Un unico software di fatturazione e approvazione pagamenti per gestire diversi scenari

Il cliente opera nel mercato delle calzature, dell’abbigliamento e degli accessori sportivi. Ha un organico di circa 240 dipendenti e un fatturato che ammonta a 270 milioni di euro.

Il Gruppo Archiva propone la predisposizione di una soluzione volta a supportare la gestione e il controllo delle fatture fornitori. L’introduzione della fatturazione elettronica ha spinto infatti il cliente ad una revisione del processo di gestione del ciclo passivo.  
L’obiettivo definito era quindi l'unione di una piattaforma di gestione documentale ad un motore di workflow così da trattare le fatture fornitori in modo totalmente dematerializzato, mantenendo pieno controllo sul processo di approvazione al pagamento e permettendo allo stesso tempo una semplice interazioni degli utenti anche in mobilità.

La procedura di approvazione al pagamento era gestita per la maggior parte in modo manuale. 
Le fatture fornitori estere o nei regimi dei minimi venivano consegnate in formato cartaceo all’approvatore che provvedeva ad autorizzarne il pagamento. 
Nell’ambito delle fatture fornitori B2B, gli operatori dell’amministrazione stampavano le fatture dal documentale Requiro ed allegavano eventuali documenti necessari all’approvatore per autorizzare il pagamento.

Il processo di fatturazione fornitori è stato ripensato per agevolare gli uffici amministrativi nella gestione del processo di approvazione al pagamento delle fatture fornitori.
Si presentano due scenari di gestione:  

1. Se la partita IVA è censita all’interno di una tabella di configurazione, le fatture fornitori entrano automaticamente in un ciclo approvativo predefinito, senza passare da una verifica dell'amministrazione. 
   Il ciclo approvativo si conclude con l'approvazione al pagamento della fattura o il rifiuto.  
   • In caso di approvazione il Case passa all’approvatore successivo, se previsto, o l’informazione di sblocco viene scritta sul sistema Archiva e il Case conclude il ciclo di vita.  
   • In caso di rifiuto l’approvatore provvede all’inserimento di una nota obbligatoria, selezionando una causale da una lista valori e il Case verrà instradato al Workbasket dell’amministrazione che ne gestirà l’eccezione.  
     Il driver utilizzato per l’individuazione del flusso approvativo è la Partita Iva, per ogni fattura è previsto uno o più livelli approvativi. 
2. Se la partita iva non è censita in tabella approvativa, i case vengono assegnati al Workbasket dell’amministrazione, che ha l’onere di selezionare gli approvatori e inizializzare il flusso approvativo per richiederne lo sblocco.  
   Inoltre, gli utenti amministrativi hanno la possibilità di:
   • Effettuare Reject di una fattura.
   • Utilizzare la funzione di “Skip Approval” per saltare il flusso approvativo e procedere allo sblocco temporaneo.
   • Utilizzare la funzione di “Already Paid” per indicare che la fattura è già stata pagata.

Per entrambi gli scenari, a valle del processo approvativo, attraverso un web service si procede allo sblocco automatico del pagamento all’interno dell’ERP del cliente.

• Integrazione su un'unica piattaforma dell’attuale scambio informativo.  
• Possibilità di aggiungere note e/o allegati durante il processo approvativo.  
• Possibilità di avere dei report immediati sui dati raccolti con i quali effettuare dei forecast più precisi.
• Riduzione dei tempi end-to-end, da 2,5 giorni ad una media di 10 ore, di gestione, approvazione e veicolazione di una fattura fornitore ai relativi budget owner.  
• Configurazione della struttura organizzativa secondo le regole imposte dalla Direzione e modificabile nel corso dell’anno da un utente amministratore (questo per far fronte ad eventuali turnover / cambi di ruolo / revisione dell’organigramma).
• Approvazione delle fatture fornitore anche in mobilità attraverso tablet e smartphone.