di governare documenti, responsabilità e controlli per garantire conformità, tracciabilità e disponibilità delle evidenze nel tempo.
Pain points
Oltre le fatture e i libri contabili
Gli assessment sull’area AFC mostrano una crescente necessità di estendere la conservazione a nuove classi documentali.
Accanto ai documenti amministrativi e fiscali tradizionali — fatture, libri contabili e registri — assumono rilievo documenti come PEC, transfer pricing, Modello 770, F24 e dichiarativi fiscali. Questa evoluzione nasce da nuove esigenze normative, dalla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e dalle iniziative interne di digitalizzazione dei processi aziendali.
Il cambio di prospettiva è netto: la conservazione non riguarda solo ciò che storicamente veniva stampato, archiviato o portato in conservazione. Riguarda tutto ciò che serve a dimostrare atti, fatti, dati, responsabilità e decisioni rilevanti per l’impresa.
Se il documento non è opponibile, il processo perde forza
Una gestione documentale carente può esporre l’impresa a contestazioni fiscali, difficoltà probatorie e maggiore rischio in caso di audit, accertamenti o contenziosi.
Se una classe documentale non è mappata, se il documento non è reperibile, se la versione non è certa, se il metadato è incompleto o se il processo di conservazione non è coerente, il problema non è solo documentale.
È un problema di dimostrabilità. Il punto non è avere un archivio. È poter sostenere una verifica.
Approccio integrato
Consulenza in ambito AgID, servizi di Conservazione permettono di affrontare il tema in modo integrato: prima si mappa il patrimonio documentale del dipartimento, poi si costruisce un modello coerente di gestione, conservazione ed esibizione.
Il percorso parte dall’identificazione delle classi documentali, dei flussi, dei sistemi coinvolti e delle responsabilità. Prosegue con la definizione delle priorità, delle eventuali non conformità, delle azioni di rimedio e delle modalità con cui i documenti devono essere versati, conservati ed esibiti.
Step by step
Si analizzano le classi documentali prodotte e gestite dall’area Administration & Finance: fatture, registri, libri contabili, dichiarativi fiscali, F24, Modello 770, PEC, transfer pricing, documenti contrattuali, prove IVA, ricevute telematiche e documenti a supporto di audit o accertamenti.
L’obiettivo è capire cosa viene conservato, cosa resta fuori dal perimetro, quali documenti sono dispersi e dove si genera il rischio.
La tecnologia
La tecnologia
La conservazione non si esaurisce nel deposito a norma del documento. Il valore emerge quando il patrimonio documentale può essere ricercato, consultato, visualizzato ed esibito in modo semplice, sicuro e coerente con i processi aziendali.
L’accesso ai documenti conservati può essere abilitato attraverso diversi modelli tecnologici: integrazione diretta con l’ERP aziendale, soluzioni SAP native o soluzioni proprietarie cloud based.