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Le funzioni Finance e Administration gestiscono ogni giorno una quantità crescente di documenti provenienti da fornitori, clienti, istituti finanziari e soggetti esterni.
Fatture, note spese, documenti fiscali, estratti conto, contratti e documentazione amministrativa rappresentano una fonte continua di informazioni che devono essere raccolte, controllate e rese disponibili ai diversi processi aziendali.
Grazie alle moderne tecnologie di automazione e intelligenza artificiale, le informazioni possono essere estratte, validate e integrate nei sistemi aziendali, alimentando workflow, applicazioni e processi operativi in modo rapido, accurato e scalabile.
Evoluzione della gestione documentale
Oltre l'OCR: dai documenti ai dati
Per molti anni la digitalizzazione amministrativa è stata associata alla scansione dei documenti e all'utilizzo di tecnologie OCR.
Un approccio che ha consentito di eliminare parte della carta ma che ha lasciato invariata gran parte delle attività operative. Le persone continuano infatti a leggere documenti, verificare informazioni e inserire dati nei sistemi aziendali.
Le moderne tecnologie di AI Data Extraction permettono di superare questo limite, interpretando automaticamente documenti strutturati e non strutturati, classificandoli ed estraendo le informazioni necessarie all'attivazione dei processi successivi.
Il documento come sorgente di dati
L'intelligenza artificiale consente oggi di comprendere il contenuto dei documenti e non soltanto di leggerlo.
Le informazioni estratte possono essere utilizzate per alimentare workflow, sistemi ERP, archivi documentali e applicazioni aziendali, riducendo attività manuali, tempi di elaborazione ed errori operativi.
Il documento smette così di essere un contenitore passivo di informazioni e diventa una sorgente attiva di dati a supporto delle decisioni e dei processi aziendali.
Dove si crea la complessità
Le attività di data entry continuano a rappresentare una componente significativa dei processi amministrativi e finanziari. L'aumento dei volumi documentali genera inevitabilmente un incremento delle attività operative necessarie per raccogliere, verificare e registrare le informazioni.
Fatture, contratti, documenti bancari e documentazione fiscale devono essere interpretati correttamente prima di poter essere utilizzati dai sistemi aziendali
Quando queste attività vengono gestite manualmente aumentano i rischi di errore, le incoerenze tra sistemi e i tempi necessari per completare i processi.
La crescita dei volumi documentali richiede inoltre una maggiore capacità operativa, rendendo difficile scalare i processi senza aumentare proporzionalmente risorse e costi di gestione.
La soluzione step by step
I documenti possono essere acquisiti da diversi canali e caricati automaticamente o manualmente all'interno del processo digitale.
Ambiti applicativi
Le tecnologie di AI Data Extraction possono essere applicate a numerosi processi amministrativi e finanziari caratterizzati da elevati volumi documentali e attività ripetitive di acquisizione e verifica delle informazioni.
Grazie alla capacità di interpretare documenti strutturati e semi-strutturati, l’automazione intelligente consente di ridurre i tempi di gestione, migliorare la qualità dei dati e accelerare l’esecuzione dei processi aziendali.
Acquisizione ed estrazione automatica delle informazioni contenute nelle fatture passive.
Automazione della gestione delle note spese e della documentazione giustificativa.
Gestione di ordini, conferme d'ordine e documentazione collegata ai processi di acquisto.
Elaborazione di estratti conto, documentazione bancaria e documenti amministrativi.
Estrazione automatica di dati e informazioni contenute nei contratti.
Alimentazione e aggiornamento delle anagrafiche aziendali.
La tecnologia
La tecnologia
AI Data Extraction. Acquisire, comprendere e valorizzare le informazioni contenute nei documenti amministrativi e finanziari.
La piattaforma è in grado di classificare automaticamente i documenti, estrarre metadati e informazioni rilevanti e alimentare sistemi aziendali e processi digitali, riducendo tempi di gestione, attività manuali ed errori operativi.
L'approccio permette di aumentare l'efficienza operativa e migliorare la qualità delle informazioni disponibili all'interno dell'organizzazione.