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Gli ultimi anni, contraddistinti dalla pandemia e dalle sue numerose limitazioni sociali e lavorative, sono stati un grandissimo volano per l’accelerazione delle aziende sul versante della digitalizzazione. Le aziende hanno dovuto aggiornare i propri processi, rendendoli digitali tramite una trasformazione “immediata” e urgente, senza un approccio a tutto tondo.  Intravvedendo il mondo di domani, invece, è ora possibile interrogarsi sul ripensamento – in chiave digitale nativa (e non più da analogica a digitale) – dei medesimi processi, che possono quindi rinascere e trovare nuova linfa in partners commerciali specializzati.

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La digitalizzazione coinvolge, nello specifico, anche gli Uffici Legali aziendali che vedono, al loro interno, modernizzare ed evolversi la figura del Legal Counsel.

La trasformazione del ruolo può già delinearsi in alcuni aspetti di rilievo:

  • Da un giurista di impresa formatosi nella libera professione ad un Legal Counsel inserito in azienda e, soprattutto, nei processi interni.
  • Da un ruolo di consulenza spot ad un ruolo trasversale che lo inserisce dentro a processi ampi e con numerosi stakeholders.
  • Da un ruolo di tecnico con un perimetro limitato ad una risorsa in grado di aiutare il management aziendale a prendere decisioni consapevoli, sulla base di un bilanciamento costi/benefici.
  • Dal solo contributo “legale” al contributo in ambito di “compliance”, con uno sguardo più alto sull’azienda e con un focus al legal risk assessment.

Gli ambiti di digitalizzazione all’interno dell’area legale sono essenzialmente quelli volti a garantire:

  • Supporto per adeguate decisioni di business.
  • Snellezza ed efficienza dei processi.
  • Affidabilità nella provenienza, nella destinazione e nel contenuto delle informazioni.
  • Coinvolgimento di tutti gli stakeholders interni ed esterni.
  • Tracciabilità e ricostruzione dello storico.
  • Compliance alle normative di settore.

Digital Contract Workflow

Il Legal Counsel ha una visione olistica dei processi aziendali e, per sua natura, ha una dimensione del tutto trasversale, occupandosi di questioni che – di volta in volta – possono interessare diverse aree aziendali (es. Finance, Operations, Marketing, Sales).

Il processo di negoziazione e stipulazione di contratti potrà, una volta rigenerato:

  • Assicurare internamente l’uso di template contrattuali sempre aggiornati e reperibili per tutte le funzioni o aree aziendali su piattaforme condivise.
  • Garantire la possibilità di co-editing dei documenti a tutte le funzioni o aree coinvolte, limitando il continuo rimpallo di documenti di testo e ottimizzando la produttività con possibilità di lavorare sullo stesso file per più persone contemporaneamente.
  • Inserire dei checkpoint di “approvazione” da parte dei responsabili e di sottoscrizione per i soggetti dotati di adeguati poteri.
  • Inviare una bozza alla controparte, rendendo possibile il riconoscimento di qualsiasi modifica o revisione da questa introdotta.
  • Inviare il documento alla firma, una volta ultimato, del legale rappresentante e della controparte, garantendo poi la disponibilità del documento per entrambi.
  • Assicurare la Conservazione del documento medesimo.

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Alcuni benefici facilmente ricollegabili alla soluzione:

  • Limitazione dello scambio di e-mail e documenti e conseguente semplificazione dell’iter approvativo.
  • Riduzione del rischio di perdita documentale.
  • Eliminazione dei supporti cartacei.
  • Efficientamento dei flussi di approvazione e di firma.
  • Collaborazione e co-editing per una ottimizzazione dei tempi.
  • Approvazione di singole clausole o aspetti tecnici rimessa alle funzioni competenti.

Gestione atti e documenti legali

Il domicilio digitale dell’azienda è oggetto, tramite PEC, di numerose comunicazioni che il Legal Counsel deve gestire, coordinando l’azione o la reazione dell’azienda stessa.

Diviene quindi essenziale:

  • Comprendere natura e conseguenze dell’atto ricevuto.
  • Gestire l’eventuale risposta o le azioni ad essa conseguenti.
  • Assicurare la sottoscrizione da parte dei soggetti abilitati.
  • Archiviare e conservare le comunicazioni ufficiali.

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La soluzione dovrebbe quindi, una volta definiti i contenuti di risposte o azioni, consentire:

  • L’apposizione di firma digitale sul documento dal soggetto abilitato.
  • Di inviare la risposta tramite PEC, al domicilio digitale del destinatario.
  • Di archiviare e conservare le comunicazioni inerenti al contenzioso o comunque alla materia oggetto di comunicazione.
  • Di impostare, in relazione a questo, uno scadenziario degli adempimenti collegati integrato con i calendari personali.

Alcuni benefici immediatamente evidenziabili:

  • Riduzione dei tempi di risposta rispetto a lettere tradizionali e costi azzerati.
  • Agile reperimento di comunicazioni formali o contestazioni, anche in caso di modifiche all’organico aziendale.
  • Storico dei contenziosi e calendario gestionale collegato.

Da ultimo, una adeguata conoscenza della controparte diviene essenziale anche per la gestione delle relazioni e del business. Le piattaforme digitali hanno un valore aggiunto se riescono ad implementare processi rapidi ed efficaci per conoscere, in modo immediato, la situazione economico-finanziaria di una controparte. Questo può assumere particolare rilevanza sia nelle dinamiche di “qualifica e valutazione” in fase precontrattuale che nella gestione del rapporto esistente.

 

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