Possiamo gestire gli Ordini di Acquisto in modo più veloce?
Le aziende del Gruppo Archiva lavorano da anni in stretta sinergia per fornire alle aziende clienti l'eccellenza in fatto di gestione di processi. In questo caso la protagonista è una realtà presente nel mercato delle attività sportive e dell’intrattenimento.
Il cliente disponeva di procedure lunghe e complesse nella gestione degli Ordini di Acquisto, che spesso coinvolgevano un numero elevato di attori. Con le soluzioni proposte dal Gruppo Archiva si è riusciti a snellire le attività di gestione degli ODA gestendole in modo automatizzato e dematerializzato, riducendo i tempi end-to-end e rendendo il processo sicuro e compliant rispetto alla conservazione a norma dei documenti.
Azienda
Il cliente opera nel settore delle attività sportive e dell'intrattenimento. Il gruppo è costituito da 4 aziende e conta quasi 200 dipendenti con un fatturato che ammonta a 35 milioni di euro.
Obiettivo
L'obiettivo principale del progetto era il raggiungimento di una gestione snella delle attività collegate agli Ordini di Acquisto, nello specifico di gestione, pianificazione e monitoraggio.
Il raggiungimento del risultato è legato alla dematerializzazione dei processi di gestione degli ODA mettendo al tempo stesso un controllo sul processo di creazione, approvazione e di firma elettronica, tutte le fasi che antecedono l'ODA.
As Is
Il processo di gestione dell'ODA è strutturato in buona parte con un procedimento manuale e basata sulla circolazione del documento in formato cartaceo o sullo scambio di e-mail. Questi scambi coinvolgevano un importante numero di attori che rendeva il processo spesso lento e confusionario.
Il processo di gestione di ODA attraversava 6 step e passava per diversi soggetti:
- I budget owner.
- L’ufficio acquisti.
- Approvatore 1.
- Approvatore 2.
- Ufficio acquisti.
- Il fornitore.
To Be
La gestione dell'ODA ora prevede l’utilizzo di una piattaforma di gestione documentale unita ad un motore di workflow che permette di trattare l’ordine di acquisto in modo totalmente dematerializzato, mantenendo il controllo sugli step del processo di creazione, approvazione e firma elettronica fino alla generazione dell'ODA. Si unisce allo stesso tempo una semplice interazione degli utenti anche in mobilità.
Il risultato è il frutto dell’unione di più soluzioni tecnologiche, che insieme hanno originato un processo automatizzato e digitale:
Benefici
- Riduzione dei tempi end-to-end di generazione, approvazione e veicolazione di un ordine al fornitore da 2 gg/u ad una media di 12 ore.
- La struttura organizzativa degli approvatori è stata configurata secondo le regole imposte dalla Direzione e risulta modificabile nel corso dell’anno da un utente amministratore (questo per coprire eventuali turnover / cambi di ruolo / revisione dell’organigramma).
- Il processo è stato messo in sicurezza e reso compliant con l’inserimento della conservazione a norma dei documenti approvati e veicolati al fornitore.
- I dati per il monitoraggio delle performance sono ora trasparenti ed accessibili ai manager di linea.
